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ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO FERIAL azuero-simbolica, I ETAPA - PRE FERIA /…
ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO FERIAL
III ETAPA - POST FERIA / EVALUACIÓN Y MONITOREO
EVALUACIÓN DE LA SEDE (¿Han prestado un servicio acorde a lo pactado, se adaptaron a las circunstancias, fue fácil trabajar con ellos,
EVALUACIÓN EXTERNA DE TODOS LOS ACTOS, ACTIVIDADES Y SERVICIOS PRINCIPALES QUE HAN FORMADO PARTE DEL EVENTO (Alojamiento, comida, servicios de traducción, etc.)
DISEÑAR EL TIPO DE PREGUNTAS A REALIZAR PARA CONOCER EL GRADO DE SATISFACCIÓN EN ALOJAMIENTO, COMIDA, SERVICIOS DE TRADUCCIÓN, ETC.
ESCOGER UNA METODOLOGÍA (Encuesta o cuestionario).
DEFINIR LA MUESTRA (Cantidad de personas).
ESCOGER UN SOPORTE (Papel, e-mail, web, app movil, etc.)
LLEVAR A CABO LA RECOGIDA DE DATOS
ANALIZAR LOS DATOS
ELABORAR EL INFORME
DETECTAR DESVIACIONES POSITIVAS O NEGATIVAS RESPECTO A LO PALNIFICADO, LAS QUE AYUDARÁN A PLANIFICAR MEJOR EL PR+OXIMO EVENTO.
EVALUACIÓN INTERNA DE PROVEEDORES CON LOS QUE HA TRABAJADO (Acerca del servicio prestado, si fue fácil trabajar con ellos y si se volvería a contratarles).
2) PLANIFICACIÓN DE TODO LO REQUERIDO PARA LA INAUGURACIÓN
ESTABLECER UN OBJETIVO ESTRATÉGICO
ESTABLECER SEDE, FECHA Y HORA
NOMBRAR UN RESPONSABLE O COORDINADOR
SOLITAR PRESUPUESTO Y CONTEMPLAR PRESUPUESTO ADICIONAL POR CUALQUIER IMPREVISTO.
DEFINIR EL PÚBLICO OBJETIVO
BASE DE DATOS DE PROVEEDORES (respaldo y confianza)
PRUEBA DE SONIDO, AUDOVISUALES, LUCES
MONTAJE
CORTE DE CINTA
CHECK LIST
DIVIDIR EL EVENTO EN FASES TEMPORALIZADAS
SEÑALIZAR LAS SALIDAS DE EMERGENCIA
ASIGNAR TAREAS A LOS EQUIPOS Y COMISIONES
DISEÑO Y DECORACIÓN
TENER PRESENTE LOS CÓDIGOS QR
MANTENER UNA BUENA COMUNICACIÓN CON LOS PROVEEDORES Y SUS CONTACTOS (que puedan tomar decisiones)
ACORDAR LAS FORMAS DE PAGO
INVITAR A LOS BANCOS
PLAN DE EMERGENCIA
ESTABLECER UN PLAN DE MARKETING Y PUBLICIDAD
ÁREA GASTRONÓMICA
PRESUPUESTAR EL EVENTO OFRECIENDOLE AL CLIENTE VARIAS OPCIONES
1) INVESTIGACIÓN DE TODAS LAS ÁREAS FORMALES E INFORMALES
BUSCAR BUENOS EXPOSITORES
BUSCAR SEDE
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO /ÁREA DE EXPOSITORES (stands, diseño, cableado, mobiliario)
ASIGNACIÓN DE VENTAS / CANTIDAD DE STANDS (¿cuántos metros cuadrados tiene?)
CONJUNTOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR
CONOCER COMO SE HA REALIZADO EL EVENTO ANTERIORMENTE (la población, cultura, idiosincracia, etc.).
II ETAPA - FERIA / EJECUCIÓN
IMPLEMENTAR UN PLAN QUE CONTEMPLE TODAS LAS ACTIVIDADES (atención de invitados, medios, conferencistas y expositores)
EL ORGANIZADOR DEBE ASEGURARSE DE QUE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO CONOZCA Y EJECUTE CORRECTAMENTE SUS FUNCIONES.
EJECUTAR LO PLANEADO EN FORMA ORGANIZADA, ASIGNACIÓN DE TAREAS PUNTUALES.
EL ORGANIZADOR DEBE ESTAR PENDIENTE DE CONTROLAR LOS TIEMPOS Y SER CAPAZ DE DAR RESPUESTA A LAS NECESIDADES DEL CLIENTE.
TOMAR EN CUENTA EL CHECK LIST
I ETAPA - PRE FERIA / PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
