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MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGDEA : - Coggle Diagram
MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGDEA :
CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
TRD
Creación, Parametrización, Automatización, Administración Versiones
Asociación de Campos
Identificador único en Creación
Fecha de Actualización en Sistema
Descripció o Justificación
Verrsión
Garantizar que documentos asociados Mantengan criterios de tiempos de versión correspondiente
Documentos que componen el expediente hereden los tiempo en ella establecidos
Permitir Transferir su estructura mediante archivo XML
CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS
CONTENER
Controles y Funcionalidad
Facilitando Asociar Documentos a TRD
Restricción Formatos Comprimidos
En Documentos con Anexos
Manejarlos como Unidad
Notificaciones por Aviso
A través de Correo Electrónico
PERMITE
Mantenimiento, Definición y Parametrización de Formatos
Gestión de Contenidos
Ante Documentos con Múltiples Versiones
Elegir
Única Versión de Documento oficial
Las Múltiples Versiones son un solo Documento
Documento Individual a cada Versión
Administrar Colas de Entrada
Por medio de Servicios
Ver
Reiniciar
Reiniciar
Eliminar
GENERA
Alerta
Ante Captura de Registro Vacío
Estándares de Interoperabilidad de Sistemas
OAI-PMH y
CMIS-OASIS
METADATOS
PERMITE
Incorporación
Diferentes esquemas Metadatos
Metadatos adicionales en Captura y Postcaptura
Parametrización, Aplicación y Modificación de Reglas
Elementos de Esquema
Heredar Valores Automáticamente
Predeterminados por
Nivel Inmediatamente Superior en Jerarquía de Clasificación
Asignación de Palabras Clave
Para
Subseries
Basandose en
Tesauros
Bancos erminológico
Tanonomías
Expediente
Series
Validación en Ingreso de Metadatos Obligatorios
PRESENTA
FLUJOS DE TRABAJO ELECTRÓNICOS
PERMITE
Incorporar
Simuladores para Análisis de Flujos de Trabajo
Múltiples versiones de un mismo proceso o Procedimiento
Administrador elige Útima Versión
Diagramar
Tareas que componen un Proceso o Procedimiento
Flujos de Trabajo Eléctrónico
Definición de tiempos limite en Ejecución de flujos en cada Actividad
Envía Notificación
CUENTA
Con
Semáforos que Hacen Seguimiento a Cada Actividad de un Flujo
Trazabilidad en Acciones de Flujo de Trabajo Electrónico
Incluidas en Auditoría
Identificador para cada Flujo de Trabajo
BÚSQUEDA Y PRESENTACIÓN
PROPORCIONA
Facilidad
Impresión
Documentos de Archivo
Metadatos de los Documentos
Herramientas que Emitan Reportes
Visualización
Documentos Recuperados
No requiere Cargue de Aplicación de Software Asociado
Función de Búsqueda a través de
Operadores Booleanos
Coincidencias Aproximadas
Intervalos de Tiempo
Tipos de Formato
Por Agrupaciones
Comodines
Opción Autocompletar
Combinaciones validas textuales o de metadatos, limitadas en criterios de Búsqueda
PERMITE
Según Perfil
Búsqueda y Recuperación
Información interna del Documento
Metadatos
Listas de Documentos
Búsqueda
Texto Libre y Metadatos
Forma
Integrada
Coherente
En Niveles Jerárquicos
En CCD
OFRECE
Previsualización de Documentos sin Necesidad de Descarga
Clasificación de Resultado en Búsquedas
Pertinencia
Fechas
Modificador
Tipo de Documento
Autor
Relevancia
Tamaño
Creador
Nombre, etc
Generación de Informes con Gráficos y Tablas
RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN
PERMITIR
Perfil Administratror
Creación y gestión de tiempos
Historial de modificaciones
Fechas de Modificación o Cambio
Usuriario que modifica
Activar Alerta cuando se van a cumplir períodos establecidos
Eliminación
Expediente Electrónico con
Documento Vinculado a otro Expediente
Generar tiempo para
Confirmar la eliminación o sucancelación
Registrar en Auditoria
3 more items...
Copia de Documento a otro
Expediente Vinculado
1 more item...
Acciones
Eliminación con Autorización del Rol Administrador
Conservación Permanente
Eliminación Automática
Transfeencia
Selección
Aplazamiento de Eliminación
Serie
Expediente
Subserie
Almacenado en Pista de Auditoria
Fecha Inicación Interrupción
Identidad de Usuario Autorizado
Motivo del Cambio
GARANTIZAR
Cambios se aplique a Serie y Subseries
Transferencia y Exportación Completa
Expedientes
Documentos
Referencias
Integridad de Expedientes
Ante Circunstancia Administrativa, Obsolescencia Tecnológica, Seguridad Informática
En Migración, Exportación o Transferencia
Diferentes Sistemas o Plataformas
Emitir Reporte de Reglas Aplicables a Grupo Documental
Mantener Controles de Acceso a los Documentos en el Sistema de Destino
Asegurar
Vinculos Archivisticos
Estructura de Expediente
Foliado, Indice Firmado, Metadatos, Documento Electrónico
Estructura de Documentos
CONSERVAR
En Auditoría Acciones Realizadas
Emitiendo Informe de Transferencia o Exportación
DEA
Hasta Confirma Transferencia
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
DEBE
Ser Escalonable
sin permitir que las caracteristica
Tener capacidad
Para Búsqueda sencilla en 3 segundos
Búsqueda Compleja en max. 5 segundos
Independiente de almacenamiento y número de documentos en el sistema
PERMITE
Fácil instalación y Despliege de Plugins Desarrollados
CONTROL Y SEGURIDAD