Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การจัดการผลการปฏิบัติงานของทีม - Coggle Diagram
การจัดการผลการปฏิบัติงานของทีม
1.ความหมายและแนวคิดการทำงานเป็นทีม
การทำงานเป็นทีมเป็นปัจจัยสำคัญขององค์กรในการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุผลปฏิบัติงานที่กำหนดไว้ ในขณะเดียวกัน ระบบการทำงานเป็นทีมยังไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรเนื่องจากรูปแบบการจ่ายค่าตอบแทนขององค์กรยังเป็นการมุ่งเน้นค่าตอบแทนพนักงานรายบุคคลมากเกินไป ซึ่งทำให้เกิดความขัดแย้งและลดประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีม (Prendergast, 1999)
ทีมงานหมายถึง กลุ่มคนที่มีเป้าหมายเดียวกัน สมาชิกในทีมจะมีบทบาทพึ่งพากันและกัน มีทักษะส่งเสริมกัน ทีมงานจะประกอบไปด้วยสมาชิกที่มีทักษะและประสบการณ์การทำงานแบบเดียวกัน หรือสมาชิกที่มีทักษะหรือประสบการณ์หลากหลาย โดยทีมในแบบรูปแบบที่สองนี้เรียกว่า ทีมข้ามสายงาน และพบได้มากขึ้นในองค์กรปัจจุบัน
6. บทบาทของสมาชิกในทีมที่พึงประสงค์
West (2012) ได้ระบุถึงบทบาทของสมาชิกที่พึงประสงค์ของทีมว่าควรประกอบด้วย
2. ผู้ประสาน
สมาชิกมีพฤติกรรมในการมุ่งเน้นที่เป้าหมายของทีม ด้วยวิธีการทำหน้าที่ในการประสานงานกับสมาชิกคนอื่นๆ สามารถปฏิบัติงานตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของทีมอย่างราบรื่น
3. นักการสื่อสาร
สมาชิกมีพฤติกรรมในการมุ่งเน้นที่กระบวนการปฏิบัติงานของทีม ด้วยการเป็นผู้ฟัง พูด อ่าน เขียน ที่ดี มีทักษะในการแก้ไขข้อขัดแย้ง และหาข้อสรุปอันเป็นที่พึงพอใจของทุกฝ่าย
4. ผู้มีความท้าทายต่อสิ่งต่างๆ
สมาชิกมีพฤติกรรมในการแสดงออกอย่างเต็มอกเต็มใจในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับสมาชิกในทีม หรือแนวทางที่ผู้นำที่ไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ ตลอดจนสนับสนุนและผลักดันให้สมาชิกในทีมสามารถที่จะคาดการณ์ต่อสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงต่อความล้มเหลวในการปฏิบัติงานแต่ละครั้ง
1. ผู้สนับสนุน
สมาที่มีชี้พฤติกรรมในการมุ่งเน้นงานด้วยวิธีการรวบรวมข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานต่างๆและยินดีที่จะแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารและวิธีการปฏิบัติกับสมาชิกคนอื่น
3. ประเภทของทีม
โดยทั่วไปแบ่งทีมงานออกเป็น 5 ประเภท ได้แก่
ทีมข้ามสายงาน ทีมข้ามสายงานเป็นทีมที่ประกอบด้วยสมาชิกที่มาจากสายงานต่างๆขององค์กร เช่น บุคคลที่มาจากหน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ การตลาด บัญชี การเงิน วิศวะ จะซื้อ เป็นต้น และอาจจะหลายระดับ เช่น ระดับผู้บังคับบัญชา และระดับปฏิบัติการ เพื่อดึงศักยภาพของบุคคลเหล่านั้นออกมาใช้ในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะ
ทีมแก้ปัญหา ทีมแก้ปัญหาเป็นทีมที่ถูกจัดตั้งขึ้นโดยการรวมผู้เชี่ยวชาญหรือบุคคลที่มีความรู้ความสามารถในศาสตร์หรือสาขาต่างๆเพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยนทัศนคติหรือแนวทางเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
