Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

Các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả. - Coggle Diagram

- - - - • Early Bird là kiểu người luôn muốn kiểm soát thời gian của mình. Họ thường có một bảng liệt kê các việc cần làm và rất hài lòng khi đánh dấu hoàn thành từng mục trong danh sách. Trong lớp, họ thường là những sinh viên hoàn thành sớm nhất các bài tập.
        • Balanced Act là kiểu người cân bằng giữa công việc và thời gian. Họ biết rõ khá năng của mình và yêu cầu của công việc để phân bổ thời gian phù hợp. Các sinh viên thuộc nhóm này sẽ biết cách tổ chức công việc để hoàn thành yêu cầu của lớp học trong phạm vi cân bằng của mình.
        • Pressure Cooker là kiểu người thích làm việc dưới áp lực cao về thời gian. Có năng lực nhưng các sinh viên này thường hoàn thành công việc vào phút cuối cùng.
        • Improviser là kiểu người cũng thường hoàn thành công việc vào phút cuối nhưng do thói quen hơn là sở thích. Trong lớp, đây là các sinh viên chậm trễ nộp bài hay bỏ qua các bài tập do trễ hạn.
        
        Bảng so sánh thế mạnh, điểm yếu của mỗi kiểu sử dụng thời gian trên sẽ gợi ý những nỗ lực anh/chị cần làm trong mỗi trường hợp.
        • Xin chúc mừng nếu anh/chị là một Early Bird. Các anh/chị biết điều mình muốn và điều cần làm. Tuy nhiên, anh/chị nên cẩn thận vì khi làm nhanh quá nên đôi khi chưa tìm hiểu kỹ. Các anh/chị cần lưu ý có những vấn đề cần có cái nhìn toàn cảnh để đạt kết quả cao hơn.
        • Nếu anh/chị là một Balanced Act, kết quả học tập của anh/chị khá và ổn định, anh/chị cũng quản lý tốt công việc trong lớp học nhưng có khuynh hướng dễ đi vào lối mòn và thiếu sự phấn đấu để tốt hơn. Các anh/chị nên xem mỗi môn học là một cơ hội để phát triển bản thân và đặt kỳ vọng cao hơn mức trung bình của mình.
        • Khi có các tính cách của một Pressure Cooker, anh/chị có khả năng chịu đựng áp lực và tập trung cao độ vào công việc. Tuy nhiên, sự tự tin này đôi khi sẽ dẫn đến việc trì hoãn công việc và một kết quả không hoàn hảo. Các anh/chị nên tự chia công việc ra các deadline nhỏ để hoàn thành.
        • Cuối cùng, nếu anh/chị là một Improviser thì nên cẩn thận hơn. Các anh/chị thông minh nhưng cũng rất dễ thất bại trong việc học. Mặc dù thói quen khó thay đổi nhưng anh/chị có thể chia công việc thành các deadline nhỏ và cố gắng tuân thủ kỷ luật thời gian để hoàn thành từng phần công việc.
        
