Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การเเจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน - Coggle Diagram
การเเจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.ความหมายการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
นักวิชาการและนักปฏิบัติงานด้านจิตวิทยาอุตสาหกรรมการจัดการทรัพยากรมนุษย์หรือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ต่างให้ความหมายการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานไว้อย่างน่าสนใจผุสดีรุมาคม (2551) กล่าวว่าการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานคือข้อมูลที่ถูกนำไปแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานทราบเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในการรักษาและการปรับปรุงการปฏิบัติงานข้อมูลย้อนกลับไม่ใช่คำแนะนำที่เป็นการบอกกับบุคคลบางคนถึงสิ่งที่เขาควรจะทำ แต่เป็นเพียงการทำให้บุคคลอื่นทราบว่าการปฏิบัติงานของพวกเขาส่งผลกระทบต่อผู้บังคับบัญชาและ / หรือเรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาอย่างไรบ้าง
3.รูปแบบการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
จากการทบทวนแนวคิดการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานพบว่ามี 2 รูปแบบที่ถูกอ้างถึงกันอย่างกว้างขวางเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับประเด็นดังกล่าวรูปแบบแรก ได้แก่ การแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กรและรูปแบบที่สอง ได้แก่ การแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรมนุษย์ของบุคคล
1.การแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กร ผลกระทบทางบวกของการแจ้งผลหารือการปฏิบัติงานเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายในองค์กรเกี่ยวกับประโยชน์ในด้านต่างๆระบบการแจ้งผลหารือการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความอยู่รอดและความสำเร็จขององค์กรหากองค์กรไม่สามารถนำระบบเหล่านี้มาใช้ในการดำเนินงานกอาจจะพลาดโอกาสสำคัญในการดำเนินการได้
2.การแจ้งข้อมูลย้อนกลับเปรียบเสมือนทรัพยากรของบุคคล Cummings (1983) เห็นพ้องกับแนวคิดการแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กรมีความสำคัญและเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางในขณะเดียวกันการแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรของบุคคลเช่นเดียวกันเนื่องจากจะเป็นส่วนหนึ่งของการเติมเต็มเป้าหมายของบุคคลแทนการพิจารณาการแจ้งผลหารือที่เปรียบเสมือนทรัพากรขององค์กร โดยบริบทของผลการปฏิบัติงานและบุคลิกภาพจะมีความสำคัญกับเป้าหมายที่มีความสำคัญอย่างมากต่อบุคคล
4.ปัจจัยที่ส่งผลต่อการให้ข้อมูลย้อนกลับที่มีประสิทธิผล
Rouxelle (2013) ได้นำเสนอ 7 หลักการที่ส่งผลการให้ข้อมูลย้อนกลับมีประสิทธิภาพสูงที่ผู้บังคับบัญชาควรให้ความสำคัญและตระหนักในการดำเนินการให้ข้อมูลย้อนกลับในแต่ละครั้งอัน
4.ความสำคัญการให้ข้อมูลย้อนกลับ
