Le plan de gestion des risques peut être élaboré dans le cadre de la réunion de lancement du projet ou d'une réunion de planification spéciale. Les participants peuvent inclure le chef de projet, des membres sélectionnés de l’équipe projet, les parties prenantes principales ou des membres de l’équipe ayant la responsabilité de gérer le processus de gestion des risques du projet. D'autres personnes extérieures à l'organisation peuvent également être conviées, parmi lesquelles des clients, des vendeurs et des régulateurs. Un facilitateur compétent peut aider les participants à rester concentrés sur leur tâche, à s'accorder sur des aspects majeurs de l'approche en matière de risque, à identifier et à surmonter les sources de parti pris mais aussi à résoudre tout désaccord éventuel.