        Việc hiểu rõ bản thân cũng bao gồm việc nắm được một cách thực tế về quỹ thời gian của mình, nói cách khác liệu anh/chị có thể dành bao nhiêu thời gian của tuần lễ cho học tập sau khi phải hoàn thành công việc cơ quan, gia đình và nghỉ ngơi, giải trí hay thư giãn.
        • Thứ nhất là thời gian dành cho công việc. Sinh viên học trực tuyến thường là những anh/chị đã đi làm, vì vậy thời gian làm việc đã chiếm phần lớn quỹ thời gian mà mỗi cá nhân có được. Quỹ thời gian mà một người đi làm dành cho công việc của mình không chỉ bao gồm 8 giờ tại văn phòng mà còn có thời gian đi lại, những đợt công tác, tăng ca,…anh/chị cần xác định thời gian dành cho công việc một cách rõ ràng để tránh không ảnh hưởng đến việc học vì thường chúng ta khó thay đổi được thời gian này.
        • Thứ hai là thời gian dành cho gia đình. Nhiều anh/chị là những người bận rộn với công việc gia đình. Sự sắp xếp khéo léo, việc phân chia lại công việc gia đình hay nhờ trợ giúp từ người thân có thể giúp giảm bớt một phần thời gian công việc dành cho gia đình. Tuy nhiên, không thể xem nhẹ việc xem xét tỉ mỉ thời gian cần thiết khi thiết lập các mục tiêu hay kế hoạch học tập.
        • Thời gian nghỉ ngơi, giải trí hay thư giãn thường được kỳ vọng sẽ cắt giảm dành cho học tập. Mặc dù vậy, anh/chị cũng cần thận trọng khi xem xét thời gian này, đặc biệt là việc nghỉ ngơi không thể xem thường. Nên cắt giảm thời gian dành cho những hoạt động vô bổ như lướt web không có mục đích hoặc bị phân tâm vào việc chat, xem các video không cần thiết…
        Sau khi nghiên cứu một cách cẩn thận quỹ thời gian, anh/chị có thể xác định quỹ thời gian dành cho học tập của mình. Lưu ý là thời gian học tập trực tuyến bao gồm cả thời gian dành cho tự học, tự nghiên cứu.
        Thông thường một môn học trực tuyến có thể chiếm của anh/chị ít nhất là 10 giờ mỗi tuần, không kém thời gian nếu học trực tiếp tại trường. Lợi thế của học trực tuyến là có thể chia nhỏ thời gian học xen vào các hoạt động khác và không tốn thời gian đi lại, có thể học ở bất cứ nơi đâu. Ví dụ, anh/chị có thể xem bài giảng khoảng 45 phút trong thời gian trên xe buýt.
- - - - Lý thuyết “bình chứa” (Pickle Jar Theory) mô tả quan hệ giữa những việc quan trọng và không quan trọng trong việc sắp xếp thời gian.
        Để dễ hình dung, người ta thường minh họa bằng hình ảnh một người muốn chất vào bình vừa đá, vừa sỏi và vừa khá nhiều cát.
        Một cách làm hiệu quả là cho đá vào trước, sau đó bỏ sỏi vào các khe hở giữa những cục đá và cuối cùng, đổ cát vào để trám hết những khoảng trống còn lại.
        Quản lý thời gian cũng theo nguyên tắc này. Cần bảo đảm các vấn đề quan trọng nhất để giải quyết trước, những vấn đề ít quan trọng hơn và không quan trọng sẽ dành cho những khoảng trống thời gian còn lại.
        Lý thuyết bình chứa mô tả một cách tiếp cận chung về lựa chọn thứ tự ưu tiên theo tầm quan trọng. Để triển khai cụ thể hơn, người ta thường dùng Ma trận quản lý thời gian.
      - Ma trận quản lý thời gian (Time management Matrix) chia các công việc phải làm thành bốn nhóm, tương ứng với bốn góc vuông của ma trận.
        Góc vuông thứ nhất là những công việc vừa quan trọng vừa cấp bách như trường hợp xử lý khủng hoảng hay các dự án đến hạn.
        Góc vuông thứ hai là những công việc quan trọng nhưng chưa cấp bách, ví dụ cải thiện năng lực, xây dựng quan hệ, lập kế hoạch…
        Góc vuông thứ ba là những công việc cấp bách nhưng không quan trọng như trả lời email, điện thoại hay các buổi họp.
        Góc vuông cuối cùng là những việc vừa không quan trọng vừa chẳng cấp bách.
        Dĩ nhiên là chúng ta phải xử lý các công việc ở nhóm I nhưng về lâu dài, cần giảm thiểu chúng để giới hạn ở mức ít nhất tình trạng những việc quan trọng lại để “nước đến chân mới nhảy”.
        Muốn vậy, cần dành thời gian nhiều cho nhóm II, luôn chuẩn bị trước cho những việc quan trọng.
        Nhóm III là những việc nhàm chán phải làm, nên tìm cách tránh né bớt như giao quyền cho người khác giải quyết.
        Nhóm IV là những việc phí phạm thời gian, hoàn toàn có thể loại bỏ ra khỏi danh mục công việc ưu tiên.
        Ma trận quản lý thời gian cho một cách tiếp cận dài hạn để từng bước đưa quản lý thời gian vào hiệu quả. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu một phương pháp tiếp cận ngắn hạn hơn
        
        Trong lựa chọn thứ tự ưu tiên, cần lưu ý vấn đề cân bằng với các yếu tố về sức khỏe, tinh thần. Cần dành thời gian cho nghỉ ngơi, luyện tập và biết cách tự thưởng cho mình. Do đó, các hoạt động nghỉ ngơi, luyện tập có thể không nằm trong danh sách các việc cấp bách nhưng hãy xem đó một việc quan trọng để bố trí thời gian.
      - Phương pháp ABC chia các công việc thành 3 danh sách.
        A bao gồm các việc quan trọng và đến hạn,
        B là danh sách các việc quan trọng nhưng chưa đến hạn
        C là các việc không quan trọng cũng không có deadline.
        Phương pháp ABC đề nghị chúng ta tập trung giải quyết danh sách A và chỉ chuyển sang danh sách B khi đã hoàn thành danh sách A.
        Cách tiếp cận của phương pháp ABC phù hợp với xử lý các công việc cụ thể trong ngắn hạn hơn so với Ma trận quản lý thời gian.
  - - - Quy luật Parkinson phát biểu rằng “công việc sẽ kéo dài chừng nào còn thời gian cho nó”.
        Hình vẽ cho thấy khi thời gian càng kéo dài thì nỗ lực càng giảm xuống. Nói cách khác, không nên bố trí một khoảng thời gian quá dài cho công việc mà nên tập trung giải quyết trong một thời gian hợp lý.
      - Nguyên tắc Pareto thường được biết đến như quy luật 20/80 cho rằng 20% nỗ lực thường mang lại 80% kết quả.
        Nói cách khác, 80% nỗ lực còn lại chỉ mang lại 20% kết quả.
        Áp dụng vào quản lý thời gian, điều quan trọng là nhận ra những công việc nào mang lại hiệu quả và loại bỏ các công việc kém hiệu quả nhưng tốn nhiều thời gian.
      - Chúng ta cùng tìm hiểu một kỹ thuật quản lý thời gian có tên là Promodo, tiếng Ý nghĩa là quả cà chua.
        Kỹ thuật này dựa trên lập luận rằng con người chỉ có thể làm việc và học tập hiệu quả trong khoảng thời gian 25 phút.
        Do đó, để mang lại kết quả cao nhất, nên chia thành các khoảng thời gian 25 phút – gọi là một promodo, tập trung vào một công việc.
        Sau mỗi promodo nghỉ 5 phút thư giãn hoàn toàn. Sau 4 promodo nên dành một khoảng thời gian nghỉ dài hơn, từ 15 đến 30 phút.
        Promodo như đã trình bày là một cách sắp xếp công việc trong một khoảng thời gian ngắn, ví dụ trong một ngày làm việc.
        Nguyên tắc căn bản của phương pháp này là chia nhỏ công việc để tập trung hoàn thành và chú ý việc nghỉ ngơi.
      - Một phương pháp quản lý thời gian thú vị khác có tên là ALPEN, là sự ghép lại các chữ cái chỉ ra 5 bước sử dụng thời gian hiệu quả:
        1 / Lập một danh sách các việc cần làm
        2/ Ước tính thời gian thực hiện từng việc
        3/ Lập dự trù thời gian “đệm” và thời gian “giải lao”.
        4/ Sắp xếp thứ tự ưu tiên và giao bớt việc cho người khác
        5/ Thường xuyên soát xét và ghi chú lại tình hình sử dụng thời gian để cải tiến
      - Áp dụng các quy luật và phương pháp trên vào vấn đề hợp lý hóa việc sử dụng thời gian, có thể đưa ra một số biện pháp sau:
        • Thứ nhất, cần chia nhỏ công việc để thực hiện. Việc chia nhỏ một mặt giúp kiểm soát tiến độ dễ dàng hơn, mặt khác là tiền đề của biện pháp kế tiếp.
        • Thứ hai, cần tập trung thời gian vào một công việc. Xong việc này mới sang việc khác. Điều này giúp nâng hiệu quả công việc do không bị chia trí hay xao nhãng. Điều này đặc biệt quan trọng trong học tập.
        • Thứ ba, cần nhận dạng và cắt bỏ các hoạt động vô bổ. Các hoạt động vô bổ là các hoạt động không đóng góp gì cho mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
        Theo nguyên tắc Pareto, đây chính là 80% hoạt động không mang lại kết quả.
        Ví dụ như lướt web không có mục đích hoặc chat “linh tinh”, xem các video không cần thiết…
        Lưu ý không nhầm lẫn giữa nghỉ ngơi hay luyện tập sức khỏe với các việc vô bổ. Nghỉ ngơi, luyện tập mang lại sức khỏe và năng lượng trong cả ngắn hạn cả dài hạn.
        • Thứ tư, cần loại bỏ việc trì hoãn. Trì hoãn là dừng hay chậm thực hiện các công việc đã lên kế hoạch.
        Người ta hay biện hộ cho việc trì hoãn bằng các lập luận như “còn nhiều thời gian” “chờ có điều kiện”, “lúc này chưa phù hợp”…
        Trì hoãn tạo thói quen xấu dẫn đến phá vỡ kế hoạch.
        • Thứ năm, nên giao các việc không quan trọng cho người khác thực hiện để dành thời gian cho những việc quan trọng hơn.
        • Thứ sáu, thường xuyên rà soát việc thực hiện kế hoạch, việc sử dụng thời gian để nhận ra các nhược điểm và hoàn thiện khả năng quản lý thời gian.
      - Sử dụng sự trợ giúp là một cách tối ưu hóa việc sử dụng thời gian.
        Trong bối cảnh hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin mang lại sự trợ giúp mạnh mẽ trong quản lý thời gian.
        Các phần mềm thời khóa biểu, lập và theo dõi công việc, nhắc nhở deadline… được cài trên máy tính và các thiết bị di động giúp đỡ rất nhiều cho người học.
        Ngoài ra, sự trợ giúp từ phía bạn bè, người thân cũng mang lại tính hiệu quả như nhắc nhở, động viên hoặc thậm chí chia sẻ một phần công việc gia đình.