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RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: MÉTODOS DISCRETOS.
Decisión sobre el tamaño de las muestras
El tamaño de las muestras depende del costo o el tiempo requerido por el analista de sistemas, incluso del tiempo disponible de las personas en la organización.
Para definir el tamaño de muestra, el analista de sistemas debe seguir siete pasos:
En conclusión, establecer el tamaño de la muestra, un nivel mayor de confianza o una estimación de intervalo aceptable menor requerirían una muestra mayor.
4) Tomar la decisión subjetiva en relación con la estimación del intervalo aceptable.
5) Elegir el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (valor z) en una tabla.
3) Examinar el atributo.
6) Calcular el error estándar de la proporción.
2) Localizar la base de datos o los informes en los que se pueda encontrar el atributo.
7) Determinar el tamaño de muestra necesario, n, mediante la siguiente fórmula:
1) Determinar el atributo (en este caso, el tipo de errores a buscar).
DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LAS MUESTRAS PARA ENTREVISTAS
No hay fórmulas mágicas para ayudar al analista de sistemas a establecer el tamaño de la muestra para entrevistas;
Una buena regla general es entrevistar a por lo menos tres personas en todos los niveles de la organización, y a por lo menos una de cada una de las áreas funcionales, que trabajen directamente con un sistema nuevo o actualizado.
INVESTIGACIÓN
Es descubrir y analizar información. el analista necesita examinar datos tanto cuantitativos como cualitativos.
ANÁLIS DE DOCUMENTOS CUALITATIVOS
Incluyen mensajes de correo electrónico, memorandos, anuncios en tableros y áreas de trabajo, páginas Web, manuales de procedimientos y de políticas.
Muchos de estos documentos contienen gran cantidad de detalles que revelan las expectativas de los autores con respecto al comportamiento de los de- más, junto con las formas en que los usuarios esperan interactuar con las tecnologías de información.
3) Haga una lista de los términos que caractericen el bien o el mal y que aparezcan varias veces en los
documentos.
4) Busque el uso de mensajes y gráficos significativos que se publiquen en áreas comunes o en páginas Web.
2) Busque discrepancias entre internos contra externos o una mentalidad del tipo “nosotros contra ellos”.
5) Reconozca un sentido del humor, si es que lo hay.
1) Examine los documentos en busca de metáforas clave o que sirvan como guía.
ANÁLIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS
Existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretación: informes empleados para la toma de decisiones, informes de rendimiento, registros y variados tipos de formularios.
INFORME PARA LA TOMA DE DECISIONES
El analista de sistemas requiere acceso a algunos de los documentos utilizados para dirigir la empresa.
Consiste en informes sobre el estado del inventario, las ventas o la producción.
INFORMES DE RENDIMIENTO
Consiste en una comparación entre el rendimiento actual y el esperado. Una función es medir la brecha entre el rendimiento actual y el esperado.
Es importante poder determinar si ese hueco se está ensanchando o estrechando como una tendencia general en cualquier rendimiento en evaluación.
REGISTROS
Proveen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa.
Si el encargado del registro es cuidadoso y lo actualiza en forma oportuna, puede proveer mucha información útil para el analista.
Existen formas de inspeccionar un registro:
2) Buscar oportunidades para mejorar el diseño de los formularios de registro.
3) Observar el número y tipo de transacciones.
1) Revisar errores en montos y totales.
4) Estar al tanto de los casos en los que la computadora pueda simplificar el trabajo (por ejemplo, los cálculos
y otras formas de manipular los datos).
FORMULARIOS DE CAPTURA DE DATOS
Podemos comparar los formularios en blanco, junto con sus instrucciones de llenado y distribución, con los formularios llenos, para detectar alguna consistencia en cuanto a los elementos de datos que se hayan dejado en blanco, verificar si las personas que se supone deben recibir los formularios en realidad los están recibiendo y determinar si siguen los procedimientos estándar para usar, almacenar y desechar los formularios.
Una vez que haya creado un catálogo de formularios, lo que debe hacer a continuación es:
2) Observar el tipo de formulario (impreso dentro de la empresa, escrito a mano, generado por computadora dentro de la empresa, formularios en línea, formularios para llenar en Web, formularios que se imprimen y compran de manera externa, etcétera).
3) Documentar el patrón de distribución deseado.
1) Recolectar ejemplos de todos los formularios en uso.
4) y Comparar el patrón de distribución deseado con quienes realmente recibieron el formulario.
Otra metodología es muestrear los formularios de captura
de datos que ya estén llenos.
OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL ENCARGADO DE TOMAR
DECISIONES.
Observar a los encargados de tomar decisiones, en su entorno físico y su interacción con el entorno físico y ergonómico es un importante método discreto para el analista de sistemas.
Mediante la observación de las actividades de los encargados de tomar decisiones, el analista busca obtener una comprensión de lo que se lleva a cabo en realidad,
MUESTREO
Es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población.
El analista de sistemas debe decidir con respecto a dos cuestiones clave.
1) Hay muchos informes, formularios, documentos de resultados, memos y sitios Web. ¿A cuáles de ellos debe el analista poner atención y cuáles debe ignorar?
2) Muchos empleados se pueden ver afectados por el sistema propuesto. ¿A quiénes debería entrevistar el analista de sistemas?, ¿de quienes debería buscar información por medio de cuestionarios?, ¿a quienes debería observar en el proceso de llevar a cabo sus roles de toma de decisiones?
LA NECESIDAD DEL MUESTREO
El analista de sistemas debe seleccionar una muestra representativa de datos para examinarlos o de personas representativas para entrevistarlas, interrogarlas u observarlas por varias razones:
3) Mejorar la efectividad.
4) Reducir la predisposición.
2) Agilizar el proceso de recopilación de datos.
1) Contener los costos.
El muestreo ayuda a acelerar el proceso mediante la recopilación de datos seleccionados, en vez de recopilar todos los datos de toda la población. Además, el analista de sistemas se evita la molestia de tener que analizar los datos de toda la población.
Ayuda a mejorar la efectividad si se permite obtener información más precisa.
Permite reducir la predisposición durante el proceso de recopilación de datos.
DISEÑO DEL MUESTREO
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:
1) Determinar los datos a recolectar o describir.
El analista de sistemas necesita elaborar un plan realista en cuanto a lo que debe hacer con los datos después de recolectarlos. Si se recopilan datos irrelevantes se desperdicia tiempo y dinero en la recolección, el almacenamiento y el análisis de datos inútiles.
Los deberes y responsabilidades en esta etapa consisten en identificar las variables, atributos y elementos de datos asociados a recopilar en la muestra.
Hay que considerar los objetivos del estudio, así como el tipo de método de recopilación de datos (investigación, entrevistas, cuestionarios, observación) a utilizar.
4) Decidir sobre el tamaño de la muestra.
Es necesario establecer un tamaño de muestra mayor, pero menor que el de la población.
3) Elegir el tipo de muestra.
El analista de sistemas puede usar uno de cuatro tipos principales de muestras: de conveniencia, intencionada, simple y compleja.
INTENCIONADA se basa en el juicio. Aquí, el muestreo se basa en los criterios de conocimiento e interés sobre el nuevo sistema, pero de todas formas es un muestreo sin probabilidad. Es confiable sólo en un nivel moderado.
SIMPLE, se necesita obtener una lista numerada de la población para asegurar que cada documento o persona en la población tenga la misma probabilidad de ser seleccionada. Este proceso no es práctico, en especial cuando el muestreo involucra documentos e informes.
COMPLEJA, se obtienen mediante 1) muestreo sistemático, 2) muestreo estratificado y 3) muestreo de conglomerados.
DE CONVENIENCIA son muestras sin restricciones ni probabilidades. Una muestra de este tipo resultaría que el analista publique un aviso en la intranet de la empresa para pedir que los interesados en trabajar con los nuevos informes de rendimiento de ventas fueran asistan a una reunión.
2) Determinar la población a muestrear.
El analista de sistemas debe determinar cuál es la población; en caso de muestrear datos rigurosos, necesita decidir, si basta con los últimos dos meses o si se requiere todo un año de informes para el análisis.
Al decidir a quién va a entrevistar, el analista de sistemas tiene que determinar si la población incluirá uno o todos los niveles de la organización, o incluso si debe considerar a clientes, distribuidores, proveedores o competidores.
Es importante recordar que, en el muestreo, el número absoluto es más importante que el porcentaje de la población: es posible obtener resultados satisfactorios muestreando 20 personas tanto de 200 como de 2,000,000.
Existen "MÉTODOS DISCRETOS" como: el muestreo, la investigación y la observación del comportamiento del encargado de las decisiones y su interacción con su entorno físico.
Los métodos discretos se consideran insuficientes para recopilar información cuando se utilizan por sí solos, por lo que deben utilizarse junto con uno o varios de los méto- dos interactivos descritos en el capítulo anterior.