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Implantação de um sistema GED - Coggle Diagram
Implantação de um sistema GED
Objetivo
Organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações
Consultoria
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Definição do tipo de equipamento de captura digital
Tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Digitalização
Identificação
Organização
Seleção
Tratamento arquivístico
Finalização
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor
Instalação Web
Software
Requisitos
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Testes
Testes de estresses
Conexões de rede
Interface amigável
Finalização
Aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
Hardware
Considerados
Estações de trabalho (computadores para a aplicação)
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Premissa
Espaço físico disponível para os equipamentos
Requisitos
Inventário e classificação
Número de usuários
Estrutura e arquitetura de rede
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Finalização
Aquisição e testes
Confirmando o funcionamento conforme especificado
Testes
Responsabilidade do revendedor
Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Implantação
Instalação
Instalação de hardware e software definidos
Finalização
Após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED
Treinamento
Disponibilizar manual do sistema
Baseado nos diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações conforme Parametrizações
Treinamento deve ser no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações
montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada