Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
เทคโนโลยีกับการจัดการผลการปฎิบัติงาน - Coggle Diagram
เทคโนโลยีกับการจัดการผลการปฎิบัติงาน
บทบาทของทคโนโลยีในอดีตต่อการจัดการผลการปฏิบัติงาน
การตรวจสอบผลการปฎิบัติงานอิเล็กทรอนิกส์
เป็นกิจกรรมด้านการตรวจสอบ การประเมิน การบันทึก และการรวบรวมเกี่ยวกับงานที่มีความสัมพันธ์กับหน้าที่ความรับผิดชอบที่มอบให้กับพนักงาน โดยใช้วิธีการทางอิเล็คทรอนิกส์ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนให้การวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นผ่านตัวชี้วัดที่กำหนดขึ้น เนื่องจากอิเล็คทรอนิกส์ช่วยให้การเก็บและการตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแสดงผลที่เป็นปัจจุบันทำให้ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นในการพัฒนา ปรับปรุง และแก้ไขได้อย่างทันท่วงที
การติดต่อสื่อสารและการจัดการผลการปฏิบัติงาน
เป็นการสร้างความเข้าใจและเชิญชวนให้พนักงานและผู้เกี่ยวข้องต่างๆเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการ ดังนั้นจึงถูกพัฒนาและออกแบบมาเพื่อช่วยสนับสนุนการจัดการผลปฏิบัติงานองค์กรให้สามารถรองรับกับความต้องการของการจัดการผลการปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมการทำงานองค์กรที่เปลี่ยนไป ซึ่งประกอบด้วยการกำหนด การอำนวยความสะดวก และสนับสนุนผลการปฏิบัติงานผ่านการเชื่อมโยงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ถูกพัฒนาอย่างชัดเจนม
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีกับการจัดการผลการปฏิบัติงาน
3. การดำเนินการผลการปฎิบัติงาน
เป็นขั้นตอนที่แสดงถึงความสามารถของผู้บริหารและพนักงานต่อความสำเร็จในการปฏิบัติงานตามเป้าหมายที่องค์กรกำหนด และสามารถใช้เป็นเครื่องมือเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนใช้ช่วยดำเนินการแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องทันทีเมื่อเป้าหมายเปลี่ยนแปลง
4. การประเมินผลการปฎิบัติงาน
เป็นกระบวนการในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานและการแสดงพฤติกรรมของการปฎิบัติงาน ตลอดจนการพิจารณาถึงเวลาที่ปฏิบัติงานในรอบปีของพนักงานแต่ละคนอย่างเป็นระบบ เพื่อนำผลลัพธ์จากการประเมินไปใช้ประโยชน์
2. การวางแผนผลการปฏิบัติงาน
เป็นการกำหนดรายละเอียดและทำความเข้าใจเกี่ยวกับผลลัพธ์ และพฤติกรรมที่คาดหวัง โดยจะช่วยพนักงานและผู้บริหารในการสร้างกำหนดและจัดเก็บข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับแผนผ่านการทำงานร่วมของทุกฝ่ายแบบมีส่วนร่วม และยังช่วยให้เกิดประโยชน์และลดข้อจำกัดในแง่ของการปฎิบัติที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่เดียวกัน
6. การนำไปใช้ประโยชน์
เป็นกิจกรรมที่มีความเชื่อมโยงและต้องนำไปพิจารณาจารณาร่วมกับขั้นตอนการการวางแผนผลการปฏิบัติงานตรวจสอบว่าการปฎิบัติงานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในตอนต้นหรือไม่ เพื่อพิจารณาผลการปฏิบัติงานทั้งหมดไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของปริมาณ คุณภาพ และระยะเวลาที่องค์กรกำหนดขึ้น
1. ขั้นตอนก่อนการได้มา
เป็นการระบุถึงเป้าหมายกลยุทธ์และกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติให้สำเร็จ โดยจะช่วยพัฒนาการดำเนินงานและการเพื่อให้เป้าหมายทั่วถึงทั้งองค์กร ตั้งแต่ระดับองค์กร หน่วยงาน และบุคคลและเกิดความมั่นใจว่าทุกระดับหน่วยงานสามารถบรรลุเป้าหมายได้ตามองค์กรกำหนดขึ้น
5. การทบทวนผลการปฎิบัติงาน
เป็นการพิจารณาาผลการปฏิบัติงานของพนักงานหน่วยงานและองค์กรที่ผ่านมาในกรอบระยะเวลาที่กำหนด และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการทบทวนผลการปฎิบัติงานผ่านการพบหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันส่งผลให้บุคลากรมีทัศนคติที่ดีและเกิดการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
เทคโนโลยีกับการสนับสนุนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการจัดการผลการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์ด้านสารสนเทศ
ช่วยให้กระบวนการการจัดการผลการจัดงานดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องและเพิ่มประสิทธิภาพทั้งด้านการจัดเก็บ การรวบรวม การแลกเปลี่ยน การกระจายข้อมูล ให้สามารถดำเนินอย่างต่อเนื่องและทั่วถึงทั้งองค์กร และยังทำให้การให้ข้อมูลย้อนกลับทันต่อเวลาปัจจุบัน และสามารถนำไปใช้สำหรับการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและกระตุ้นให้พนักงานแสดงพฤติกรรม
วัตถุประสงค์ด้านการพัฒนา
คือ การจัดเตรียมข้อมูลการพัฒนาและฝึกอบรมทั้งระยะสั้นและยาว ตลอดจนการวางแผนเพื่อความเจริญก้าวหน้าในการร่วมปฎิบัติงานของพนักงานกับองค์กร โดยจะสนับสนุนข้อมูลย้อนกลับผลการปฎิบัติงานทั่วทั่วไปและเฉพาะเจาะจงของพนักงานทุกคนสำหรับให้ผู้บริหารได้ใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจในการพิจารณาพัฒนาและฝึกอบรม
วัตถุประสงค์ด้านการจัดการ
ช่วยผู้บริหารให้มีความสะดวกสบายในการเข้าถึงและตัดสินใจใช้ข้อมูลและสาระสนเทศต่างๆได้อย่างถูกต้องและแม่นยำมากขึ้น โดยแบ่งออกเป็น สองประการ ได้แก่
-ช่วยสนับสนุนให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่และสรุปข้อมูลสาระสนเทศได้อย่างถูกต้อง
-ช่วยเปิดโอกาสให้มีการบูรณาการระหว่างระบบการจัดการผลการปฏิบัติงานกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์
วัตถุประสงค์ด้านการบำรุงรักษาองค์กร
เป็นกิจกรรมสำหรับการวางแผนกำลังคน เพื่อตอบสนองความต้องการแรงงานในอนาคตขององค์กร โดยนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในระบบการจัดการผลปฏิบัติงานจะให้ข้อมูลผลการปฏิบัติงานและการทำงานทั่วทั้งองค์กรในรูปแบบของสารสนเทศที่พร้อมนำไปประกอบการพิจารณาตัดสินใจ
วัตถุประสงค์ด้านกลยุทธ์
มีลักษณะสำคัญคือการกำหนดทิศทางการดำเนินขององค์กรพร้อมทั้งกำหนดแนวทางให้หน่วยงานดำเนินงานดำเนินงานไปในทิศทางที่องค์กรต้องการ ผนวกกับการผนึกประสานแนวทางและความต้องการที่สอดคล้องกัน พร้อมทั้งสร้างการมีส่วนร่วม เพื่อให้เป้าหมายทั้งระดับหน่วยงานองค์กรเหมาะสมและสอดคล้องของกัน
วัตถุประสงค์ด้านเอกสาร
เป็นศูนย์กลางของระบบผลการปฏิบัติงาน เนื่องจากเอกสารที่เกี่ยวข้องถือเป็นข้อมูลต่างๆที่องค์กรจัดทำขึ้นเพื่อใช้ประโยชน์ทั้งระดับองค์กร หน่วยงาน และบุคคล ทั้งในรูปแบบข้อมูลเชิงประเมิน คุณภาพ ระยะเวลา เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ความท้าทายของเทคโนโลยีต่อการจัดการผลการปฏิบัติงาน
การกระจายที่มากเกินไป
ทำให้พลังงานหรือผู้ที่เกิดความสับสนไม่แน่ใจอยู่เกิดความเบื่อหน่ายต่อสาระสนเทศต่างๆ
เวลาที่ต้องใช้
จำเป็นต้องมีผู้เกี่ยวข้องโดยตรงเป็นผู้ทำการบันทึกข้อมูล รวมถึงผู้ใช้ระบบเองจำเป็นต้องใช้เวลาในการทบทวนหรือศึกษาข้อมูลต่างๆอย่างละเอียด
สาระสนเทศที่มากเกินไป
ส่งผลเกิดความสับสนและเกิดผลกระทบต่อความรับผิดชอบของพนักงานและผู้บริหาร รวมทั้งเกิดความเครียดของการเก็บสรุป วิเคราะห์และนำมาประยุกต์ใช้
การสื่อสารที่ผิดพลาด
ทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ในสองประเด็น ได้แก่
การสื่อสารข้อมูลผลการปฎิบัติงานให้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสมโดยชัดเจนสอง
การที่พนักงานทุกคนสามารถสื่อสารได้อย่างอิสระ ผ่านระบบเทคโนโลยีส่งผลให้บางครั้งข้อมูลต่างๆ มีความสับสน และคลุมเครือ
ข้อพึงระวังในการนำเทคโนโลยีมาใช้จัดการผลการปฏิบัติงาน
ข้อดีของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีกับการจัดการผลการปฏิบัติงาน
ช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงสารสนเทศด่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดการผลการปฏิบัติงานทั่วทั้งองค์กร
ช่วยในการสื่อสารสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดการผลการปฏิบัติงานไปยังผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย
ช่วยให้เกิดการบูรณาการข้อมูลและสารสนเทศกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างดีเยี่ยม
ช่วยให้เกิดความสะดวกในการดำเนินงานของกระบนการจัดการผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องผ่านการเข้าถึงข้อมูล ประเมิน และการปรับปรุงที่มีประสิทธิภาพ
ช่วยในการจัดการเอกสารผลการปฏิบัติงานที่มีความสัมพันธ์กับการแสดงพฤติกรรมของพนักงานอย่างแท้จริง
ช่วยให้เกิดการตอบสนองอย่างทันท่วงที่ต่อการให้ข้อมูลย้อนกลับสำหรับการปฏิบัติงานของพนักงาน
ช่วยสนับสนุนการสรุป วิเคราะห์ และอธิบายข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
ช่วยให้ผู้เกี่ยวเข้าถึงข้อมูลแต่ละตำแหน่ง และพิจารณาสำหรับการวางแผนอาชีพ พร้อมทั้งแนวทางการพัฒนาขีดความสามารถของพนักงานแต่ละตำแหน่งให้สอดคล้องกับคุณสมบัติแต่ละดำแหน่งที่กำหนดไว้
ข้อจำกัดของการประยุกต์ใช้ทคโนโลยีกับการจัดการผลการปฏิบัติงาน
พิจารณาความต้องการของระบบ(ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์)เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานของระบบที่เหมาะสม
การสร้างตัวเลือกในการใช้งานหรือรูปแบบของใช้งานที่มีความซับซ้อน
การออกแบบฟังก์ชันการทำงานที่มีคุณลักษณะซับซ้อนหรือการต้องใช้ดำสั่งพิเศษ อาจส่งผลการต่อการใช้งานของผู้เกี่ยวข้อง
ความชับซ้อนของระบบเทคโนโลยีที่ต้องการพัฒนาอาจไม่สามารถจัดทำขึ้นเองได้ จำเป็นต้องอาศัยบุคลากรจากนอกหน่วยงานเข้ามาช่วยสำหรับการพัฒนา
ผู้พัฒนาระบบอาจมีความสามารถด้านเทคโนโลยี แต่ไม่มีความรู้ความสามารถด้านเนื้อหาหรือการจัดการผลการปฏิบัติงานที่แท้จริง
ขาดการพัฒนาและฝึกอบรมให้กับผู้เกี่ยวข้องสำหรับการเรียนรู้และการใช้ระบบเทคโนโลยีที่นำมาประยุกต์ใช้ในกระบวนการจัดการผลการปฏิบัติงานขององค์กร
ขาดการสื่อสารและรณรงค์ให้พนักงานเตรียมความพร้อมและการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
