Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Lição 3 - Realizando o trabalho - Coggle Diagram
Lição 3 - Realizando o trabalho
Tópico A - Avaliar e gerenciar riscos
Risco: Evento ou condição incerta que, se ocorrer...
Efeito negativo
Ameaças
Efeito positivo
Oportunidade
Probabilidade*Risco
Condição de gatilho
Indica que um risco está prestes a acontecer
Devem ser documentados no Plano de Gerenciamento de Riscos
Componente do PGP
Este identifica
Metodologia
Abordagem
Ferramentas que serão usadas
Documenta papeis e responsabilidades
Identifica o orçamento
Cronograma das atividades de gerenciamento de riscos
Categorias de riscos
Estrutura Analítica de Riscos
Apetite de risco das partes interessadas
Definição de probabilidade e impacto
Matriz de probabilidade e impacto
Formato de relatórios
Acompanhamento de documentos
O gerenciamento de riscos deve ser feito de maneira proativa
Classificação dos riscos
Com base em:
Efeitos
Cronograma (tempo)
Custo (orçamento aprovado)
Qualidade (plano de qualidade)
Escopo (linha de base do escopo)
Origens
Interna
Time do projeto
Externa
Ex. Órgão regulador
Técnica
Não técnica
Processos
Específica do setor
Genérica
Tipo de riscos do negócio
Risco de negócio
Inerente a um esforço de negócio
Pode ser sucesso ou fracasso
Risco segurável
Apresenta apenas o potencial de perda
Um seguro pode ser comprado para reduzir ou compensar o possível prejuízo
Comuns
Competitivo
Aumento da concorrência no mercado
Legislativo
Novas leis ou regulamentações
Monetário
Aumento de preços de MP, impostos, custos operacionais, etc
Operacional
Problemas com pessoas e/ou equipamentos
Tolerância a riscos
Quantidade máxima de risco disposto a aceitar
Apetite de risco
Grau de incerteza que está disposto a aceitar por ume recompensa
Recompensas mais altas com maiores riscos
Limite de risco
Nível de exposição ao risco
Acima- Risco é tratado
Abaixo- Risco é aceito
Diretrizes
Realize uma revisão estruturada de toda a documentação do projeto
Use técnicas de identificação de riscos e gatilhos
Análise qualitativa
Para priorizar riscos
Determinar probabilidade de ocorrência e impacto
Determinar exposição ao risco
Análise quantitativa
Identificar contingências de custo e prazo
Buffer
Aplique o método sistemicamente
Fique atento às circunstâncias especiais
Acontecimentos fora do projeto
Consulte informações históricas relevantes
Benchmarking com outros planos de respostas a riscos
Agrupe os riscos em categorias comuns
Analise o registro de riscos
Identificação de um risco
Opinião especializada
Coleta de dados
Brainstorming
Lista de verificação
Entrevistas
Partes interessadas
ENAs
Análise de dados
Análise de causa raiz (Ishikawa)
Análise de premissa e restrição
Análise SWOT
Análise de documentação
Facilitação
Reuniões
Workshops de riscos
Listas de alertas
Lista pré definida de categorias de riscos
Resposta ao risco
Risco individual
Relacionado a uma tarefa
Risco geral
Abrange um ou mais pacotes de trabalho
São abordados por prioridade
Cada risco precisa de uma resposta e um responsável
Um plano alternativo (plano b) também pode ser elaborado
Riscos secundários
Surgem a partir de uma resposta ao risco
Estratégias de resposta ao risco negativo
Escalar
Ameaça está além da autoridade do GP
Previnir
Eliminar totalmente o risco
