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Técnicas para la elaboración del análisis de puestos. - Coggle Diagram
Técnicas para la elaboración del análisis de puestos.
La responsabilidad de proporcionar la información sobre el puesto es únicamente de línea, mientras que la prestación de los servicios para la recolección y organización de la información es responsabilidad de la función de staff, representado por el analista de puestos.
El analista de puestos puede ser un empleado especializado del staff así como el jefe del departamento en el que se encuentra el puesto que va ser descrito y analizado e incluso el propio ocupante del puesto.
Los métodos más utilizados para la descripción y análisis de puestos suelen ser los siguientes:
Observación directa
El análisis del puesto se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota en una "hoja de análisis de puestos" los puntos clave de sus observaciones. Es 10 más adecuado para trabajadores que realizanoperaciones manuales o de carácter sencillo y repetitivo.
Características del método de observación directa
La obtención de datos sobre un puesto se hace mediante la observación visual de las actividades del ocupante del puesto, realizada por el analista especializado.
Mientras la participación que tiene el analista en la obtención de los datos es activa, la participación del ocupante es pasiva.
Ventajas del método de observación directa
Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo.
No requiere la paralización del ocupante del puesto
Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de puestos (¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?
Desventajas del método de observación directa
Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere un tiempo prolongado en el análisis de puestos.
La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente importantes para el análisis.
Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
Cuestionario
El análisis se efectúa al solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un cuestionario para el análisis del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus características.
Características del cuestionario
La obtención de datos sobre un puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el análisis de puesto.
Mientras la participación del analista de puestos en la obtención de los datos (llenado del cuestionario) es pasiva, la participación del ocupante (quien lo contesta) es activa
Ventajas del cuestionario
El cuestionario puede Ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus características, además de contar con la participación de varios niveles.
Es el método más económico para el análisis de puestos.
Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestado por ellos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de puestos.
Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.
Desventajas del cuestionario
El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige planeación y realización cuidadosa
Tiende a ser superficial y distorsionado.
Entrevista directa
El método más flexible y productivo es la entrevista que el analista de puestos le hace al ocupante del puesto. Si la entrevista está bien estructurada, se puede obtener información sobre todos los aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y cuándos.
Características de la entrevista directa
La obtención de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto
La participación es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la obtención de los datos.
Ventajas de la entrevista directa
Obtención de los datos del puesto a través de las personas que mejor lo conocen. Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.
Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en el análisis, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.
No tiene contraindicación: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.
Desventajas de la entrevista directa
Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos.
Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos.
Pérdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.
Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y la paralización del trabajo del ocupante.
Métodos mixtos.
Es evidente que cada uno de los métodos de obtención "de información para el análisis del puesto tiene ciertas características, ventajas y desventajas. Para neutralizar las desventajas y sacar el mayor provecho posible de las ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los métodos mixtos más utilizados son:
En la elección de una de estas combinaciones se deben considerar tanto las particularidades de la empresa como los objetivos del análisis y la descripción de puestos, el personal disponible para la tarea, etcétera.
Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este último llena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.
Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.
Cuestionario y entrevista, ambos con el superior
Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante
Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, entre otros.