ทีมเสมือนจริง ทีมเสมือนจริงเป็นกลุ่มที่ทำงานอยู่ห่างไกลกันคนละพื้นที่ โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อและประสานงานร่วมกัน แต่อาจมีการพบกันแบบเผชิญหน้ากันโดยตรงบ้างเป็นบางครั้ง โดยทีมประเภทนี้อาจประกอบด้วยคนภายในองค์กรและคนภายนอกองค์กรแต่ทำงานภายใต้ธุรกิจประเภทเดียวกัน
ทีมบริหารตนเอง ทีมบริหารตนเองเป็นทีมที่ได้รับมอบอำนาจอย่างเต็มที่ในการวางแผน จัดการ ควบคุม ประสานงาน โดยสมาชิกในทีมจะร่วมกันกำหนดและตัดสินใจกันเอง
ทีมวิจัยและพัฒนา ทีมวิจัยและพัฒนาเป็นทีมที่จัดขึ้นเพื่อทำการพัฒนาสินค้าหรือบริการใหม่ขึ้น ทีมงานประเภทนี้จะพบในอุตสาหกรรมพวกที่ต้องใช้เทคโนโลยีชั้นสูง เช่น อุตสาหกรรมการบิน อิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ อาวุธ รถยนต์ อาหาร เป็นต้น โดยสมาชิกในทีมอาจมาจากตัวแทนของหน่วยงานต่างๆในองค์กร
2.หลักในการจัดการผลการปฏิบัติงานของทีม
แบ่งพิจารณาออกเป็น 3 ด้าน
1. พฤติกรรมของทีมมีความแตกต่างจากพฤติกรรมรายบุคคล
การจัดการผลการปฏิบัติงานของทีมไม่จำเป็นต้องรู้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนทำอะไรในทีมแต่สิ่งสำคัญที่ควรรู้คือสมาชิกในทีมทำงานอะไรร่วมกัน ความแตกต่างระหว่างพฤติกรรมรายบุคคลกับพฤติกรรมของสมาชิกทั้งหมดของทีมเมื่อรวมกันแล้วจะกลายเป็นผลการปฏิบัติงานของทีมโดยรวม ซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสนใจเป็นสำคัญ
3. พฤติกรรมของทีมอาจเปลี่ยนแปลงไปโดยใช้กระบวนการบริหารผลงานทีม
โดยปกติแล้วองค์กรส่วนใหญ่มักจะดำเนินการจัดการผลการปฏิบัติงานของทีมดังนี้
-การสร้างเป้าหมายทางพฤติกรรมให้เข้ากับผลงานของทีม แนวทางนี้สามารถดำเนินการขึ้นได้โดยใช้แบบสอบถามข้อมูลของทีมเพื่อติดตามว่าพฤติกรรมใดทำให้ทีมประสบความสำเร็จ
-การกำหนดความต้องการด้านพฤติกรรมที่พึ่งประสงค์โดยใช้ตัวชี้วัดบทบาทของทีม
-ลงมือเพื่อปิดช่องว่างซึ่งเป็นการบังคับให้มีความต้องการทางพฤติกรรมเพื่อความสำเร็จของทีม
2. พฤติกรรมที่ทำให้ทีมประสบความสำเร็จมีความแตกต่างกัน
การแสดงพฤติกรรมของทีมที่ประสบความสำเร็จย่อมแตกต่างกันไป ในแต่ละทีมและช่วงเวลา เนื่องจากผลการปฏิบัติงานของแต่ละทีมงานอาจขึ้นอยู่กับรูปแบบการจัดการ การติดต่อสื่อสาร การตัดสินใจ การจูงใจของผู้นำทีม หรือการให้ผลตอบแทน เป็นต้น ซึ่งแต่ละทีมจะมีลักษณะแตกต่างกันและมีเอกลักษณ์เฉพาะทีม
9. ขั้นตอนต่างๆของการทำงานเป็นทีม
Tuckman (1965) ได้แบ่งขั้นของการพัฒนากลุ่มเป็น 5 ขั้น ดังนี้
ขั้นการทำงาน
เป็นขั้นตอนที่สมาชิกในทีมปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ตนเองรับผิดชอบอย่างเต็มที่ เนื่องจากโครงสร้างของทีมและบทบาทหน้าที่ที่สมาชิกแต่ละคนรับผิดชอบถูกกำเนิดขึ้นไว้อย่างชัดเจน ทำให้เกิดความเข้าใจและยอมรับ ซึ่งทำให้ทีมมุ่งเน้นที่การปฏิบัติงานอย่างเต็มที่และเกิดความผูกพันต่อการได้มาซึ่งความสำเร็จในเป้าหมายร่วมกันที่กำหนดขึ้นในตอนต้น
ขั้นตอนการก่อตัว