จะมีความหมายและความสำคัญเมื่อข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับพนักงานและผู้บังคับบัญชาสื่อสารกับพนักงานมีความเชื่อมโยงกับคำติชมซึ่งมีความหมายเมื่อมันมีความเกี่ยวข้องกับพนักงานและเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่พนักงานรับผิดชอบตามที่หน่วยงานหรือองค์กรได้มอบหมายให้ดำเนินการ
7.ความน่าเชื่อถือ
ของการให้ข้อมูลย้อนกลับมีความสำคัญอย่างมากเพราะจะทำให้พนักงานเกิดความเชื่อใจและศรัทธาในตัวผู้บังคับบัญชาโดยการให้ข้อมูลย้อนกลับของผู้บังคับบัญชาจะต้องมีความชัดเจนตรงประเด็นไม่มีอคติและไม่ตัดสินใจบนพื้นฐานของสัญชาตญาณของตนเองมากกว่าข้อมูลเชิงประจักษ์
6.ความเกี่ยวข้องการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
ผู้ส่งสารจำเป็นต้องส่งข้อความที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้รับสนใจนอกจากนั้นข้อความต้องกระชับชัดเจนและเป็นประโยชน์ต่อผู้รับด้วยเช่นเดียวกันกับการให้ข้อมูลย้อนกลับจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเฉพาะเจาะจงมีความท้าทายและสร้างความผูกพันมุ่งมั่นกับพนักงานในการปฏิบัติงาน
1.สถานการณ์
เป็นการนำแนวคิดตามทฤษฎีภาวะผู้นำตามการเปลี่ยนแปล ของ Hersey and Blanchard (1977) มาใช้ในการช่วยอธิบายการให้ข้อมูลย้อนกลับที่มีประสิทธิภาพโดยผู้บังคับบัญชาจำเป็นต้องพิจารณาความแตกต่างของพนักงานทั้งในด้านระดับความมั่นใจระดับความพร้อมระดับความสามารถระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละคนก่อนให้ข้อมูลย้อนกลับ
2.การจัดการที่สามารถดำเนินการได้
ผู้บังคับบัญชามั่นใจว่ากระบวนการออกแบบและการตอบสนองจากการให้ข้อมูลย้อนกลับสามารถดำเนินการได้บนพื้นฐานของทรัพยากรและความเป็นจริงที่องค์กรมีอยู่
3.ความเฉพาะเจาะจง
การให้ข้อมูลย้อนกลับของผู้บังคับบัญชาควรมีความเฉพาะเจาะจงทั้งในด้านคุณภาพและปริมาณในเป้าหมายในสิ่งที่ต้องการให้พนักงานดำเนินการหรือแสดงพฤติกรรมออกมาและสื่อสารให้พวกเขาทราบอย่างชัดเจน
5.ระยะเวลา
เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ส่งผลต่อการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างมากหากผู้บริหารให้ข้อมูลย้อนกลับภายใต้กรอบระยะเวลาที่เหมาะสมและเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องถูกต้องและแม่นยำ
6.แหล่งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
แหล่งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่ปฏิบัติงานในองค์กรสามารถสืบค้นได้ใน 5 แหล่ง
5.แหล่งข้อมูลจากตัวพนักงานเอง
เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานหรือการแสดงพฤติกรรมออกมาข้อมูลเหล่านี้สามารถสืบค้นได้จากการให้พนักงานแสดงความคิดทัศนคติหรือดูจากผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมของพนักงานประจำปีขององค์กรหรือเรียกอีกอย่างว่าเป็นการประเมินตนเอง และข้อมูลอาจอยู่ในเชิงปริมาณคุณภาพระยะเวลาหรือต้นทุนเป็นต้น
2.แหล่งข้อมูลจากผู้บังคับบัญชาเป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากผู้บังคับบัญชา
ซึ่งเป็นผู้ที่อยู่ใกล้ชิดและเป็นบุคคลที่ทำการควบคุมดูแลสั่งการและพัฒนาให้พนักงานมีศักยภาพในการปฏิบัติงานข้อมูลเหล่านี้จะได้จากการสังเกตหรือการแสดงทัศนคติต่อพนักงานของผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับพฤติกรรมการปฏิบัติงานและผลการปฏิบัติงาน
