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MANTENIMIENTO Y CONTROL DE NUEVAS PRÁCTICAS
Vuelta Atrás
Un sistema de mantenimiento y control tiene que protegerse contra la simple vuelta atrás, que es probable se produzca mientras se siga recordando lo que se solía hacer antes del cambio.
La vuelta atrás no siempre es reaccionaria. Si un nuevo método fracasa debido a problemas con el equipo, los suministros, etc., el trabajo sólo puede continuar si se hace otra cosa. Lo más natural es volver a la antigua práctica, si todavía es posible.
Si bien el consultor no debe nunca impedir que nadie siga trabajando con el viejo método hasta que se pueda sustituir completamente, debe también asegurarse de que, una vez que se ha puesto a prueba el nuevo método, sea imposible volver al antiguo.
La forma de lograrlo dependerá, como siempre, de la función del cometido y de la índole de su problema.
Ejemplos
Papeleo
. Cuando se instala un nuevo procedimiento de documentación, las existencias de los antiguos formularios se destruyen. Se encarga a algún funcionario el mantenimiento de las existencias dé los nuevos formularios y de firmar los pedidos para obtener reimpresiones. El empleado encargado de las compras no tramita pedidos de impresión firmados por ninguna otra persona.
Normas de funcionamiento. El mantenimiento de las normas de trabajo de una fábrica exige una vigilancia análoga. El trabajo con arreglo a normas debe ser más fácil que el trabajo sin normas. Todo trabajo no ajustado a las especificaciones del producto o método no debe ser posible utilizando los formularios y la documentación modelos. Esto no significa que no se autoricen nunca desviaciones de la norma, pero cuando así sucede tiene que ser patente.
Otras Mejoras
Estas pueden ser
Fácilmente aceptadas e introducidas durante la fase de aplicación
Otros no corresponderán al plan que se ha elegido, PERO será útil registrarlas y tenerlas presentes para el futuro.
Las mejoras pueden resultar posibles y necesarias debido a las innovaciones en la tecnología de la información.
También podría resultar mejoras cambios que quizá no hayan sido tomados plenamente en consideración en el cometido actual en la organización, esos cambios podrían resultar mejoras.
Son sugeridas por
Directores, especialistas y trabajadores que participan en un nuevo plan, por los clientes, por el consultor personalmente o por otros profesionales que trabajen para el mismo cliente.
Sería poco realista y totalmente erróneo dar por supuesto que la aplicación de las propuestas del consultor hará perfecta a la empresa del cliente y que durante mucho tiempo no será necesario introducir otros cambios
Procedimientos de control
Sin un medio de control, las posibilidades de modificar y mejorar de acuerdo con las circunstancias cambiantes pueden perderse.
El consultor necesita identificar sólo los elementos esenciales en los que aparecerán desviaciones importantes y elegir los momentos en que se han de verificar. No es necesario verificar todo cada día: el criterio suele ser el de cuánto tiempo hará falta para que se produzca algo grave si no se efectúan verificaciones
Las sociedades mercantiles
Aceptan la comprobación anual de sus libros como normal, pero pueden olvidar que una comprobación periódica interna de su organización y de sus métodos administrativos es también necesaria
El movimiento del personal es una fuente común de peligro. Si los nuevos miembros del personal no reciben una información adecuada, tendrán pocas posibilidades de actuar de manera distinta a como lo consideran apropiado. Podrán tratar de conseguir objetivos sorprendentemente diferentes.
Esfera financiera
Las verificaciones forman parte del control presupuestario y se efectúan con la frecuencia con que lo exige la delicadeza de la situación. Las verificaciones del rendimiento de la mano de obra pueden incorporarse en los análisis semanales de la nómina de sueldos y la producción. Los controles del inventario pueden ajustarse a las principales categorías de almacenes.
El número de defectos con los que el consultor tropieza en la organización cliente puede ser un indicador de una negligencia habitual. Si no cambian las actitudes básicas del cliente con respecto a los controles, su propio trabajo no podrá obtener mejor trato.
Para que un nuevo plan sobreviva y produzca más beneficios que costos, tiene que estar protegido contra varios peligros más o menos naturales. Las normas, los sistemas y los procedimientos son tan propensos al deterioro por desgaste y negligencia como las máquinas. Al igual que las máquinas, su rendimiento puede reducirse a cero con el tiempo.
Integrantes :
Aris Esmeralda Mucio Canuto, Itzel Yamelith Torres Alcántara, Mariela Lugo Herrera
