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Clasificación y Ordenación de Archivos - Coggle Diagram
Clasificación y Ordenación de Archivos
Clasificación de los Archivos
Clasificación Orgánica
Sostienen los especialistas que este tipo de clasificación es la más simple de implementar pero es la más estricta ya que no recoge los cambios que ha podido sufrir el organigrama de la institución. Se recomienda para organismos poco complejos en su estructura.
Clasificación por Materia
Este sistema de clasificación se determina a través de unidades por materia o asunto. Se recomienda que se utilice en archivos sólo en casos muy especiales, ya que no respeta el principio de procedencia.
Clasificación Funcional
Toma en cuentas las diferentes funciones y actividades de la institución. Este tipo de clasificación es más complejo porque tiene que estudiar cada función de la organización, pero ello le permite ser más flexible.
Clasificación Orgánica-Funcional
Es el sistema más recomendado ya que permite cambios a medida que evolucionan las unidades administrativas de las instituciones.
Ordenación de los Archivos
Ordenación Cronológica
El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
Ordenación Alfabética
Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
Ordenación por Conceptos
Los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
Ordenación Numérica
Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