3.แหล่งข้อมูลจากเพื่อนร่วมงาน
เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากผู้ร่วมปฏิบัติงานของพนักงานซึ่งเป็นบุคคลที่คลุกคลีและมีความใกล้ชิดกับพนักงานอย่างมากดังนั้นข้อมูลที่ได้จะสะท้อนซึ่งความเป็นจริงอย่างมากในทัศนคติและมุมของเพื่อนร่วมงานข้อมูลเหล่านี้จะได้จากการสังเกตหรือการแสดงทัศนคติของเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับพฤติกรรมการปฏิบัติงานและผลการปฏิบัติงาน
1.แหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการขององค์กร
เป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกจัดทำขึ้นจากองค์กรผ่านกระบวนการอย่างเป็นระบบและถูกออกแบบเฉพาะของแต่ละองค์กรโดยข้อมูลจะอยู่ในรูปข้อเท็จจริงที่ผ่านการสรุปและประมวลผลออกมารูปแบบของเชิงคุณภาพเชิงปริมาณระยะเวลาหรือต้นทุนเป็นต้น
4.แหล่งข้อมูลจากภาระหน้า
ที่เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากภาระหน้าที่ที่พนักงานรับผิดชอบสามารถพบได้จากใบพรรณนาลักษณะงานของแต่ละตำแหน่งซึ่งจะบอกถึงขอบเขตความรับผิดชอบและความคาดหวังของภาระหน้าที่แต่ละด้านที่ถูกกำหนดให้พนักงานที่ดำรงตำแหน่งนั้นต้องปฏิบัติทั้งรูปแบบของเชิงปริมาณ คุณภาพ ระยะเวลา หรือต้นทุน เป็นต้น
7.กระบวนการให้ข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
การให้ข้อมูลย้อนกลับสามารถดำเนินการผ่านรูปแบบกระบวนการที่ไม่ซับซ้อนประกอบด้วย: ขั้นตอน ได้แก่ ขั้นเตรียมการ ขั้นดำเนินการ และประเมินผลและติดตาม ซึ่งแต่ละขั้นตอนผู้บังคับบัญชาหรือผู้เกี่ยวข้องจำเป็นต้องดำเนินการอย่างรอบคอบเพื่อให้การแจ้งข้อมูลย้อนกลับมีประสิทธิภาพสูงสุด
7.1แนวปฏิบัติก่อนการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
ผู้บังคับบัญชาหรือผู้เกี่ยวข้องการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานจำเป็นต้องเตรียมก่อนและตรวจสอบประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้
5.คาดการณ์ล่วงหน้าเกี่ยวกับผลและพฤติกรรมของพนักงานว่าจะเกิดอะไรบ้างพร้อมทั้งหาแนวทางจัดการหรือป้องกันเพื่อไม่ให้เกิดปัญหา
3.จัดเตรียมตัวอย่างที่เคยเกิดขึ้นจริงและประสบความสำเร็จเพื่ออ้างอิงในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับหรือยกตัวอย่างเพื่อให้พนักงานยอมรับและเชื่อว่าสามารถปฏิบัติได้จริง
2.ศึกษาและตรวจสอบประวัติการปฏิบัติงานบุคลิกลักษณะความรู้ความสามารถทัศนคติความเชื่อการศึกษาการฝึกอบรมของพนักงานเป็นต้น
1.ศึกษาและตรวจสอบขอบเขตความรับผิดชอบของพนักงานที่ดำรงตำแหน่งนั้นอย่างละเอียดถี่ถ้วนโดยพิจารณาจากใบพรรณนาลักษณะงาน
7.ตรวจสอบความพร้อมทางด้านสุขภาพร่างกายจิตใจหรือปัญหาต่างๆของพนักงานที่จะแจ้งข้อมูลย้อนกลับว่าพร้อมที่จะรับหรือไม่เพื่อให้พนักงานเกิดความพร้อมและเต็มใจในการรับข้อมูลข่าวสารและบรรยากาศที่สร้างสรรค์ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
6.วางแผนนัดวันและเวลาการเข้าพบที่ไม่ขัดจังหวะการปฏิบัติงานเพราะจะทำให้บรรยากาศในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับเต็มไปด้วยบรรยากาศสร้างสรรค์
4.พิจารณาตรวจสอบผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมาของพนักงานเป็นรายบุคคลกลุ่มและหน่วยงานทั้งข้อดีและข้อเสียเพื่อพิจารณาแนวโน้มและลักษณะทำการเปรียบเทียบสำหรับการหาแนวทางแก้ไขปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น
7.2การเลือกรูปแบบของวิธีการแจ้งและหารือผลการปฏิบัติงาน
เมื่อผู้ประเมินได้เตรียมตัวตามที่กล่าวมาข้างต้นเรียบร้อยแล้วขั้นตอนต่อไปผู้ประเมินต้องเลือกรูปแบบในการแจ้งผลซึ่งการเลือกรูปแบบการให้ข้อมูลย้อนกลับสามารถนำหลักการของแนวคิดสถานการณ์ของ Blanchard and Hersey (1970) เป็นแนวคิดที่ใช้ช่วยให้ผู้ให้ข้อมูลย้อนกลับสามารถเลือกรูปแบบการแสดงพฤติกรรมที่มีประสิทธิภาพให้เหมาะสมกับรูปแบบพฤติกรรมของพนักงานโดยให้ข้อมูลย้อนกลับจะแสดงพฤติกรรมอะไรนั้นจะขึ้นอยู่กับเหตุการณ์โดยเหตุการณ์หรือข้อมูลผลการปฏิบัติงานของพนักงานจะเป็นตัวกำหนดนอกจากนี้ความพร้อมและความไม่พร้อมของพนักงานจะเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้ให้ข้อมูลย้อนกลับซึ่งความพร้อมของพนักงานขึ้นอยู่กับความสามารถ ได้แก่ ความรู้และประสบการณ์และความเต็มใจ
จากความพร้อมของพนักงานที่แสดงออกมาในลักษณะต่างๆสามารถพิจารณาลักษณะของการให้ข้อมูลย้อนกลับที่เหมาะสมกับพฤติกรรมของพนักงานใน 4 รูปแบบ ได้แก่ การบอกให้ทำ การขายความคิด การมีส่วนร่วม และการมอบหมายงาน
4.การมอบหมายงาน
เป็นการแจ้งผลการปฏิบัติงานให้ผู้รับข้อมูลย้อนกลับทราบก่อนจากนั้นผู้ให้ข้อมูลย้อนกลับจะทำการมอบหมายงานโครงการและกล่าวสนับสนุนอำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่นพร้อมทั้งมอบความอิสระในการดำเนินงานแก่พวกเขาอย่างเต็มที่
2.การขายความคิด
เป็นการแจ้งผลการปฏิบัติงานให้ผู้รับข้อมูลย้อนกลับทราบก่อนแล้วทำการเสนอความคิดที่เป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงและพัฒนางานที่พนักงานรับผิดชอบให้ดีขึ้นจากนั้นปล่อยให้พนักงานตัดสินใจหรือเลือกวิธีการปฏิบัติงานที่ผู้ให้ข้อมูลย้อนกลับนำเสนอได้อย่างอิสระ
3.การมีส่วนร่วม
เป็นการแจ้งผลการปฏิบัติงานให้ผู้รับข้อมูลย้อนกลับทราบก่อนจากนั้นผู้ให้ข้อมูลย้อนกลับและเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นการตัดสินใจหรือมีส่วนร่วมในกระบวนการต่างๆตลอดจนกล่าวสนับสนุนให้พวกเขาแสดงบทบาทและความสามารถของตนเองอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติงาน
1.การบอกให้ทำ
เป็นการแจ้งผลการปฏิบัติงานให้กับผู้รับข้อมูลย้อนกลับทราบก่อนเหมาะสมกับสถานการณ์ที่พนักงานไม่มีความพร้อมไม่มีความสามารถและไม่มีความเต็มใจในการปฏิบัติงาน
7.3ขั้นดำเนินการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
การให้ข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน (Giving Informal Performance Feedback) เป็นการสื่อสารข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับพฤติกรรมที่คาดหวังให้พนักงานแสดงออกในการปฏิบัติงานทั้งนี้ข้อมูลต่างๆที่ผู้บังคับบัญชาให้จำเป็นต้องมีความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่พนักงานบุคคลนั้นรับผิดชอบนอกจากนั้นเป้าหมายหรือสิ่งที่องค์กรคาดหวังจำเป็นต้องให้พนักงานรู้สึกชอบและอยากจะใช้ความพยายามของตนอย่างเต็มความสามารถ โดยขั้นตอนการแจ่งข้อมูลย้อนกลับสามารถดำเนินการได้ดังต่อไปนี้
