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Controle e Gerenciamento de Documentos - Coggle Diagram

- - - - Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
    - - A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do suporte original
      - Considerando suas características físicas e estado de conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos documentos originais
      - Sem comprometer seu estado de conservação. Em nosso caso utilizaremos o escâner de mesa descrito abaixo.
    - - Requisitos
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
        
        Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
      - Premissas
        
        Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
- - - - Tendo em vista que o inventário dos documentos já tenha sido realizado, poderá ser realizada a definição do software que será utilizado.
      - Com o inventário à disposição, inicia-se o processo de análise que consiste em classificar os tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los e o tempo de arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
  - - - Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
      - Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
      - Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
      - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
      - Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
      - Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
    - - Cliente
        
        O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
        
        O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
        
        O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
      - Sistema
        
        Integração com ERP e CRM.
        
        O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
      - Mapeamento
        
        Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
        
        Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
  - - - Flexibilidade
        
        No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexível reduzirá o custo da adaptação a pequenas mudanças nos processos da empresa.
        
        A instituição contratante não arcará com custos adicionais caso softwares diferentes dos descritos acima sejam necessários.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
      - Caracteristicas
        
        Caso, após análise e definição do software, seja constatado que o mesmo, está aquém do esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada).
        
        Integração com o sistema de ERP da empresa;
        
        Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietários;
    - - Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e parametrizações no desenvolver do projeto.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
- - - - A substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos não usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é essencial no ganho de produtividade;
      - Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
    - - Além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede.
      - Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema;
      - Realização de testes de estresses e conexões de rede.
  - - - Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
    - - Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
    - - Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
      - Definição
        
        Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
        
        Número de usuários que utilizarão o sistema.
        
        Definição dos softwares necessários
      - Infraestrutura
        
        Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
        
        Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
        
        Área geográfica dos usuários relacionados.
  - - - É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas atividades. Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas;
      - Deverão ser realizados testes de:
        
        Hardware;
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
        
        Testes de estresses do Sistema;
    - - O sistema consegue atingir o objetivo? Qual o número máximo de transações realmente possível? Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará? Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware.
    - - Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
- - - - Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED.
  - - - Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
      - O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento.
      - Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
    - - Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
      - Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
      - Manual para Operação do Software: captura e digitação.
    - - Após o termino de três entregas sendo que a primeira é o treinamento dos operadores de suporte.
      - A segunda é o treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador.
      - Terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finaização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH.
  - - - É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas atividades. Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas;
      - Deverão ser realizados testes de:
        
        Hardware;
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
        
        Testes de estresses do Sistema;
    - - Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
  - - - Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
- - - - Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema. A consultoria apenas faz o levantamento e da a melhor opção para contratação, senso assim, intermediaria, não tento nenhuma alçada para decisão e contratação de fato.
      - A área financeira da instituição, junto a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a contratação antes do início do projeto.
      - A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviços com validade de um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação da prestação de serviços,
    - - O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução.
      - Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto.