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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLOS - Coggle Diagram

- - - - Los requerimientos físicos, no son más que las personas y productos que se ocupan en el evento, van desde las edades, hasta los productos y su calidad.
    - - La parte administrativa en este caso, son los reglamentos a cumplir para la apertura, funcionamiento o traslado, donde intervienen en conjunto las áreas o encargados de ciertas funciones específicas, para garantizar los servicios ofertados.
    - - Son el grupo que genere todos los eventos en la empresa, guiados de una planificación y cronograma acorde a la fecha y hora específica, se encargan de asociar al personal.
  - - - Es el calendario de plazos punto a punto, como se va a guiar el evento desde la entrada y las normas éticas, en la cual también se instruyen tres cualidades que facilitaran el cronograma como: El coste, alcance y el tiempo.
    - - Es una ayuda que se solicita al organizador en base al deficiente costo en el evento, en la cual entran las entidades afines al evento, ya que estás deben estar o tener el producto o requerimientos en función a la temática del evento.
    - - Es el conjunto de medios necesarios para logar conllevar un proceso complicado, se puede decir que es la forma de seguir un plano o secuencia, en la que se detallan los procesos de cómo van a participar todos los integrantes.
    - - Es el monto que se ha destinado para la organización del evento este no debe sobrepase del momento inicial para que puedan realizar la actividad sin ningún problema. Dependiendo del presupuesto se encarga la organización de las distintas actividades que se tienen planteado para el evento.
    - - Se encarga del aspecto monetario, en el manejo con calidad y eficiencia entre el ingreso y gastos, como consejo en este apartado se menciona el uso del sistema informático Excel, para llevar a cargo un control eficaz.
  - - - Según Prada Camargo, A. (1991) “Una evolución técnica de sus productos y sus medios. Una evolución económica. Una evolución social” (p.6).
        
        Estas son las medidas como premeditar el bienestar del personal, en la investigación de sus necesidades y posterior satisfacción.
  - - - Son considerados como instrumentos de marketing, para informar y persuadir sobre un producto determinado, y hacer que lo compre, y también en la comunicación es identificado con la marca espiritualmente.
        
        Es por eso que se nombra los puntos clave que son:
        
        Informar
        
        Persuadir
        
        Recordar.
    - - Son estrategias de publicad, que consisten en ayudar en base a una marca con cierto porcentaje de ganancias, en donde el patrocinador da sus contraprestaciones monetarias o materiales, con la final de su venta o de hacer conocer la marca.
  - - - Son un mundo virtual que mantiene formas operativas en diferentes niveles, como profesionales en relación a los sitios y aplicativos para relacionarse entre unos y otros, con el fin de intercambiar la información entre consumidor y espectador, ya que son las formas de llegar más rápido a la gente
    - - Se expresa como el desempeño del plan de gestión de control y el alcance del trabajo, abarcado por el informe entre el tiempo y las funciones que se aplican a los interesados, en relación a la buena comunicación para un reporte acorde al evento propuesto.
        
        Para el reporte de eventos se debe resumir en las siguientes áreas:
        
        Alcance: Entregables completados y aceptados; cambios autorizados; Los resultados de control de calidad.
        
        Horario: Resume real vs. horarios de línea de base; indicadores clave de rendimiento, tales como el índice de desempeño del cronograma.
        
        Finanzas: Flujo de caja real vs flujo de caja de la línea de base; indicadores clave de rendimiento, tales como el índice de desempeño de los costos.
        
        Riesgo: ¿Fueron las respuestas a los riesgos efectivas?, ¿hubo riesgos principales que se produjeron y que no habían sido previstos?
        
        Recursos: Uso de recursos real versus el uso de recursos establecido en la línea base del cronograma, desempeño del contrato.
        
        Cambio: ¿Cómo ha sido recibido el cambio?; ¿Se completaron los objetivos del cambio?
        
        Interesados: Las comunicaciones completadas; reacción de los interesados.
    - - Es hablar del concepto del evento por lo cual está relacionado, en la cual se debe tomar en cuenta la temática, que se puede aplicar siete preguntas que se nombran a continuación:
        
        1.- ¿Qué les vas a ofrecer?
        