4.ระหว่างการแจ้งข้อมูลย้อนกลับควรแจ้งทั้งข้อดีและข้อเสียการทำให้พนักงานรับรู้ผลการปฏิบัติงานทั้ง 2 ด้านเกี่ยวกับตนเองทำให้เขาสามารถที่จะพัฒนาและแก้ไขข้อบกพร่องของเขาเองอย่างเต็มความสามารถถึงแม้ผู้รับการประเมินบางคนไม่สนใจข้อดีของตนผลการประเมินและมักขอร้องให้ผู้ประเมินแจ้งเฉพาะข้อเสียโดยอ้างว่าเพื่อประหยัดเวลาผู้ประเมินต้องไม่ตามใจสนองตอบตามที่ขอเป็นอันขาด
1.ก่อนการแจ้งควรพิจารณาบรรยากาศสภาพแวดล้อมความพร้อมของตนเองและผู้รับแจ้งข้อมูลย้อนกลับอีกรอบเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งคู่อยู่ในสภาวะที่พร้อมจะแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันเพราะหากผู้รับอยู่ในสภาพที่ไม่พร้อมอาจทำให้เสียเวลาในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับก็เป็นไปได้เพราะพนักงานอาจไม่ยอมรับข้อเสนอแนะใด ๆ ของผู้บริหารก็ได้ในขณะเดียวกันหากผู้บริหารอยู่ในสภาวะที่ไม่พร้อม
2.ระหว่างการสื่อสารข้อมูลย้อนกลับพึงระมัดระวังการใช้ภาษาเพราะภาษาที่เป็นทางลบอาจจะทำให้การรับรู้ของผู้รับการแจ้งข้อมูลย้อนกลับไม่ยอมรับหรือรู้สึกแย่กับการสื่อสารของผู้บริหารครั้งนั้น
7.เมื่อถึงเวลาสิ้นสุดของการเเจ้งข้อมูลย้อนกลับ ควรเปิดโอกาสให้พนักงานได้ซักถามเเละเเสดงความคิดเห็นหรือทบทวนสิ่งที่ผู้บังคับบัยชาได้เสนอเเนะตั้งเเต่ต้น
6.อย่าให้ผู้รับการแจ้งข้อมูลย้อนกลับมีความรู้สึกว่าการแจ้งผลข้อมูลย้อนกลับมาจากความรู้สึกส่วนตนของผู้บังคับบัญชา
5.การแจ้งข้อมูลย้อนกลับอย่าขอให้ผู้รับการประเมินเปลี่ยนตนเองผู้บังคับบัญชามักขอให้พนักงานพิจารณาเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมบางอย่างเกี่ยวกับตนเอง
3.อ้างอิงหลักฐานกับข้อมูลเชิงประจักษ์เมื่อมีความจำเป็นหรือผู้รับการแจ้งข้อมูลย้อนกลับเกิดข้อสงสัย
2.วัตถุประสงค์การแจ้งผลหารือข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
วัตถุประสงค์ของการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานนับว่ามีประโยชน์ต่อพนักงานผู้บริหารและองค์กรอย่างมากโดยสามารถสรุปวัตถุประสงค์ได้ดังต่อไปนี้
8.เพื่อสำรวจตรวจสอบท่าทีของพนักงานว่ามีความพึงพอใจในการประเมินผลการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใดรวมถึงขอบเขตความรับผิดชอบการปฏิบัติงานที่พนักงานปฏิบัติงานตลอดจนสภาพแวดล้อมทั่วไปขององค์กรอันนำมาแนวทางพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้น
5.เพื่อร่วมกันกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการประเมินในครั้งต่อไปอันทำให้มาตรฐานที่กำหนดขึ้นมามีความเป็นไปมากที่สุดเนื่องจากเป็นมาตรฐานหรือเป้าหมายที่กำหนดขึ้นจากการประเมินศักยภาพของตนเองผ่านการพิจารณาของผู้บังคับบัญชาทำให้โอกาสได้รับความสำเร็จสูงกว่าการกำหนดจากผู้บริหารหรือองค์กรฝ่ายเดียว
6.เพื่อร่วมกันหาแนวทางแก้ไขปรับและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานที่พนักงานรับผิดชอบเนื่องจากผู้บริหารและพนักงานจะร่วมแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับปัญหาที่พบและหาทางออกร่วมกันส่งผลให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
