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Planeación (etapa del proceso administrativo) - Coggle Diagram
Planeación (etapa del proceso administrativo)
¿Qué es?
La planificación es el primer paso que se debe realizar en el proceso administrativo. La planificación consiste en definir las estrategias que ayuden a alcanzar los objetivos previamente establecidos.
Importancia
Es importante porque reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo, ya que a través de este proceso se prevén los cambios y se señala cómo se va a reaccionar en caso de que lleguen, disminuyendo considerablemente los riesgos que afecten de forma negativa a la institución.
Características
Unidad: Todos los planes se realizan simultáneamente, en una empresa a pesar de tener cada uno sus propios objetivos, deberán ser congruentes en sus fines y sus medios de tal manera que puedan ingresar y acomodarse para formar un solo plan general.
Continuidad: la planeación es una actividad de los administradores que nunca termina.
Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis, en la elaboración de planes desarrollados.
Penetrabilidad: La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles jerárquicos superiores más bien la actividad de formular planes es obligatoria para todo ejecutivo dentro de su área específica de trabajo.
Objetivo
Conformar un Plan general de actividades que permita alcanzar metas previamente definidas.
Procedimiento
1.- Evaluar la situación actual:
En primer lugar, la evaluación de la situación debe incluir un análisis de los factores más importantes para la empresa.
2.- Definición de metas y objetivos:
En segundo lugar, las metas y objetivos definen lo más importante que una organización espera alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Los objetivos deben estar claramente definidos.
3.- Elaborar el plan de acción:
En tercer lugar, si se quieren alcanzar los objetivos es necesario definir un plan de acción. El plan de acción indica las actividades concretas que se tienen que realizar para cumplir con los objetivos.
4.- Asignación de recursos:
En cuarto lugar, los recursos que se necesitan para llevar a cabo el plan pueden ser humanos, financieros, físicos y materiales. Estos recursos deben ser asignados de acuerdo con las acciones o actividades plasmadas en la planificación.
5.- Ejecutar el plan
En quinto lugar, la ejecución implica poner en marcha el plan de acción. Para ello es necesario delegar autoridad, de igual modo asignar tareas y responsabilidades para alcanzar las metas del plan.
6.- Control
Finalmente, el control es necesario en el proceso de planificación para que se logre cumplir con los objetivos. Por ello se debe dar un seguimiento de cómo se están llevando a cabo las actividades y cómo se están alcanzando los objetivos.
Etapas
1.-Investigación de entorno
Una etapa de suma importancia es la de investigación, porque permite recabar información de valor sobre el pasado y el presente de la empresa, para predecir posibles escenarios futuros.
2.- Establecer objetivos
Con la información recopilada en la etapa de investigación, se tienen elementos para establecer los objetivos del negocio.
3.- Definir estrategias
Una vez que se decide el punto de llegada es momento de definir el modo en el que se alcanzará ese punto. La estrategia es fundamental para el logro de los objetivos.
4.- Elaborar políticas institucionales
Con la estrategia seleccionada y los objetivos claros se puede decidir cuáles son los criterios que regirán la acción.
5.- Definir un cronograma
Teniendo objetivos claros y una estrategia definida, es hora de asignar un plazo a la acción. Eso se logra con un cronograma; se le pone fecha al logro de los objetivos.
6.- Estimar o calcular el presupuesto
En esta fase de la planeación el objetivo es conocer el costo que implica llevar a cabo la estrategia seleccionada. Al cronograma de actividades se le suma el costo por actividad.
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