เป็นขั้นตอนแรกของการก่อตั้งทีม ในขั้นนี้จะมีลักษณะของความไม่แน่นอนและสับสนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ โครงสร้าง และภาวะผู้นำของพิม ทุกคนจะต้องพยายามทำความคุ้นเคยซึ่งกันและกัน เพื่อสร้างความเชื่อใจระหว่างกันและกันในการอยู่ร่วมกันเป็นทีม
ขั้นการขัดแย้งภายใน
เป็นคันที่สองของการเกิดขึ้น และมีแนวโน้มจะเกิดความขัดแย้งและเผชิญปัญหาร่วมกันมากขึ้น โดยทั่วไปสมาชิกในทีมมักจะใช้อารมณ์ความรู้สึกเข้ามาเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของสมาชิกแต่ละคน การมีส่วนร่วมหรือความรับผิดชอบของแต่ละคน
ขั้นการสลายตัว
เป็นลำดับสุดท้ายของการเกิดทีม ซึ่งอาจพิจารณาได้ 2 กรณี ได้แก่ กรณีแรก คือ ทีมที่ถูกจัดตั้งถาวรก็จะอยู่ที่ขั้นที่ 4 เท่านั้น และดำเนินการตราบนานเท่านานจนกว่าทีมจะปิดลง ในทางตรงกันข้ามกรณีที่สองทีมที่จัดตั้งชั่วคราว เช่น ทีมคณะกรรมการ ทีมโครงการ ทีมงานเฉพาะ เป็นต้น ต้องแยกจากกันหรือสลายทีมเมื่อเสร็จสิ้นภารกิจ
ขั้นการกำหนดบรรทัดฐานทีม
ขั้นการกำหนดบรรทัดฐานทีม มีลักษณะของความสามัคคีอย่างเห็นได้ชัด โดยสมาชิกในทีมจะเปิดเผยและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน รวมถึงการยอมรับความแตกต่างของทัศนคติและแนวทางในการปฏิบัติงานของสมาชิกในแต่ละคนในการทำงานให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
7. หลักปฏิบัติในการทำงานเป็นทีม
เคารพในสิทธิเสรีภาพของผู้อื่น
ปฏิบัติตามกฎหรือระเบียบของทีมที่ได้กำหนดขึ้นร่วมกันอย่างเคร่งครัด
ทีมต้องมีอุดมการณ์ที่แน่นอนและชัดเจน
ถือความถูกต้องเป็นหลักซึ่งไม่จำเป็นที่จะต้องถูกใจ
ทุกคนมีความสำคัญเท่ากัน
อย่าเด่นผู้เดียว
เมื่อมีความขัดแย้งกันในกลุ่ม ให้ถือว่าเป็นการมองปัญหาคนละด้าน และพยายามหาข้อสรุปเพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน
มีความอิสระในการทำงานพอสมควรแก่สมาชิกในทีม
แบ่งงานกันตามความรู้ความสามารถของสมาชิกแต่ละคน
ประนีประนอมกันหากมีข้อขัดแย้งหรือมีปัญหาในการทำงานร่วมกัน
5. ลักษณะของสมาชิกในทีมที่ดี
โดยบุคคลที่เป็นสมาชิกในทีมควรมีลักษณะอย่างน้อย 7 ประการ ได้แก่
4. รับผิดชอบ
เป็นการแสดงพฤติกรรมในการรับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากกลุ่ม ให้สำเร็จลุล่วง โดยไม่ละทิ้งกลางคัน หรือโยนความรับผิดชอบให้ผู้รับผิดชอบ
7. ปรับตัวง่าย
เป็นการแสดงพฤติกรรมของสมาชิกต่อการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆและสมาชิกของทีมได้เป็นอย่างดี ซึ่งส่งผลให้บรรยากาศของความสามัคคีและการดำเนินงานของทีมเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ตลอดจนสามารถที่จะปรับหรือเผชิญกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงต่างๆได้
1. จินตนาการ
เป็นสิ่งสำคัญที่บุคคลต้องมีเพื่อใช้ในการสร้างภาพที่ต้องการให้เกิดขึ้นในอนาคตว่าต้องการให้ตนเองและกลุ่มเป็นไปในทิศทางใด ตำแหน่งได้ หรือมีจินตนาการในการสร้างภาพแนวทาง สำหรับการสร้างทางเลือกในการแก้ไขปัญหา
5. ให้อภัย
