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ELABORACION DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS EMPRESARIALES
ESTRUCTURA
En general los textos administrativos presentan una estructura básica, que se complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento: primordialmente deben identificar al emisor, expresar motivación o justificación del acto, parte positiva o resolución, inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
**15 CRITERIOS PARA ELABORAR UN DOCUMENTO EMPRESARIAL
1.Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).
2.Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible (sencillo y directo)
3.Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el lenguaje administrativo.
4.En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).
5.Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.
6.En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán instrucciones claras y concisas.
7.El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto.
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*Algunos de los documentos empresariales más utilizados son:
contrato laboral
donde se recoge el acuerdo establecido entre una empresa y un trabajador y en donde se incluye el salario acordado, horas de trabajo, precio de horas extraordinarias, días de vacaciones ( y fecha ), fecha de caducidad del contrato .
nota de pedido
En ella, una empresa o un particular indica el producto que desea y a quién se hace el pedido (a qué empresa). También se indican las unidades deseadas, el precio de cada unidad, el número de producto o de serie (si lo tiene) y la fecha en que se ha solicitado el pedido.
albarán
El albarán es el documento que justifica que las mercancías que se pidieron han sido entregadas.Se debe incluir, aparte de la fecha de pedido, la fecha de entrega y también se da información sobre los materiales o productos que fueron solicitados.Es posible que se incluyan datos sobre el transportista o empresa que ha entregado la mercancía.
factura
es el documento que acredita el pago de los materiales que figuran como entregados en el albarán.
cheque
Documento que sirve para extraer o realizar pagos a la cuenta corriente .Aparecen impresas el nombre de la entidad de crédito donde está la cuenta corriente, el destinatario del pago, el importe en números y letras, lugar y fecha de expedición y la firma del titular de la cuenta corriente.
letra de cambio
Es un documento que es capaz de funcionar a la vez como instrumento de crédito o bien de pago.
Entre otros
DOCUMENTOS DIPLOMÁTICOS
NOTA DE ESTILO O FIRMADA
El ministerio de relaciones exteriores utiliza este tipo de correspondencia para comunicarse con el servicio exterior panameño y también, con otras dependencias gubernamentales y entidades privadas establecidas en el territorio nacional. Son notas que van de persona a persona
NOTA VERBAL O RUBRICADA
Correspondencia de uso corriente entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y las misiones diplomáticas, consulares y representaciones de organismo internacionales, con sede en Panamá. Son notas que van de Institución a Institución.
CIRCULARES
Pueden redactarse con formato de Nota de Estilo o Nota Verbal, dependiendo hacia quién o quiénes van dirigidas. Se utiliza para enviar las mismas a un grupo de personas o misiones diplomáticas, consulares y organismos internacionales, sobre un asunto específico.
MEMORANDOS
Correspondencia interna de una Institución en la cual no se emplea tratamiento honorífico ni lleva introducción ni despedida. Los Memorandos deberán ser concisos, precisos, respetuosos; especificar quién lo envía (debe firmarlo), a quién lo envía, el motivo o asunto, la fecha, llevar una numeración consecutiva.
TRATAMIENTOS HONORÍFICOS
Es la forma que nos indica cómo dirigirnos o tratar correctamente a las personalidades de acuerdo al cargo que desempeñan, tales como Jefes de Estado o de Gobierno, miembros de la realeza, Jefes de la iglesia y otras altas dignidades o funcionarios públicos, a través de la correspondencia, que viene a ser parte del Protocolo de Estado, Protocolo Diplomático y Protocolo de Cancillería
FIRMAS DE CONVENIOS TRATADOS, ACUERDOS Y OTROS
Para que un compromiso o acuerdo entre dos o más Estados cumpla con las normas internacionales debe ser firmado por un representante de cada país debidamente acreditado por su Gobierno. Cuando están escritos en otro idioma, deben ser traducidos al español y coincidir en todas sus partes.
FORMAS PROTOCOLARES APLICANDO LOS TRATAMIENTOS HONORIFICOS AL INICIO EN LA CORRESPONDENCIA
Al Ministro de Relaciones Exteriores, Ministros de Estado, Contralor, ex Presidentes de la República.
“Señor Ministro, Señor Contralor, Señor ex Presidente:Tengo el honor de dirigirme a Vuestra Excelencia...”
Al Presidente de la República
,“Señor Presidente (Excelentísimo Señor)Tengo el honor de dirigirme a Vuestra Excelencia para (en ocasión de, con el fin de...)”
A personas particulares
, “Apreciado Señor, estimado señor, señor (y su apellido Ej. Señor Urrutia) “Tengo el grato placer de dirigirme a usted...”
FORMAS PROTOCOLARES DE DESPEDIDA
Presidente de la República, de la Asamblea, de la Corte Suprema de Justicia y al Vicepresidente de la República.
Aprovecho la oportunidad para presentar (reiterar) a Vuestra Excelencia las seguridades de mi más profundo respeto.
A los demás Gobernadores y Alcaldes, Presidente del Consejo Municipal Cónsules y Vicecónsules:“
...para presentarle (reiterarle) las seguridades de mi distinguida consideración....”
A otros funcionarios:
“...para presentarle (reiterarle) las seguridades de mi consideración”
A Embajadores:
“...A Vuestra Excelencia las segurida desde mi más alta consideración”.
DOCUMENTOS OFICIALES
Solicitud
no es una carta como tal, pues su función es solo la de pedir, se referirán solo asuntos profesionales, enlistando los datos más importantes para que la solicitud sea rápida y efectiva.
Oficio
sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.
Circular
es el medio que utiliza una determinada autoridad para dar a conocer una notificación o información. Generalmente es de carácter urgente y busca llegar a toda la población objetivo.
Memorando
es un documento en el cual se dan indicaciones o se informa sobre un determinado tema de forma directa y concisa en la que se relacionan hechos y razones para que se tengan en cuenta en una negociación.
Certificado
empleado para constatar un determinado hecho.Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
Informe
documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto de información recogida y previamente analizada según determinados criterios.
Acuerdo
se denomina así a un pacto, tratado, convenio, convención o resolución tomada en el seno de una institución (cualquier tipo de organización o empresa, públicas o privadas, nacionales e internacionales)
Acta
documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran los temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados en dicha reunión.
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado por instituciones o por personas naturales, juridicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (puede ser papel, cintas, UDB, discos magnéticos, fotografias, etc) en una lengua natural o convencional
BIBLIOGRAFIA
colaboradores de Wikipedia. (2020, 16 septiembre). Certificado. Wikipedia, la enciclopedia libre.
https://es.wikipedia.org/wiki/Certificadogestion_documental
. (s. f.).
https://www.uis.edu.co
. Recuperado 4 de octubre de 2021, de
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.10.pdfRedacción
de Documentos Oficiales en la Gestión Pública. (2020, 18 julio). YouTube.
https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=Ap0ERciE-QQ
Alison Bustos Diaz
- EC-0035-00342 - AD22A - Admin. de la imagen y protocolo.Profesora Fulvia Sanchez Universidad de Panamá.
