Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน - Coggle Diagram
การแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.ความหมายข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
ความหมายการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
นักวิชาการและนักปฏิบัติงานดันจิตวิทยาอุตสาหกรรม การจัดการทรัพยากรมนุษย์ หรือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ต่างให้ความหมายการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานไว้อย่างน่าสนใจ โดย ผุสดี รุมาคม (2551) กล่าวว่า การแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน คือ ข้อมูลที่ถูกนำไปแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานทราบเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในการรักษาและการปรับปรุงการปฏิบัติงาน ข้อมูลย้อนกลับไมใช่คำแนะนำที่เป็นการบอกกับบุคคลบางคนถึงสิ่งที่เขาควรจะทำ แต่เป็นเพียงการทำให้บุคคลอื่นทราบว่าการปฏิบัติงานของพวกเขาส่งผลกระทบต่อผู้บังดับบัญชา และเรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาอย่างไรบ้าง
2.วัตถุประสงค์การแจ้งผลหารือข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.เพื่อตรวจสอบว่าผลการปฏิบัติงานของพนักงานว่าเป็นไปตามที่องค์กรหรือผู้บังคับบัญชาได้
กำหนดขึ้นหรือไม่ มีประสิทธิภาพต่ำกว่าหรือสูงกว่าเท่าไรเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่ได้
กำหนดไว้ให้พนักงานแต่ละคนรับผิดชอบ
เพื่อสร้างข้อตกลงระหว่างพนักงานกับผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเกณฑ์ มาตรฐาน วิธีการปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้เป็นไปตามแนวทางที่ผู้บังคับบัญชากำหนดและสร้างความมั่นใจให้พนักงานและองค์กร
เพื่อร่วมกันพิจารณาจุดแข็งและโอกาสในการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยมีผู้บังคับบัญชาและข้อมูลพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในอดีตเป็นแหล่งสนับสนุน
เพื่อร่วมกันพิจารณาจุดอ่อนและอุปสรรคในการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยมีผู้บังคับบัญชาละข้อมูลพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในอดีดเป็นแหล่งสนับสนุน ทำให้พนักงานทราบ ข้อบกพร่องของตนเอง
5.เพื่อร่วมกันกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการประเมินในครั้งต่อไป อันทำใมาตราฐานที่กำหนดขึ้นมามีความเป็นไปมากที่สุด
เพื่อร่วมกันหาแนวทางแก้ไขปรับและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานที่พนักงานรับผิดชอบ
เพื่อร่วมกันตั้งจุดมุ่งหมายร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงานในการปฏิบัติงานหรือเพิ่ม
ลดความรับผิดชอบให้สอดคล้องกับศักยภาพของพนักงานและหน้าที่ที่รับผิด
เพื่อสำรวจตรวจสอบท่าทีของพนักงานว่ามีความพึงพอใจในการประเมินผลการปฏิบัติงานมาก
น้อยเพียงใด
6.แหล่งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.แหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการขององค์กร
เป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกจัดทำขึ้นจากองค์กรผ่าน
กระบวนการอย่างเป็นระบบและถูกออกแบบเฉพาะของแต่ละองค์กร โดยข้อมูลจะอยู่ในรูปข้อเท็จจริงที่ผ่าน
การสรุปและประมวลผลออกมา รูปแบบของเชิงคุณภาพ ชิงปริมาณ ระยะเวลา หรือต้นทุน
2.แหล่งข้อมูลจากผู้บังคับบัญชา
เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากผู้บังดับบัญชาซึ่งเป็นผู้ที่อยู่ใกล้ชิดและเป็นบุคคลที่ทำการควบคุมดูแล สั่งการ และพัฒนาให้พนักงานมีศักยภาพในการปฏิบัติงาน ข้อมูลเหล่านี้จะได้จากการสังเกตหรือการแสดงทัศนดติต่อพนักงานของผู้บังดับบัญชาเกี่ยวกับพฤติกรรมการปฏิบัติงาน
3.แหล่งข้อมูลจากเพื่อนร่วมงาน
เป็น
บุคคลที่คลุกคลีและมีความใกล้ชิดกับพนักงานอย่างมาก ดังนั้นข้อมูลที่ได้จะสะท้อนซึ่งความเป็นจริงอย่าง
มากในทัศนคติและมุมของเพื่อนร่วมงาน ข้อมูลเหล่านี้จะได้จากการสังเกดหรือการแสดงทัศนคติต่อพนักงาน
ของเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับพฤดิกรรมการปฏิบัติงานและผลการปฏิบัติงาน โดยอาจแสดงอยู่ในรูปแบบของชิงคุณภาพหรือปริมาณก็ได้
4.แหล่งข้อมูลจากภาระหน้าที่
ป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากภาระหน้าที่ที่พนักงานรับผิดชอบสามารถ
พบได้จากใบพรรณนาลักษณะงานของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะบอกถึงขอบเขตความรับผิดชอบ
5.แหล่งข้อมูลจากตัวพนักงานเอง
เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานหรือการแสดง
พฤดิกรรมออกมา ข้อมูลเหล่าสามารถสืบดันได้จากการให้พนักงานแสดงความคิด ทัศนคติ หรือดูจากผล
การปฏิบัติงานและพฤติกรรมของพนักงานประจำปีขององค์กร หรือเรียกอีกอย่างว่าเป็นการประเมินตนเอง
7.กระบวนการให้ข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.ขั้นเตรียมการแจ้งข้อมูลกัลผลการปฏิบัติงาน
2.ขั้นดำเนินการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
3.ขั้นการประเมินและการติดตามการแจ้งข้อมูลย้อนกลับ
3.รูปแบบการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
การแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กร
ผลกระทบทางบวกของการแจ้งผลหารือการปฏิบัติงานเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายในองค์กร
เกี่ยวกับประโยชน์ในด้านต่างๆ ระบบการแจ้งผลหารือการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ
อยู่รอดและความสำเร็จขององค์กร หากองค์กรไม่สามารถนำระบบเหล่านี้มาใช้ในการอาจจะพลาดโอกาสสำคัญในการดำเนินการได้ รบบการแจ้งผลหารือการปฏิบัติงานสามารถนำไปใช้
ประโยชน์โดยตรงในการสร้างแรงจูงใจกับพนักงาน เนื่องจากพนักงานจะทราบว่าตนเองจะต้องแสดง
พฤติกรรมอย่างไรเพื่อให้บรรลุ
การแจ้งข้อมูลย้อนกลับเปรียบเสมือนทรัพยากรของบุคคล
Cummings (1983) เห็นพ้องกับแนวคิดการแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กรมี
ความสำคัญและเป็นที่ยอมรับย่างกว้างขวาง ในขณะเดียวกันการแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรของ
บุคคลเช่นเดียวกัน เนื่องจากจะเป็นส่วนหนึ่งของการเติมเต็มเป้าหมายของบุคคลแทนการพิจารณาการแจ้งผลหารือที่เปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กร โดยบริบทของผลการปฏิบัติงานและบุคลิกภาพจะมีความสำคัญกับเป้าหมายที่มีความสำคัญอย่างมากต่อบุคคล การแจ้งผลหารือต่อพฤติกรรมของพนักงานจะ
ช่วยให้พวกเขาสามารถบรรลุป้าหมายและกลายเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าอย่างมาก
5.ลักษณะของข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.ข้อมูลย้อนกลับที่เป็นกลาง
เป็นการแจ้งข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาปราศจากการใช้ดุลย
