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ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000) - Coggle Diagram
ACUERDO No. 049
(5 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos
ARTICULO 1 Edificios de Archivo
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTICULO 2º: Condiciones generales
La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
UBICACION
Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que
ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos
bélicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
ASPECTOS ESTRUCTURALES
Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar
dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia
mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado
necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos
de retención y valoración documental.
DISTRIBUCIÓN
Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control
y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de
almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las
condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas
de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos
ARTICULO 3º: Áreas de depósito.
. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos:
Estantería:
Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que
produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación
Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de
protección, acordes con las características de tamaño y función.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para
albergar folios sueltos, legajos libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una
manera considerable la conservación de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al
cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
ARTICULO 5°.
Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar
material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación
Ventilación.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora.
Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren
mantener y al espacio.
Filtrado de aire.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de
la edificación.
Iluminación en depósitos.
– Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
– Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
– Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
– Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando
filtros ultravioleta.
– Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
– Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
– Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las
dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
– Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
– Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento
. – Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad
ambiental.
– Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se
deben emplear aspiradoras.
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
El personal que tiene acceso al depósito de archivo debe contar permanentemente con elementos de protección mínimos, tales como tapabocas o mascarillas, guantes, gorros, gafas y batas.