2.เพื่อสร้างข้อตกลงระหว่างพนักงานกับผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเกณฑ์มาตรฐานวิธีการปฏิบัติงานร่วมกันเพื่อให้เป็นไปตามแนวทางที่ผู้บังคับบัญชากำหนดและสร้างความมั่นใจให้เกิดขึ้นระหว่างพนักงานและองค์กรว่าจะสามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ
4.เพื่อร่วมกันพิจารณาจุดอ่อนและอุปสรรคในการปฏิบัติงานของพนักงานโดยมีผู้บังคับบัญชาและข้อมูลพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในอดีตเป็นแหล่งสนับสนุนทำให้พนักงานทราบข้อบกพร่องของตนเองในอดีตรวมถึงอุปสรรคที่เกิดขึ้นและจะเกิดขึ้นและสามารถนำมาสร้างเป็นแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงให้พนักงานมีศักยภาพและหลีกเลี่ยงอุปสรรคที่จะเกิดขึ้น
1.เพื่อตรวจสอบว่าผลการปฏิบัติงานของพนักงานว่าเป็นไปตามที่องค์กรหรือผู้บังคับบัญชาได้กำหนดขึ้นหรือไม่มีประสิทธิภาพต่ำกว่าหรือสูงกว่าเท่าไรเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้ให้พนักงานแต่ละคนรับผิดชอบ
7.เพื่อร่วมกันตั้งจุดมุ่งหมายร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงานในการปฏิบัติงานหรือเพิ่มลดความรับผิดชอบให้สอดคล้องกับศักยภาพของพนักงานและหน้าที่ที่รับผิดชอบทำให้พนักงานมีความคล่องตัวและมีโอกาสปลดปล่อยศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มความสามารถ
3.เพื่อร่วมกันพิจารณาจุดแข็งและโอกาสในการปฏิบัติงานของพนักงานโดยมีผู้บังคับบัญชาและข้อมูลพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในอดีตเป็นแหล่งสนับสนุนทำให้พนักงานและผู้บังคับบัญชาเห็นจุดแข็งของพนักงานอย่างแท้จริงและสามารถนำมาพัฒนาและปรับปรุงเพื่อให้การปฏิบัติงานของพนักงานที่รับผิดชอบมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น
5.ลักษณะของข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
การให้ข้อมูลย้อนกลับแก่พนักงานมีลักษณะที่แตกต่างและส่งผลต่อการรับรู้ของพนักงานที่แตกต่างกันออกไปซึ่งผู้บังคับบัญชาจำเป็นต้องศึกษาและเลือกใช้ข้อมูลย้อนกลับที่เหมาะสมกับบุคคลโดยผุสดีรมาคม (2551) ได้แบ่งลักษณะของข้อมูลย้อนกลับออกเป็น 3 ลักษณะ
1.ข้อมูลย้อนกลับที่เป็นกลาง
เป็นข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมที่เกิดขึ้นในอดีตจนถึงปัจจุบันและผู้บริหารทำการรวบรวมและสรุปพร้อมทั้งแจ้งข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาปราศจากการใช้ดุลยพินิจใด ๆ หรือความคิดเห็นของตนเองสอดแทรกลงไปในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับ
3.ข้อมูลย้อนกลับในทางไม่ดี
เป็นการแจ้งข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมในประเด็นที่ต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐานหรือไม่เป็นไปตามที่ผู้บริหารคาดหวังให้เกิดขึ้นการแจ้งข้อมูลย้อนกลับประเภทนี้จะช่วยให้พนักงานทราบและสามารถนำไปแก้ไขปรับปรุงข้อบกพร่องส่วนใหญ่ผู้บริหารจะกล่าวประโยคเหล่านี้ขณะแจ้งผลข้อมูลย้อนกลับ
2.ข้อมูลย้อนกลับในทางที่ดี
เป็นการแจ้งข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมในประเด็นที่สร้างสรรค์ประเด็นดีหรือเด่นของพนักงานเป็นต้นส่วนใหญ่ผู้บริหารจะกล่าวประโยคเหล่านี้สอดแทรกในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับ