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Cap. 7-8 pp. 387-391 & 406-411 - Coggle Diagram
Cap. 7-8 pp. 387-391 & 406-411
Un sistema de supervisión de un proyecto incluye determinar qué tipo de datos se van a recopilar: cómo, cuando y quién recopilará los datos; el análisis de los datos y el informe del progreso actual
El acopio de datos se determina por la métrica que se vaya a utilizar en el control del proyecto.
Los datos clave típicos que se recopilan son los tiempos de duración de actividad real, el uso y tasas de recursos y los costos reales que se comparan con los tiempos, los recursos y los presupuestos planeados.
En la recolección de datos y análisis se debe establecer quién, cuándo y cómo se ensamblarán los datos. Los medios electrónicos de recopilación de datos han mejorado mucho el ensamblado, el análisis y la distribución de estos.
Los informes han de estar diseñados para el público correcto, es habitual que los informes de progreso se diseñen y comuniquen por escrito o en forma oral.
El control es el proceso de comparar el desempeño tangible con el plan para identificar las desviaciones, evaluar los cursos de acción alternos existentes y tomar las acciones correctivas posibles.
Pasos del control del proyecto para medir y evaluar el desempeño son:
1. Establecer un plan de línea base: proporciona los elementos para medir el desempeño.
2. Medir el progreso y el desempeño: el tiempo y los presupuestos son mediciones cuantitativas del desempeño que se ajustan pronto al sistema de información integrado.
3. Comparar el plan con lo tangible: la supervisión periódica y la medición del avance del proyecto permiten comparaciones de los planes reales con lo esperado.
4. Actuar: si las desviaciones de los planes tienen relevancia, se necesitarán acciones correctivas para regresar el proyecto en línea al plan original o al revisado.
La mejor defensa frente a los cambios inesperados en el alcance es una declaración de alcance bien definida. Asimismo la clave para manejar los cambios inesperados en el alcance es una administración del cambio.
Una meta importante de los informes del progreso es detectar cualquier variación negativa del plan, tan pronto como sea posible, para determinar si se requiere alguna acción correctiva.
Los diagramas de Gantt y de control son un medio para rastrear y registrar el desempeño del proyecto.
El diagrama de control es otra herramienta que se usa para supervisar el desempeño del programa del proyecto y su desempeño actual, también calcula las tendencias futuras del programa.
Los diagramas de control se usan para supervisar el avance hacia acontecimientos importantes, los cuales son eventos significativos en los proyectos que marcan logros importantes
.
En cuanto a los cambios inesperados en el alcance, son las pequeñas modificaciones que eventualmente se suman y se convierten en cambios de alcance importantes que pueden ocasionar problemas.
Estos cambios inesperados en el alcance son comunes al principio de los proyectos y afectan la organización, al equipo del proyecto y a sus proveedores
.
Los cambios pueden ser muy benéficos para los resultados del proyecto, se han de evitar aquellos que tienen un efecto negativo.
Los administradores de proyecto deben permitir los cambios en el alcance sólo si queda claro que el proyecto va a fallar sin éstos, si el proyecto mejorará en forma significativa o si el cliente lo quiere y está dispuesto a pagar por ello.
La adquisición de datos consume tiempo y es costosa, es importante un plan de comunicación ya que si la información no llega a las personas adecuadas de forma oportuna pueden surgir problemas serios.