Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

QUY TRÌNH MUA SẮM - Coggle Diagram

- - - - Nhiệm vụ trong bước này là tạo yêu cầu mua hàng bằng cách sử dụng dữ liệu cụ thể
    - - Kết quả của bước này là yêu cầu mua hàng. Hệ thống sẽ chỉ định một số yêu cầu duy nhất cho tài liệu này, mà các bên liên quan có thể sử dụng để theo dõi tiến trình của nó thông qua các bước khác nhau trong quy trình.
        
        Điều quan trọng là bước này không tạo ra bất kỳ tài liệu kế toán tài chính hoặc quản lý nào vì việc tạo yêu cầu không có tác động tài chính. ' Hơn nữa, bởi vì không có sự di chuyển hàng hóa (nghĩa là không có vật liệu nào được nhận), nên không có tài liệu vật chất nào được tạo ra.
    - - Dữ liệu cần thiết để được tạo yêu cầu mua hàng là danh mục mặt hàng, số lượng, ngày giao hàng và địa điểm giao hàng hoặc nhà máy nhận hàng mong muốn. Hệ thống ERP sử dụng số nguyên vật liệu để thu thập dữ liệu bổ sung từ tổng thể nguyên vật liệu như mô tả, nhóm nguyên liệu, nhóm mua, đơn vị đo lường và giá định giá.
        
        Dữ liệu tổ chức cần thiết để tạo yêu cầu mua hàng là nhóm mua hàng và nhà máy tiếp nhận.
        
        nhận.
        
        Dữ liệu nhà cung cấp bao gồm số và tên nhà cung cấp. Về cơ bản, người yêu cầu cung cấp mô tả về vật liệu thay vì số vật liệu. Ngoài ra, người đó cung cấp dữ liệu thường được lấy từ tổng thể trọng yếu, bao gồm địa điểm giao hàng, nhóm nguyên vật liệu, nhóm mua hàng và phân loại tài khoản.
- - - - Dữ liệu chủ yếu bao gồm: TÀI KIỆU GIAO DỊCH ( yêu cầu, RFQ, Báo giá) ; DỮ LIỆU CHÍNH ( vật liệu, NCC, Hpự đồng và thỏa thuân, bản ghi thông itn mua hàng) ; ĐẦU VÀO CỦA NGƯỜI DÙNG.
        
        Dữ liệu từ các thoả thuận và hợp đồng liên kết với địa điểm đã chọn có thể được tách rời.
        
        Người nhận mua hàng sẽ thu thập các dữ liệu khác tuỳ thuộc vào cách tạo phiếu mua hàng và sử dụng tài liệu mua lại nào.
    - - Nhiệm vụ cần thiết trong bước nhận hàng là xác minh và ghi lại các nguyên vật liệu có trong lô hàng vào chứng từ thu hồi hàng hóa. Đăng nhập vào hệ thống và tạo chứng từ thu hồi hàng hóa bằng cách cung cấp mã số đơn đặt hàng. Xác minh dữ liệu hệ thống truy xuất chính xác. Sửa đổi dữ liệu nếu có sự thay đổi.
    - - Nhận hàng là bước đầu tiên trong mua sắm ảnh hưởng đến tài chính, cụ thể là trên các tài khoản sổ cái. Tạo ra một tài liệu trọng yếu và tài liệu kế toán. - Cập nhập đơn hàng đặt hàng và nguyên vật liệu
    - - Chứng từ giao hàng sẽ được kèm theo khi ghi lại việc nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp để xác minh các vật liệu được giao trong đơn hàng
        