        2.- ¿Dónde tendrá lugar el evento?
        
        3.- ¿Cuándo se realizará?
        
        4.- ¿Qué queremos lograr?
        
        5.- ¿Cómo se va a celebrar?
        
        6.- ¿A quién va dirigido?
        
        7.- ¿Cuántas personas van a ir al evento?
- - - - Serie de acciones estratégicas, con un determinado propósito, en los grupos de personas a las que van dirigidos.
    - - Edificar prestigio, reputación, identidad de empresas o entidades; individuos; exhibiendo sus principales atributo; incrementar el reconocimiento de la organización y su favorable imagen en los públicos
    - - Relaciones Púbicas Internas
        
        Son los principales responsables de comunicar y fortalecer la imagen de la empresa, sus lineamientos institucionales, su filosofía y, sobre todo, los valores corporativos en los empleados.
      - Relaciones Publicas Externas
        
        Son aquellas que están situados para dar a conocer la imagen, valores, filosofía y objetivos con los que una persona y / o una empresa se destaca frente a su público objetivo.
    - - Es salvaguardar con sigilo y buscar la integridad de los clientes y la empresa, en fin no dañar la reputación de la empresa y el evento. Siempre con el fin de quedar bien ante la sociedad.
    - - Consolidación y proyección de la imagen de la organización
      - Generar opinión pública
      - Comunicación de doble vía con los sectores involucrados
      - Publicidad institucional de la empresa
      - Afianzamiento del factor humano
      - Servir de apoyo al área de comercio
      - Realización de campañas destinadas a promover y hacer conocer aspectos determinados de la empresa.
      - Difusión a nivel de prensa
    - - Son las motivaciones, que van orientadas a mantener las buenas relaciones, mejorar y orientar la convivencia entre el público, para así contribuir con el éxito de las instituciones, empresa y organizaciones.
  - - - Estas se realizan con la preparación de los recursos y organización en el personal del evento.
        
        Según Ortega, O. (2016) “Los demás tipos de organizaciones deben enmarcar a sus miembros dentro de un conjunto de declaraciones, normas y reglamentos que marquen con claridad la diferencia entre lo permitido y lo prohibido, lo legal y lo ilegal, lo discrecional y lo normado (p.21).
  - - - Eventos de empresa y eventos corporativos.
      - Eventos con causa y de recaudación de fondos.
      - Espectáculos y eventos de ocio.
      - Eventos de la administración central y/o local.
      - Eventos deportivos
      - Eventos sociales
      - Reuniones o Convenciones
  - - - Son la acciones para organizar y llevar acabo las costumbres y tradiciones, que se ayudan al momento de la organización por el uso de las cualidades modernas y antiguas, para ejercer este tipo de ritualismo simbólico.
    - - Son herramientas para lograr el éxito en el público y cuidar la imagen del lugar y los valores a trasmitir
        
        Definir el objetivo del evento
        
        Nombrar un comité organizador
        
        3.Establecer fechas
        
        Determinar el número de asistentes al evento
        
        Seleccionar el lugar de realización
        
        Elaborar un cronograma de las actividades
        
        Realizar una estimación de los recursos
        
        Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
        
        Promoción del evento
        
        Selección del personal
        
        Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios
  - - - Son las acciones festivas que se conmemoran en una situación especial para el organizador y el beneficiario.
    - - Ratifica en la forma ente la cualidades y beneficios a seguir para planificar un resultado, en la cual la precedencia tiene como objetivo enfatizar a cierto público en general, con la finalidad de extender una relación en benéfico al trato cordial indistinto al resto.
- - - - Los mejores consejos para una buena organización de eventos
        
        Eventos sostenibles y ecológicos
        
        Uso de los datos como clave para tomar decisiones
        
        Servicio de carga para los asistentes
        
        La gamificación como recurso para aumentar el engagement
        
        Mayor acogida de las aplicaciones para eventos
        
        Diversidad e inclusión
        
        Captar atención con contenido original y auténtico
        
        Nuevas formas de promoción: Marketing por goteo
        
        Personaliza completamente tu evento
        
        La seguridad como factor clave en la organización
        
        Preocupación por el bienestar
        
        Tendencia a localizaciones no habituales
  - - - Eventos de empresa y eventos corporativos
      - Eventos con causa y de recaudación de fondos
      - Espectáculos y eventos de ocio
      - Eventos deportivos
      - Eventos de la administración central y/o local
      - Eventos sociales
      - Eventos funerarios
    - - Según el Público
        
        Cerrados: Son aquellos organizados para un número específico de asistentes e invitados
        
        Abiertos: Son aquellos que se realizan para todos los públicos.
      - Según el tipo de actividades
        
        Culturales: Actividades de formación, difusión, artísticas, lúdicas, recreativas.
        
        Socioeducativas: Fiestas, reunión de organizaciones, acciones de movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.
        
        Deportivas: Eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza y medio ambiente.
        
        Empresariales y corporativos: Reuniones, charlas, presentaciones de productos, seminarios, conferencias, encuentros, congresos y ferias.
      - De acuerdo al ámbito geográfico del evento
        
        Internacional: Cuando al menos el 40% de los asistentes son de, cómo mínimo, tres países diferentes. En el caso de que el 90% sean extranjeros, podrán proceder de menos de tres países (Según Spain Convention Bureau e ICCA).
        
        Nacional: Al menos el 40% de los asistentes proceden de tres comunidades autónomas diferentes.
        
        Regional: No tiene el nivel mínimo de inscritos de otras comunidades autónomas para ser considerado nacional.
    - - Consiste en la planificación de cada detalle para que el evento salga a la perfección, teniendo en cuenta el presupuesto, fecha, hora e invitados.
        
        1.- Planificación y producción de todas las acciones
        
        2.- Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán
        
        3.- Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas.
        
        4.- Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizado el evento.
        
        5.- Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.
        
        6.- Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad.
        
        7.- El balance contable reflejará el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados.
        
        8.- Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación.
  - - - En esta etapa preliminar o de planificación general se presentan una serie de cuestiones:
        
        Selección del Tema del Evento.
        
        Definición del Objetivo que éste tiene para la organización.
        
        Elección o no de un Copatrocinador.
        
        Asignación de un Coordinador General y su Contraparte.
        
        Selección del Lugar del Evento.
        
        Selección de Posibles Fechas de Realización y Duración
        
        Elección de Posibles Oradores y Consulta de los mismos.
        
        Definición de los Temas Específicos para cada Sesión del Evento.
        
        Determinación del Tipo de Participación para cada Sesión.
        
        Determinación del Método de Selección de los Participantes
        
        Redacción del Plan de Ejecución donde se detallan: Título del Evento; Lugar y Fecha; Nombre de los Patrocinadores; Antecedentes y Objetivos del encuentro; Temario a Desarrollar; Procedimientos de Trabajo; Financiamiento del Evento.
        
        Redacción del Borrador de la Carta de Invitación o Folleto Explicativo.
  - - - Se produce después del evento como resultado de la organización de las actividades del evento, a su vez reconocen si el evento salió perfecto o si hubo algún inconveniente en el transcurso del mismo, para lo cual la opinión de los asistentes el crucial para la evaluación.
        
        En la evaluación se despliega un proceso a seguir para llegar al resultado final.
        
        Pre-evento
        
        Evento(ejecución)
        
        Después del evento
    - - Es la realización general de las actividades del evento, es el resultado de la planificación de varias personas que producen y organización eventos de distintos ámbitos.
  - - - Es la organización como tal del proceso de ejecución del evento donde caben todos los puntos a seguir para que tenga una secuencia de interacción de los invitados y el evento en general, para lo cual se deben definir los objetivos, lugar, fecha y hora del evento.
    - - Es la realización del evento como tal, donde los invitados disfrutan del evento para el deleite de los mismos, a su vez se sigue el protocolo y procedimiento tal y como se había planeado para no haya contratiempos e inclusive tener un plan de acción cuando algo no salga como se planeó.