แนวทางปฏิบัติงานที่ดีเด่นสำหรับการจัดการผลการปฏิบัติงาน
การใช้กลยุทธ์การจัดการเปลี่ยนแปลง
เพื่อช่วยในการเปลี่ยนแปลงเชิงระบบให้พนักงานไม่เกิดการต่อต้านต่อสิ่งที่องค์กรต้องการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้อาจดำเนินการในรูปแบบของการศึกษา พร้อมทั้งสร้างการมีส่วนร่วมในการการพัฒนาและฝึกอบรม ให้พนักงานมีความคุ้นเคยและเคยชิน
เพิ่งตระหนักว่าเนื้อหามีความสำคัญอย่างมาก
ต้องออกแบบหรือพัฒนาระบบให้สอดคล้องต่อการใช้งานและก่อให้เกิดประโยชน์ที่สุด และการนำเนื้อหาที่ดีมาประยุกต์ใช้ เป็นสิ่งที่ต้องดำเนินการก่อนการนำเทคโนโลยีมาใช้ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพต่อไป
การตัดสินใจว่าจะซื้อหรือจะพัฒนาขึ้นมาเอง
พิจารณาได้สองแนวทาง คือ 1.การซื้อระบบเทคโนโลยีเข้ามาใช้ 2.การพัฒนาระบบเทคโนโลยีขึ้นมาเอง แนวทางเลือกทั้งสองอาจพิจารณาตัดสินใจบนพื้นฐานของทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่ เนื่องจากระบบเทคโนโลยีเป็นระบบที่มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงหากองค์กรตัดสินใจซื้อเข้ามา ในขณะเดียวกันการออกแบบและพัฒนาขึ้นมาใช้เองอาจเหมาะสมกับองค์กรอย่างมาก แต่การพัฒนาต้องอาศัยบุคคลที่มีความรู้ ความสามารถอย่างมาก และต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก
ดำเนินการบูรณาการอย่างต่อเนื่อง
ผู้บริหารจำเป็นต้องกำหนดแผนการบูรณาการและแผนการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ผ่านรูปแบบการสร้างแผนเชิงปฎิบัติการสู่ระดับฝ่ายหน่วยงานและบุคคล พร้อมทั้งอาศัยระบบเทคโนโลยีในการสื่อสารตรวจสอบประเมินผล
ข้อควรปฏิบัติในการนำเทคโนโลยีมาใช้จัดการผลการปฏิบัติงาน
มั่นใจว่ากระบนการจัดการผลการปฏิบัติงานถูกออกแบบและพัฒนาเป้าหมาย ตัวชี้วัด และพฤติกรรม ที่มีความชัดเจนสำหรับการให้พนักงานแสดงออกหรือส่งมอบความสำเร็จ
จัดตั้งคณะกรรมการที่มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งระดับองค์กร หน่วยงาน และบุดคล เพื่อให้เกิดการใช้ความพยายามภายในร่วมกันและสร้างการมีส่วนร่วม
จัดเตรียมงบประมาณที่เพียงพอสำหรับการพัฒนาออกแบบหรือการซื้อระบบเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการจัดการผลการปฏิบัติงาน
ตรวจสอบความซับซ้อนของระบบเทคโนโลยีที่จะมาประยุกต์ใช้ โดยการพิจารณาระบบควรตั้งอยู่บนพื้นฐานของกระบวนการจัดการผลการปฏิบัติงานขององค์กร
พิจารณาการประยุกต์ช้ระบบเทคโนโลยีกับระบบการจัดการผลการปฏิบัติงานว่ามีขอบเขตกว้างเท่าไร จากนั้นใช้กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้ผู้ใช้มีความพร้อมในการปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนดขึ้น
พัฒนาและฝึกอบรมผู้ใช้ให้มีความรู้ความสามารถที่เพียงพอก่อนการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีกับระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน
จัดตั้งทีมงานระบบภายใน (และภายนอกถ้ามี) เพื่อสนับนุนและดูแลระบบ
ตรวจสอบว่ารายละเอียดระบบเทคโนโลยีว่าสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ หรืองานด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ พร้อมทั้งพยายามเชื่อมโยงระบบให้เข้ากันทุกภาคส่วน
สร้างแผนระยะยาวสำหรับการบูรณาการปฏิบัติการผ่านการจัดการทรัพยากรมนุษย์