Transferir
Transferir para um terceiro e pagar um prémio
Mitigar
Reduzir probabilidade ou impacto do risco
Aceitar
Não tomar nenhuma ação até que o risco ocorra
Estratégias de resposta ao risco positivo
Escalonamento
Exploração
Fazer com que a oportunidade aconteça
Melhoria
Aumentar a probabilidade que o risco aconteça
Compartilhamento
Alocar parte da responsabilidade a um terceiro
Aceitar
Plano de contingência
Estratégia de resposta ao risco elaborada com antecedência
Diretrizes para respostas aos riscos
Examine cada risco identificado
Escolha estratégia de resposta + provável
Peça ajuda do patrocinador se necessáro
Determine as reservas de contingência
P/ riscos aceitos
Integre o plano de respostas ao PGP
Tópico B - Executar o projeto para entregar valor de negócio
Criando um senso de urgência
É uma tarefa contínua
Senso de dono
Exame do valor de negócio
Projetos geram valor de negócio
O valor pode ser:
Financeiro
Negócios
Melhorias
Novos clientes
Pionerismo
Social
Tecnológico
Roteiros (roadmap) de produtos
Correlação entre:
Entregas (funcionalidades)
Resultados (metas)
Indicadores (métrias)
Resumo visual de alto nível
Entrega incremental
Partes ou elementos do produto estão na mão do cliente
Equilíbrio entre lançar o MVP e um produto ruim
MVP - Produto mínimo viável
Conjunto de funcionalidades disponibilizada para o cliente
Não traz lucro para o negócio
O incremento mínimo de negócio traz lucro
Diretrizes para medir o progresso contínuo
Definir valor na ótica do cliente
Expectativas de valor
Definir metas e linha de base
Colete os dados
Tópico C - Gerenciando as comunicações
Comunicações no projeto
Se comunicar de forma eficaz é essencial
Plano de gerenciamento de comunicações
Como
Quando
Por quem
As informações serão disseminadas
Componentes do plano
Requisitos de comunicação
Determinar a necessidade de info das partes interessadas
Informações a serem comunicadas
Motivo
Frequência de comunicação
Responsável pela comunicação
Responsável pela liberação de info confidenciais
Quem receberão as info
Métodos e tecnologias
Ativa
Empurrada
Passiva
Puxada
Iterativa
Troca de info multidirecionais
Tempo e orçamento para comunicação
Processo de escalonamento
Método para atualizar o plano
Glossário
Fluxograma das info
Restrições em comunicação
Modelo de comunicação
1.Codificar
Ideias são traduzidas
2.Transmitir mensagem
3.Decodificar
Tradução da mensagem em ideias
4.Confirmar
5.Feedback
Receptor codifica uma mensagem e retorna ao emissor
É uma via de mão dupla
Positivo
Receptor compreendeu a mensagem
Negativo
Receptor não compreendeu a mensagem
Diretrizes para gerenciar as comunicações
Reúna e distribua info
Determine as necessidades de comunicação
Avalie restrições e premissas
Determine as tecnologias de comunicação
Integre ao PGP
Distribua o plano para as partes interessadas
Tópico D - Engajar as partes interessadas
Categorias de partes interessadas
Patrocinadores
Clientes e usuários
Vendedores
Parceiros de negócio
Grupos organizacionais
Gerentes funcionais
Avaliação do nível de engajamento
Desinformado
Resistente
Neutro
Apoiador
Líder
Tópico E - Criar artefatos
Características dos artefatos
Qualquer documento relacionado ao gerenciamento do projeto
Gerenciamento de configuração
Gerenciar mudanças
No produto ou...