เป็นการแสดงพฤติกรรมในการยกโทษแก่สมาชิกคนอื่นๆที่อาจแสดงพฤติกรรมบางอย่างที่ผิดพลาดไป หรือแม้กระทั่งให้อภัยต่อการดำเนินการที่ผิดพลาดของกลุ่ม โดยไม่นำสิ่งดังกล่าวมาคิดเป็นเรื่องเล็กน้อย
3. มีน้ำใจ
เป็นการแสดงพฤติกรรมในการช่วยเหลือต่อสมาชิกรายอื่นในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินชีวิตส่วนตัวหรือการดำเนินชีวิตในกลุ่มได้อย่างราบรื่น
6. การแสดงออก
เป็นการแสดงพฤติกรรมของสมาชิกต่อการดำเนินงานบางสิ่งบางอย่างที่ควรกระทำ เช่น เมื่อมีสมาชิกบางคนหรือหัวหน้ากำลังทำผิด ก็พร้อมที่จะตาออกมาแสดงความคิดเห็นหรือบอกกล่าวให้พวกเขารู้ รวมถึงกล้าที่จะแสดงออกในด้านความคิดต่างๆ
2. รับฟังผู้อื่น
เป็นทักษะในการรับข้อมูลข่าวสารจากบุคคลอื่นในการแสดงความคิดเห็นต่างๆ ทั้งในการดำเนินงานหรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นของทีม นอกจากนั้นยังมีการแสดงความคิดเห็นในเรื่องการเห็นอกเห็นใจผู้อื่น
4. แนวทางเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของทีม
มีหลักการดังนี้
4. การปิดช่องว่าง
เป็นการพิจารณาแทรกแซงเพื่อหาแนวทางปิดช่องว่างโดยพัฒนาและฝึกอบรมให้แก่ทีมงานอย่างเหมาะสมเพื่อให้เกิดความรู้ ทักษะ และทัศนคติที่ดีเพิ่มขึ้นในการปฏิบัติงานร่วมกับสมาชิก และให้ทีมปรับเปลี่ยนพฤติกรรมในแนวทางที่องค์กรต้องการ
1. การระบุเป้าหมายพฤติกรรม
เป็นแนวทางเริ่มต้นของแนวทางการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของทีมซึ่งประกอบไปด้วยการรวบรวมความคิดเห็นจากสมาชิกของทีม ลูกค้า ฝ่ายบริหาร เจ้าหน้าที่ เพื่อนร่วมงาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำข้อมูลต่างๆมาจัดทำรายการพฤติกรรมพร้อมทั้งกำหนดเกณฑ์มาตรฐานและตัวชี้วัดต่างๆที่นำไปสู่ความสำเร็จตามทิศทางและเป้าหมายที่ทีมและองค์กรต่อต้าน
2. การวัดพฤติกรรมในปัจจุบัน
เป็นกระบวนการของการประเมินพฤติกรรมของพิมพ์ในปัจจุบัน กับเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนดไว้ในขั้นตอนแรก จากนั้นทำการเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นจริงกับผลงานที่คาดหวังหรือเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนด เพื่อพิจารณาผลการปฏิบัติงานของทีมว่าเป็นไปตามความคาดหวังหรือไม่อย่างไร
5. การตรวจสอบและติดตามผล
เป็นการตรวจสอบโปรแกรมการแทรกแซงทีมว่ามีความรู้ ทักษะ และทัศนคติตามที่กำหนดไว้ในโปรแกรมแทรกแซงหรือไม่พร้อมทั้งดำเนินการติดตามผลการ เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของทีมหลังจากได้เข้ารับโปรแกรมแทรกแซงพฤติกรรมมาระยะหนึ่ง รวมถึงการลงมือแก้ไขปรับปรุงหากพฤติกรรมที่ยังไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการของทีมหรือองค์กร
3. การวิเคราะห์ช่องว่าง
เป็นกระบวนการนำข้อมูลจากพฤติกรรมในขั้นตอนก่อนหน้ามาพิจารณาและวิเคราะห์เพื่อระบุช่องว่างระหว่างพฤติกรรมที่แสดงออกจริงกับพฤติกรรมที่คาดหวังตามเกณฑ์ที่กำหนดขึ้นว่าเป็นอย่างไร ทั้งนี้เกณฑ์ที่กำหนดขึ้นอาจจำเป็นต้องพิจารณาด้วยว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้ให้ทีมแสดงพฤติกรรมนั้น เป็นเพียงเกณฑ์การแสดงพฤติกรรมในระดับผ่านมาตรฐานหรือเป็นพฤติกรรมที่สูงกว่ามาตรฐาน
