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Gestão Eletrônica de Documentos, Abertura do projeto, Declaração do…
Gestão Eletrônica de Documentos
Consultoria
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Definição do local de armazenamento;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Instalação Web
Hardware
Estações de trabalho (computadores para a aplicação);
Servidores de bancos de dados
Impressoras
Sistemas de backup
Scanners
Requisitos
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede.
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Instalação Servidor
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
Integração com ERP e CRM.
Características/Funcionalidades
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
Implantação
Treinamento
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
Treinamento deve ser no local de trabalho.
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
Testes
Hardware
Teste de software
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da Web.
Fatores Críticos de Sucesso
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Apoio dos executivos da instituição.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Requisitos
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
Definição da ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
Coleta de requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
Requisitos
Definição do local de armazenamento;
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Abertura do projeto
Declaração do Trabalho
Abertura do projeto