Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Kĩ năng viết e-mail hiệu quả - Coggle Diagram
Kĩ năng viết e-mail hiệu quả
Nguyên tắc viết e-mail hiệu quả
+nội dung liên lạc cần phải được lưu lại
Đối tượng liên lạc không thuận tiện trong việc trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp
Nội dung trả lời không cần thiết phải ngay tức thì
Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp
Cần xác định rõ vai trò của người nhận trong email
-có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ họ vào một trong ba phần đó là là phần to phần bcc và phần cc tuy nhiên mỗi phần này lại mang ý nghĩa khác nhau
Phần to: đối với những người ở phần to email này gửi trực tiếp cho bạn đương nhiên bạn sẽ phải đóng vai trò chính trong việc xử lí thông tin người gửi mong đợi phản hồi từ phía bạn
Phần cc: người gửi muốn bạn biết thông tin này tuy nhiên bạn không cần phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung của email
Phần Bcc : người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật
Viết chủ đề có ý nghĩa
Nhiều khi chúng ta không nhận ra được tầm quan trọng của tiêu đề thư mỗi lá thư được gửi đi mà thiếu tiêu đề sẽ không có bất cứ ý nghĩa nào mà thâm chí khiến cho người nhận cảm thấy khó chịu khi từng cá nhân sẽ nhận được rất nhiều email thì tiêu đề thư sẽ là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được đọc tiêu đề thư đã trở thành một một chìa khóa quan trọng quyết định email có được mở ra để đọc hay không vì thế thế tiêu đề thư nên ngắn gọn chính xác phù hợp với nội dung đi thẳng vào nội dung thông điệp chứ không phải là hi hay xin chào người nhận sẽ quyết định thứ tự mình sẽ đọc email căn cứ vào ai là người gửi và nội dung của email là gì vì thế bạn nên nhớ email của bạn sẽ có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp thư khác nhau chẳng hạn như là Yahoo gmail ... Mà có đôi lạ thì tiêu đề thư nên giữ nữ ở tình trạng không có dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp người nhận không đọc được bên cạnh đó đó bạn cũng có thể sử dụng các biểu tượng kí tự để thể hiện được sự khẩn cấp của bức thư
Trình bày nội dung email
+nội dung cần ngắn gọn
+Trong email cần ngắn gọn và chứa đựng các thông tin cần thiết hãy giữ cho nội dung của bạn được cô đọng hãy sử dụng một vài đoạn văn và một vài câu trong mỗi đoạn văn mọi người sẽ đọc lướt qua các email vì vậy những nội dung dài dòng sẽ rất lãng phí thời gian nếu bạn thấy cần phải truyền tải tải những thông điệp dài hãy gọi điện và trò chuyện hay là hẹngặp
+Liệt kê các đề mục các ý tài liệu theo gạch đầu dòng
+Em eo nên sử dụng các câu ngắn ăn giữa các đoạn cần cách dòng để bức thư được rõ ràng đối với người đọc đọc kiểm tra phông chữ bạn có thể để bôi đậm gạch chân trần đổi màu sắc của các các chữ mà bạn cần phải nhấn mạnh với những nội dung quan trọng với những hành động mà người nhận cần phải làm làm hoặc là thời gian hoàn thành
+Kiểm tra kết nội dung và lỗi chính tả trước khi gửi email cần chú trọng lỗi chính tả và hình thức của email vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học học của nhân viên cách tốt nhất để kiểm tra lỗi chính tả đó là bạn có thể bật chế độ tự động kiểm tra của máy tính ảnh hoặc tự động kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi thư một bức thư e-mail nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng đối tác và khách hàng
Những chú ý trong việc sử dụng file đính kèm
+sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học tên file đính kèm phải rõ ràng đặt theo trình tự thời gian hoặc nội dung của công việc ngoài ra bạn cần kiểm tra kẻo gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác và khách hàng hàng điều này cho thấy bạn làm việc không cẩn thận đối tác và khách hàng
Tất các file được đặt tên tiếng Việt bạn nên sử dụng tiếng Việt không dấu để tránh trục trặc cho người nhận khi mở file đồng thời bạn cũng cần phải căn chỉnh Tài tài liệu đính kèm để trong trường hợp người nhận có thể in ngay sử dụng ngay mà người ta không cần phải mất thời gian căn chỉnh bạn nên mở tài liệu tất cả các tệp đính kèm để kiểm tra xem nó đã được đúng và đủ trước khi bạn nhấn nút seen và gửi đi trường hợp mà bạn tổng hợp nhiều file trong 1 Form thì các file sẽ cần phải gạch số thứ tự
Phản hồi và chữ ký của cá nhân
Phản hồi:
+bạn nên trả lời nhanh chóng nếu bận là người nhẫn thì hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được được để tạo ra Thiên trí chế của bạn như thế nào
Nếu bạn quá bận chưa thể xử lý ngay e-mail được có thể trả lời là tôi đã nhận được email của bạn nhưng chưa có thời gian để xử lý tôi sẽ phản hồi nhanh nhất có thể
Chữ ký cá nhân
Đối với việc sử dụng chữ ký cá nhân bạn cần phải kết thúc email đối với tên của mình bạn cần bổ sung các thông tin liên lạc chẳng hạn như là số điện thoại , địa chỉ cơ quan người nhận có thể muốn gọi điện cho bạn hãy gửi cho bạn những tài liệu không thể nhìn được qua email việc xây dựng mẫu chữ ký chính thức với tất cả các dữ liệu liên quan là cách thức chuyên nghiệp nhất để email của bạn được hoàn hảo hơn