พินิจใด ๆ หรือความคิดเห็นของตนเองสอดแทรกลงไปในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับ การแจ้งข้อมูลย้อนกลับที่
เป็นกลางทำให้พนักงานรับทราบผลการปฏิบัติงานที่สะท้อนถึงความเป็นจริง กล่าวคือ ทั้งด้านที่ดีและไม่ดี
ของพนักงานทำให้พวกเขาโอกาสที่จะแก้ไขปรับปรุงข้อบกพร่องและพัฒนาจุดดีให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
2.ข้อมูลย้อนกลับในทางที่ดี
เป็นการแจ้งข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมในประเด็นที่สร้างสรรค์ ประเด็นดีหรือเด่นของพนักงาน เป็นต้น ส่วนใหญ่ผู้บริหารจะกล่าวประโยดเหล่านี้สอดแทรกในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับ
3.ข้อมูลย้อนกลับในทางที่ไมีดี
ป็นการแจ้งข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมในประเด็นที่ต่ำ
ช่วยให้พนักงานทราบและสามารถนำไปแก้ไขปรับปรุงข้อบกพร่อง
4.ปัจจัยที่ส่งผลต่อการให้ข้อมูลย้อนกลับที่มีประสิทธผล
สถานการณ์
(Situational
Leadership Theory; SLT) ของ Hersey and Blanchard (1977) โดยผู้บังคับบัญชาจำเป็นต้องพิจารณาความแตกต่างของพนักงานทั้งในด้านระดับความมั่นใจ ระดับความพร้อม ระดับความสามารถ ระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละคนก่อนให้ข้อมูลย้อนกลับ ผ่านการพิจารณารูปแบบการให้ข้อมูลย้อนกลับที่หลากหลายที่เหมาะสมกับความสามารถและความเต็มใจของพนักงานตลอดจนสร้างแรงจูงใจให้เกิดขึ้นกับพนักงานแต่ละครั้งเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการปฏิบัติงาน
การจัดการที่สามารถดำเนินการได้
ผู้บังดับบัญชามั่นใจว่ากระบวนการออกแบบและการ
ตอบสนองจากการให้ข้อมูลย้อนกลับสามารถดำเนินการได้บนพื้นฐานของทรัพยากรและความ
ป็นจริงที่องค์กรมีอยู่ เมื่อใดก็ดามที่การให้ข้อมูลย้อนกลับไม่มีส่วนเชื่อมโยงกับความรู้
ความสามารถของพนักงานจะทำให้เป็นสิ่งที่ยากสำหรับพวกเขาในการประยุกต์ใช้ข้อมูล
เหล่านั้น และทำให้พวกเขาไม่ยากที่จะยอมรับหรือปฏิเสธข้อมูลที่ผู้บังคับบัญชาเสนอแนะได้
3.ความเฉพาะเจาะจง
การให้ข้อมูลย้อนกลับของผู้บังดับบัญชาควรมีความเฉพาะเจา
นคุณภาพและปริมาณในเป้าหมายในสิ่งที่ต้องการให้พนักงานดำเนินการหรือแส
พฤติกรรมออกมาและสื่อสารให้พวกเขาทราบอย่างชัดเจน ในขณะเดียวกันการให้ข้อมูลย้อนกลับก็ต้องมีความกระชับและเจาะจงเช่นเดียวกัน
4.ความสำคัญ
Hattie and Timperley (2007)ข้อมูลย้อนกลับจะมีความสำคัญก็ต่อเมื่อมีสิ่งต่างๆ ที่สื่อสารกับพนักงานมีความสำคัญพนักงานมีความรู้สึกเป็นเจ้าของ พนักงานสามารถทำกับควบคุมด้วยตนเอง และเป็นอิสระ
5.ระยะเวลา
Dempsey et al. (1993) เสนอแนะเกี่ยวกับ
ระยะเวลาการให้ข้อมูลย้อนกลับทันที (Immediate . Feedback) จะมีผลโดยดรงต่อการตอบสนองพฤติกรรมที่ผู้บังคับบัญชาต้องการให้พนักงานแสดงออก
6.ความเกี่ยวข้อง
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพผู้ส่งสารจำเป็นต้องส่งข้อความที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้รับสนใจ นอกจากนั้นข้อความต้องกระชับ ชัดเจน และเป็นประโยชน์ต่อผู้รับด้วย
เช่นเดียวกันกับการให้ข้อมูลย้อนกลับจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เฉพาะเจาะจง มีความท้าทายและสร้างความผูกพันมุ่งมั่นกับพนักงานในการปฏิบัติงาน
7.ความน่าเชื่อถือ
ความน่าเชื่อถือ ของการให้ข้อมูลย้อนกลับมีความสำคัญอย่างมาก เพราะจะทำให้พนักงานเกิดความเชื่อใจและศรัทธาในตัวผู้บังดับบัญชา โดยการให้ข้อมูลย้อนกลับของผู้บังคับบัญชา