8. ลักษณะของกลุ่มและทีมที่มีประสิทธิภาพ
Robbins and Coulter (2012) ได้เสนอแนวคิดเกี่ยวกับลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพควรประกอบไปด้วยลักษณะ 8 ประการ
ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีความเชื่อถือและไว้วางใจซึ่งกันและกัน
สมาชิกภายในทีมทุกคนต้องมีความสามารถเฉพาะตัว
การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ผู้นำทีมที่มีประสิทธิภาพจะสามารถจูงใจผู้ปฏิบัติงาน
สมาชิกและผู้บริหารทีมจะต้องมีการติดต่อสื่อสารและมีความเข้าใจอย่างชัดแจ้ง
สมาชิกในทีมที่มีประสิทธิภาพดี จะมีความสามารถในการเจรจาต่อรอง
สมาชิกของทีมต้องมีความภักดีและอุทิศตัวเองให้กับทีม
บรรยากาศภายในการปฏิบัติงาน ที่เอื้อต่อการปฏิบัติงานของทีมจะต้องดี
10. การวิเคราะห์บทบาท
ความสำคัญของขอบเขตที่ต้องการทำการวิเคราะห์บทบาทที่ผู้เกี่ยวข้องต้องพิจารณาสามารถสรุปได้ดังนี้
-เข้าใจถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบและสายการบังคับบัญชาตามโครงสร้างขององค์กร
-ใช้สำหรับการกำหนดขีดความสามารถหลักในการทำงานและวิเคราะห์บทบาทให้สอดคล้อง
-การเข้าใจถึงผู้ส่งมอบบทบาท และความคาดหวัง ของบทบาทที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อเตรียมขอบเขตงานที่สำคัญให้แก่ผู้รับบทบาท -การระบุขีดความสามารถในการรับบทบาทงานเฉพาะอย่าง
-การระบุช่องว่างด้านผลการปฏิบัติงานโดยผ่านการจัดทำแผนภูมิความสามารถ และการพัฒนาแผน เพื่อปิดช่องว่างดังกล่าว
11. การผนึกประสานระบบการให้รางวัลจูงใจของทีมงาน
การให้รางวัลจูงใจของทีมงานสามารถแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่ รางวัลจูงใจที่อยู่ในรูปแบบตัวเงิน และรางวัลจูงใจที่ไม่อยู่ในรูปแบบตัวเงิน (ชูศักดิ์ เจนประโคน) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
2. รางวัลจูงใจที่ไม่อยู่ในรูปตัวเงิน
รางวัลจูงใจที่ไม่อยู่ในรูปตัวเงิน เป็นอีกหนึ่งรูปแบบที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรหรือผู้บริหารขององค์กรให้การยอมรับความสามารถของทีมงาน เนื่องจากทีมงานได้สร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณค่าแก่องค์กรหรือได้รับการชื่นชมจากลูกค้าที่ให้บริการ ทั้งนี้เพื่อเป็นแบบอย่างหรือกระตุ้นให้ทีมอื่นๆในองค์กรถือเป็นแนวทางยึดถือปฏิบัติต่อไป
1. รางวัลจูงใจที่อยู่ในรูปตัวเงิน
ผู้เกี่ยวข้องจำเป็นต้องพิจารณาใน 2 ประเด็นคือ
องค์ประกอบของค่าตอบแทน
โดยยึดแนวทางปฏิบัติงานสำหรับการจ่ายค่าตอบแทนในรูปแบบของตัวเงินที่อิงกับผลลัพธ์รวมของการปฏิบัติงาน
ประเภทของค่าตอบแทน โดยพิจารณาใน 2 รูปแบบ
จุดมุ่งหมายของการจ่ายค่าตอบแทน การจ่ายพื้นฐาน การจ่ายตามผลการปฏิบัติงาน และการจ่ายเพื่อจูงใจ
โบนัส เป็นรูปแบบของการให้รางวัลจูงใจที่นอกเหนือจากการจ่ายค่าตอบแทนในข้อข้างต้น มี 2 ลักษณะได้แก่
การจ่ายโบนัสตามผลการปฏิบัติงาน
และ
การจ่ายโบนัสเพื่อจูงใจ