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“Programas y presupuestos” - Coggle Diagram
“Programas y presupuestos”
Concepto
Programas:
Es la recopilación de la secuencia de actividades y el tiempo que se necesita implementar en cada una de ellas para cumplir con los objetivos establecidos en tiempo y forma.
Presupuestos:
Es un documento en el que se plasma de donde viene y en donde se van a asignar los recursos cuantitativos con los que cuenta una organización para una fecha determinada.
Importancia
Programas
Brindan información e indican el avance de las actividades.
Mantienen el orden y control.
Guía a los empleados sobre las actividades que deben de realizar, y por lo tanto proporciona quién es el responsable de cada una de ellas.
Define cuando empiezan y terminan las actividades.
Ayuda a evitar la duplicidad de esfuerzo.
Presupuestos
Permite convertir el plan teórico en uno medible para poder comparar.
Mide el desarrollo de cada uno de los departamentos de la empresa.
Controla todas las operaciones.
Establece una base para las acciones correctas que llevarán al logro de objetivos.
Define los responsables de su uso y aplicación.
Presenta un entendimiento más efectivo de las metas de la empresa.
Anticipa los gastos que se harán para las actividades.
Evita la pérdida de recursos.
Clasificación y Características
Programas
Tácticos.
Son aquellos que se implementan solamente en un área.
Operativos.
Aquellos que se establecen en cada una de las unidades dentro de las áreas o departamentos.
Presupuestos
Debe expresarse en términos cuantitativos-monetarios y complementarse con una exposición de premisas o supuestos que sustentan los cálculos.
Se formula en relación con los gastos reales y estándares generados durante cierto período de tiempo pasado.
Por nivel jerárquico:
Estratégicos o corporativos.
Presupuestos que se establecen en el nivel más alto de la jerarquía, define la asignación de recursos de toda la empresa.
Tácticos o departamentales.
Aquellos que se elaboran para cada uno de los departamentos dentro de la organización.
Operativos.
Los que se formulan para las secciones de los departamentos.
Forma en que se calculen:
Fijos o rígidos.
No se pueden modificar porque se calculan en base a metas definidas de ejecución.
Flexibles.
Cálculos que se pueden modificar ya que permite conocer los resultados en diversas situaciones.
Por programas.
Se calculan en base a programas elaborados por los departamentos para distribuir los recursos dentro de sus actividades correspondientes y así generar mayores beneficios.
Por su utilización:
Operación.
Todo lo relacionado con la ejecución; ventas, compras, mano de obra, producción, etc.
Capital.
Presupuesto que se toma como inversión, ya que generará frutos en un futuro como lo es; maquinaria y equipo, edificios y construcciones, etc.
Financiero.
Aquí se toma en cuenta el balance, estados financieros, flujo de caja, etc.
Como se preparan los Programas
Identificar las tareas clave de cada empleado.
Establecer metas específicas y que supongan una motivación para cada tarea.
Fomentar su participación.
Marcar el orden de prioridad de caja meta u objetivo.
Evaluar cada cierto tiempo el logro o no de los objetivos.
Lineamientos para su elaboración
Programas
El responsable del programa y aquellos que van a formar parte de él deben participar en su elaboración.
La implementación de recursos y el periodo para cumplirlo deben ser congruentes con las posibilidades de la empresa.
La aceptación del desarrollo y elaboración del programa debe comunicarse a todos los involucrados.
Debe ser factible.
Evitar que los programas se empalmen.
Deben estar en escrito, graficados y fáciles de comprender.
Debe ser flexible a cambios que se puedan presentar y considerar situaciones que se puedan presentar en un futuro.
Presupuestos
Conocimiento de la Empresa.
Total apoyo de la alta gerencia.
Exposición del plan o política.
Coordinación para la ejecución del plan o política.
Fijación del Período Presupuestal.
Dirección y Vigilancia.