Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน - Coggle Diagram
การแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
1.ความหมายการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
นักวิชาการและนักปฏิบัติงานด้านจิตวิทยาอุตสาหกรรม การจัดการทรัพยากรมนุษย์ ต่างให้ความหมายการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงานไว้อย่างน่าสนใจ โดย ผสุสี รุมาคม (2551) กล่าวว่า การแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน คือ ข้อมูลที่ถูกนำไปแจ้งให้ ผู้ปฏิบัติงานทราบเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ในการรักษาและการปรับปรุงการปฏิบัติงาน ข้อมูลย้อนกลับไม่ใช่คำแนะนำที่เป็นการบอกกับบุคคลบางคนถึงสิ่งที่เขาควรจะทำ แต่เป็นเพียงการทำให้บุคคลอื่นทราบว่าการปฏิบัติงานของพวกเขาส่งผลกระทบต่อผู้บังคับบัญชา และ/หรือเรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาอย่างไรบ้าง
2.วัตถุประสงค์การแจ้งผลหารือข้อมุลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน
3 เพื่อร่วมกันพิจารณาจุดแข็งและโอกาสในการปฏิบัติงานของพนักงานโดยมีผู้บังคับบัญชาและข้อมูลพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในอดีตเป็นแหล่งสนับสนุนทำให้พนักงานและผู้บังคับบัญชาเห็นจุดแข็งของพนักงานอย่างแท้จริงและสามารถนำมาพัฒนาและปรับปรุงเพื่อให้การปฏิบัติงานของพนักงานที่รับผิดชอบมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น
เพื่อร่วมกันกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการประเมินในครั้งต่อไปอันทำให้มาตรฐานที่กำหนดขึ้นมามีความเป็นไปมากที่สุดเนื่องจากเป็นมาตรฐานหรือเป้าหมายที่กำหนดขึ้นจากการประเมินศักยภาพของตนเองผ่านการพิจารณาของผู้บังคับบัญชาทำให้โอกาสได้รับความสำเร็จสูงกว่าการกำหนดจากผู้บริหารหรือองค์กรฝ่ายเดียว
เพื่อร่วมกันหาแนวทางแก้ไขปรับและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานที่พนักงานรับผิดชอบเนื่องจากผู้บริหารและพนักงานจะร่วมแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับปัญหาที่พบและหาทางออกร่วมกันส่งผลให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
เพื่อร่วมกันพิจารณาจุดอ่อนและอุปสรรคในการปฏิบัติงานของพนักงานโดยมีผู้บังคับบัญชาและข้อมูลพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในอดีตเป็นแหล่งสนับสนุนทำให้พนักงานทราบข้อบกพร่องของตนเองในอดีตรวมถึงอุปสรรคที่เกิดขึ้นและจะเกิดขึ้นและสามารถนำมาสร้างเป็นแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงให้พนักงานมีศักยภาพและหลีกเลี่ยงอุปสรรคที่จะเกิดขึ้น
เพื่อสร้างข้อตกลงระหว่างพนักงานกับผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเกณฑ์มาตรฐานวิธีการปฏิบัติงานร่วมกันเพื่อให้เป็นไปตามแนวทางที่ผู้บังคับบัญชากำหนดและสร้างความมั่นใจให้เกิดขึ้นระหว่างพนักงานและองค์กรว่าจะสามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ
เพื่อร่วมกันตั้งจุดมุ่งหมายร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงานในการปฏิบัติงานหรือเพิ่มลดความรับผิดชอบให้สอดคล้องกับศักยภาพของพนักงานและหน้าที่ที่รับผิดชอบทำให้พนักงานมีความคล่องตัวและมีโอกาสปลดปล่อยศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มความสามารถ
1.เพื่อตรวจสอบว่าผลการปฏิบัติงานของพนักงานว่าเป็นไปตามองค์กรหรือผู้บังคับบัญชาได้กำหนดขึ้นหรือไม่ มีประสิทธิภาพต่ำกว่าหรือสูงกว่าเท่าไรเมื่อเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่ได้ กำหนดไว้ให้พนักงานแต่ละคนรับผิดชอบ
เพื่อสำรวจตรวจสอบท่าทีของพนักงานว่ามีความพึงพอใจในการประเมินผลการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใดรวมถึงขอบเขตความรับผิดชอบการปฏิบัติงานที่พนักงานปฏิบัติงานตลอดจนสภาพแวดล้อมทั่วไปขององค์กรอันนำมาแนวทางพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้น
3.รูปแบบการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน มี2 รูปแบบ คิอ
3.1.การแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร คือ การรับรู้และการยอมรับผลการหารือผลการปฏิบัติงานของพนักงานและการตอบสนองจะขึ้นอยู่กับลักษณะของแหล่งข้อมูลผลการหารือการปฏิบัติงานธรรมชาติของข่าวสารและลักษณะความแตกต่างของบุคคลเช่นความน่าเชื่อถือ (Credibility) ความเชี่ยวชาญ (Expertise) ความไว้วางใจ (Trustworthiness) และแหล่งของอำนาจ (Power of the Source) ที่สามารถส่งผลต่อกระบวนการให้ข้อมูลผลการหารือการปฏิบัติงานไม่ว่าจะเป็นการรับรู้การยอมรับและการตอบสนองของพนักงานนอกจากนั้นยังมีปัจจัยต่างๆที่มีผลต่อการกระบวนการที่ผู้เกี่ยวข้องจำเป็นต้องพิจารณาเช่นเวลา (Timing) สัญลักษณ์ (Signs) และความถี่ของการให้ข้อมูลผลการหารือการปฏิบัติงาน (Frequency of the Feedback) ตลอดจนลักษณะความแตกต่างของบุคคลยังมีอิทธิพลต่อความรู้สึกและการอภิปรายสิ่งต่างๆที่ได้จากข้อมูลผลหารือการปฏิบัติงานที่ตนเองได้รับ
3.2 การแจ้งข้อมูลย้อนกลับเปรียบเสมือนทรัพยากรมนุษย์ของบุคคล คือ Cummings (1983) เห็นพ้องกับแนวคิดการแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กรมีความสำคัญและเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางในขณะเดียวกันการแจ้งผลหารือเปรียบเสมือนทรัพยากรของบุคคลเช่นเดียวกันเนื่องจากจะเป็นส่วนหนึ่งของการเติมเต็มเป้าหมายของบุคคลแทนการพิจารณาการแจ้ง
ผลหารือที่เปรียบเสมือนทรัพยากรขององค์กรโดยบริบทของผลการปฏิบัติงานและบุคลิกภาพจะมีความสำคัญกับเป้าหมายที่มีความสำคัญอย่างมากต่อบุคคลการแจ้งผลหารือต่อพฤติกรรมของพนักงานจะช่วยให้พวกเขาสามารถบรรลุเป้าหมายและกลายเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าอย่างมากพวกแสวงหาข้อมูลย้อนกลับ
4.ปัจจัยที่ส่งผลต่อการให้ข้อมูลย้อนกลับที่มีประสิทธิผล
Rouxelle 2013 ได้นำเสนอ7 หลักการ ดังนี้
ระยะเวลา เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ส่งผลต่อการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างมากหากผู้บริหารให้ข้อมูลย้อนกลับภายใต้กรอบระยะเวลาที่เหมาะสมและเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องถูกต้องและแม่นยำจะทำให้พนักงานเกิดการตระหนักและรับรู้พร้อมทั้งแสดงพฤติกรรมที่เหมาะสมในการตอบสนองต่อข้อมูลย้อนกลับของผู้บริหาร