Em documentos
Sistema de gerenciamento de configuração
Conjunto de procedimentos para rastrear artefatos
Controle de versão
Para documentos
Permite recuperar versões anteriores
Armazenamento e distribuição de artefatos
Armazenamento em local acessível
Deve ser gerenciável de acordo com a complexidade do projeto
Gerenciamento de artefatos
Criar, armazenar, recuperar e distribuir
Diretrizes
Avaliar o grau necessário de gerenciamento
Siga os procedimentos organizacionais
Implemente o controle de versão de documentos
Tópico F - Gerenciar mudanças
Plano de gerenciamento de mudanças
Parte do PGP
Estabelece o comitê de controle de mudanças
Documenta a extensão da autoridade do GP
Descreve como o sistema será implementado
Pode responder às seguintes perguntas:
Quem pode
O que é a mudança
Qual o impacto
Quais etapas de aprovação
Quais documentos devem ser corrigidos quando a mudança é aceita
Como essas ações (mudanças) serão monitoradas
Causas das mudanças no projeto
Estimativas iniciais imprecisas
Técnicas de estimativa
Analogia
Menos precisa
Paramétrica
PERT
Bottom-up
Mudanças de especificação
Mudança de escopo
Novas regulamentações
Requisitos não atendidos
Sistemas de controle de mudança
Como as modificações serão gerenciadas e controladas
Método de rastreamento
ID
Comitê de Controle de Mudanças (CCM)
Grupo de especialistas preparados para avaliar as mudanças
Estratégia de controle de mudanças
Identificação da mudança
Documentação da mudança
Analisar o impacto
Geralmente feito pelo CCM
Curso de ação
Ações necessárias para implementar a mudança aprovada
As mudanças aprovadas podem incluir:
Ação corretiva
Ação preventiva
Reparo de defeitos
Referente ao produto
1 more item...
Atualizações
Atualizar planos
Diretrizes para controle de mudanças
Controle deve ser econômico
Estabelecer ou utilizar um CCM existente
Documente os efeitos nas linhas de base
Use o gerenciamento de configurações
Coordene as mudanças entre as áreas de conhecimento
Use relatórios de desempenho
Identifique a ação corretiva necessária
Atualize o PGP
Tópico G- Gerenciar questões do projeto
O que é uma questão?
Condição ou situação real que pode impactar os objetivos
Diferença entre risco e questão
Risco
Evento futuro que PODE afetar o projeto
Questão
É um risco que ocorreu e vai afetar o projeto
Red flag
Registro de questões
Resposta é chamada de "solução alternativa"
Deve ser um tópico regular nas reuniões de status
Diretrizes para resolver questões
Treine os membros da equipe
Atribua donos e datas de fechamento
Monitore o progresso
Desenvolva uma resposta
Avalie o impacto
Aprove a resposta
Encerre a questão
Tópico H - Garantir a transferência
Tipos de conhecimento
Explícito
Pode ser documentado!
Tácito
Conhecimento pessoal
Não é possível documentar
Gerenciamento do conhecimento
Pessoal
Pessoas buscando conhecimento
Organizacional
Projeto
Considerações sobre lições aprendidas
LA sobre cronograma
Novas práticas recomendadas
Gerenciamento de conflitos
Com fornecedor
Com cliente
Estratégicas
Podemos reutilizar o artefato deste projeto para fazer mais com os mesmos recursos e entregar valor mais cedo?
Táticas
Outros aspectos
Auditoria vs Revisão de projeto
Auditoria
Exame das metas e realizações do projeto
Pode ser desmoralizante para os membros de equipe
Formal
Revisão
Menos formal
Discute pontos positivos e negativos do projeto
Responsabilidades do projeto dentro da equipe
Comunicar a visão e inspirar a equipe
Facilitação
Conscientização política
Rede de relacionamentos para facilitar as relações
Relacionamentos constroem pontes
Expectativas do ambiente de trabalho
O conhecimento não é constante
Avalie novos riscos constantemente
Não retenha o conhecimento
Use ferramentas para compartilhar conhecimento
Abordagem de transferência de conhecimento
Conectar indivíduos
Várias técnicas:
Rede de relacionamentos
Facilitando grupos de interesse especiais
Reuniões, seminários, etc
Treinamentos
Aprendizagem de trabalho por observação
Diretrizes para manter a transferência de conhecimento
Seguir diretrizes do EGP
Esteja alerta a novas fontes de conhecimento
Busque conhecimento de forma proativa
Faça o registro das lições aprendidas