        Chứng từ nhận hàng sẽ được xác minh lại sau khi tiếp nhận đơn hàng trong chứng từ giao hàng và đưa vào hệ thống để theo dõi và truy xuất, bổ sung tự động
- - - - Mặc dù đơn đặt hàng là nghĩa vụ mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, nhưng không có tài liệu kế toán tài chính nào được lập vì bước này không ảnh hưởng đến điều kiện tài chính của tổ chức.
    - - Đơn đặt hàng bao gồm dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Dữ liệu từ một số bản ghi chính : bản gốc vật liệu, bản chính nhà cung cấp, bản ghi thông tin và điều kiện. Dữ liệu từ các thỏa thuận và hợp đồng cụ thể với địa điểm đã chọn có thể được đưa vào. Nếu dữ liệu cần thiết không có sẵn từ tài liệu tham khảo, thì người dùng phải cung cấp thông tin này theo cách thủ công khi họ tạo đơn đặt hàng
    - - Nhiệm vụ chính trong bước này là tạo và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp. Ngoài ra, các bước khác có thể cần thiết, tùy thuộc vào cách tạo đơn hàng. Các bước bổ sung phổ biến nhất liên quan đến việc chọn một địa điểm và sau đó liên lạc với nhà cung cấp để xác nhận các chi tiết về hậu cần và giao hàng.
    - - Tài liệu chính được tạo trong bước này là đơn đặt hàng. Nếu đơn đặt hàng bao gồm dữ liệu từ các tài liệu tham chiếu, thì nhiều tài liệu có thể được sử dụng để tạo một đơn đặt hàng. Ngược lại, một tài liệu tham khảo duy nhất có thể được sử dụng để tạo nhiều đơn đặt hàng. Sau khi đơn đặt hàng được tạo, nó phải được thông báo với địa điểm. Giao tiếp này được thực hiện bằng cách sử dụng khả năng nhắn tin của SAP ERP. . Đổi lại, nhà cung cấp sử dụng các khả năng này để chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng
- - - - Khi một công ty nhận được hóa đơn của nhà cung cấp hóa đơn là chính xác trước khi nó thực hiện thanh toán.
      - Phương pháp phổ biến nhất xác minh hóa đơn là một đối sánh ba chiều giữa đơn đặt hàng, chứng từ nhận hàng hoặc giao hàng và hóa đơn.
      - Mục tiêu là đảm bảo rằng số lượng và giá cả trong cả ba tài liệu đều nhất quán. Một giải pháp thay thế là đối sánh hai chiều giữa đơn đặt hàng và chứng từ nhận hàng. Phương pháp này không phổ biến lắm và nó đòi hỏi mức độ tin cậy cao và hợp tác giữa các đối tác.
    - - Dữ liệu thu được từ hóa đơn bao gồm số nhà cung cấp, ngày hóa đơn, số lượng hóa đơn và số tiền hóa đơn. Dữ liệu từ đơn đặt hàng bao gồm số nhà cung cấp, vật liệu, số lượng và giá cả. Cuối cùng, vật liệu và số lượng nhận được từ tài liệu vật liệu được tạo trong bước nhận hàng
    - - Để hoàn thành bước này, người dùng sẽ cung cấp dữ liệu từ hóa đơn (nhà cung cấp, ngày tháng và số tiền) và số đơn đặt hàng. Sau đó hệ thống sẽ truy xuất tất cả dữ liệu cần thiết từ đơn đặt hàng (nhà cung cấp, vật liệu,số lượng và giá cả). Nó cũng sẽ lấy dữ liệu nhận hàng cho đơn đặt hàng. Người dùng sẽ xác minh rằng dữ liệu là chính xác và nếu đúng, sẽ phê duyệt hóa đơn. Đôi khi, sẽ có sự khác biệt giữa ba tập hợp dữ liệu. Ví dụ, số lượng giao hàng hoặc giá cả có thể thay đổi đôi chút.
        Liệu những chênh lệch này có thể chấp nhận được hay không sẽ phụ thuộc vào tổ chức chính sách mua hàng và kế toán, được quy định trong tài liệu tổng thể hoặc dữ liệu chính khác ở dạng dung sai vượt quá và thấp hơn.
    - - Lịch sử đơn đặt hàng cũng được cập nhật và liên kết đến hóa đơn tài liệu được thêm vào. Cuối cùng, nếu giá hóa đơn khác với giá trong đơn đặt hàng, sau đó phải cập nhật tổng thể nguyên vật liệu để phản ánh sự khác biệt này, nếu giá trung bình động được sử dụng để kiểm soát giá. Hồi tưởng rằng khi một biên nhận hàng hóa được ghi lại, số lượng, giá trị và giá trung bình động sẽ được cập nhật trong tổng thể vật tư. Khi nhận được hóa đơn và giá khác với giá được liệt kê trong đơn đặt hàng, giá trị vật chất và giá trung bình động phải được điều chỉnh để phản ánh giá mới các giá trị.
        Xác minh hóa đơn cung cấp mối liên kết giữa quản lý nguyên vật liệu và kế toán. Nó cho phép thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp, đó là bước tiếp theo — và cuối cùng — trong quy trình mua sắm.
- - - - Thanh toán có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động thông qua một chương trình thanh toán. Thông thường, một tổ chức sẽ có một số hóa đơn để thanh toán, và phương pháp phổ biến nhất là thực hiện chương trình thanh toán theo định kỳ, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần. Chương trình sẽ truy xuất tất cả các hóa đơn được ủy quyền trong một khung thời gian cụ thể và tự động tạo các khoản thanh toán.
        
        Dữ liệu từ hóa đơn bao gồm ngày, số nhà cung cấp và số tiền hóa đơn. Ngoài ra, các điều khoản, phương thức và địa chỉ thanh toán được lấy từ nhà cung cấp bậc thầy. Ngày của các hóa đơn được so sánh với các điều khoản thanh toán và ngày chạy chương trình thanh toán theo lịch trình tiếp theo để xác định hóa đơn nào đến hạn thanh toán.
    - - Xử lý thanh toán bao gồm một số bước: chọn phương thức thanh toán và một ngân hàng, quyết định những hóa đơn nào đã sẵn sàng để thanh toán, tính toán khoản thanh toán số tiền, đăng các chứng từ thanh toán và in phương tiện thanh toán.
        Khi thanh toán theo cách thủ công, người dùng sẽ chọn phương thức thanh toán và ngân hàng và sẽ cung cấp số nhà cung cấp và số tiền thanh toán. Sau đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đang mở của nhà cung cấp đó. Tiếp theo người dùng sẽ chọn các hóa đơn sẽ được thanh toán. Mọi chiết khấu áp dụng dựa trên các điều khoản thanh toán sau đó được áp dụng.Sau khi thanh toán được đăng trong sổ cái tổng hợp, thanh toán thực tế có thể được gửi. Nếu thanh toán được thực hiện bằng phương thức điện tử, hệ thống sẽ tự động gửi thanh toán. Nếu nó được thực hiện thông qua một séc in, người dùng sẽ in và gửi séc cho nhà cung cấp. Nếu công ty có chương trình thanh toán tự động, thì chương trình sẽ truy xuất và xử lý tất cả các hóa đơn đến hạn thanh toán bằng cách sử dụng các thông số đặc biệt trong chương trình thanh toán. Người dùng thường tham gia chỉ khi có những ngoại lệ yêu cầu giải quyết đặc biệt
    - - Một kết quả rõ ràng của bước này là thanh toán cho nhà cung cấp, bằng điện tử hoặc qua séc. Các tài khoản sổ cái thích hợp cũng được cập nhật, như được hiển thị
        Như thông tin xác thực chỉ ra, tài khoản ngân hàng được ghi có bằng số tiền khoản thanh toán và tài khoản nhà cung cấp được ghi nợ, cũng như các tài khoản được liên kết tài khoản đối chiếu phải trả.