ความสำคัญ คือ การให้ข้อมูลย้อนกลับจะมีความหมายและความสำคัญเมื่อข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับพนักงานและผู้บังคับบัญชาสื่อสารกับพนักงานมีความเชื่อมโยงกับคำติชมซึ่งมีความหมายเมื่อมันมีความเกี่ยวข้องกับพนักงานและเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่พนักงานรับผิดชอบตามที่หน่วยงานหรือองค์กรได้มอบหมายให้ดำเนินการ
ความเฉพาะเจาะจง คือ การให้ข้อมูลย้อนกลับของผู้บังคับบัญชาควรมีความเฉพาะเจาะจงทั้งในด้านคุณภาพและปริมาณในเป้าหมายในสิ่งที่ต้องการให้พนักงานดำเนินการหรือแสดงพฤติกรรมออกมาและสื่อสารให้พวกเขาทราบอย่างชัดเจน
ความเกี่ยวข้อง คือ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพผู้ส่งสารจำเป็นต้องส่งข้อความที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้รับสนใจนอกจากนั้นข้อความต้องกระชับชัดเจนและเป็นประโยชน์ต่อผู้รับด้วยเช่นเดียวกันกับการให้ข้อมูลย้อนกลับจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเฉพาะเจาะจงมีความท้าทายและสร้างความผูกพันมุ่งมั่นกับพนักงานในการปฏิบัติงาน
การจัดการที่สามารถดำเนินการได้ คือ ผู้บังคับบัญชามั่นใจว่ากระบวนการออกแบบและการตอบสนองจากการให้ข้อมูลย้อนกลับสามารถดำเนินการได้บนพื้นฐานของทรัพยากรและความเป็นจริงที่องค์กรมีอยู่เมื่อใดก็ตามที่การให้ข้อมูลย้อนกลับไม่มีส่วนเชื่อมโยงกับความรู้ความสามารถของพนักงานจะทำให้เป็นสิ่งที่ยากสำหรับพวกเขาในการประยุกต์ใช้ข้อมูลเหล่านั้นและทำให้พวกเขาไม่อยากที่จะยอมรับหรือปฏิเสธข้อมูลที่ผู้บังคับบัญชาเสนอแนะได้เช่นกัน
ความน่าเชื่อถือ ของการให้ข้อมูลย้อนกลับมีความสำคัญอย่างมากเพราะจะทำให้พนักงานเกิดความเชื่อใจและศรัทธาในตัวผู้บังคับบัญชาโดยการให้ข้อมูลย้อนกลับของผู้บังคับบัญชาจะต้องมีความชัดเจนตรงประเด็นไม่มีอคติและไม่ตัดสินใจบนพื้นฐานของสัญชาตญาณของตนเองมากกว่าข้อมูลเชิงประจักษ์
1.สถานการณ์ เป็นการนำแนวคิดตามทฤษฎีภาวะผู้นำตามการเปลี่ยนแปลง (Situational Leadership Theory; SLT) ของ Hersey and Blanchard (1977) มาใช้ในการช่วยอธิบายการให้ข้อมูลย้อนกลับที่มีประสิทธิภาพโดยผู้บังคับบัญชาจำเป็นต้องพิจารณาความแตกต่างของพนักงานทั้งในด้านระดับความมั่นใจระดับความพร้อมระดับความสามารถระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละคนก่อนให้ข้อมูลย้อนกลับ
6.แหล่งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน มี 5 แหล่งดังนี้
3.แหล่งข้อมูลจากเพื่อนร่วมงาน เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากผู้ร่วมปฏิบัติงานของพนักงานซึ่งเป็นบุคคลที่คลุกคลีและมีความใกล้ชิดกับพนักงานอย่างมากดังนั้นข้อมูลที่ได้จะสะท้อนซึ่งความเป็นจริงอย่างมากในทัศนคติและมุมของเพื่อนร่วมงาน
4.แหล่งข้อมูลจากภาระหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากภาระหน้าที่ที่พนักงานรับผิดชอบสามารถพบได้จากใบพรรณนาลักษณะงานของแต่ละตำแหน่งซึ่งจะบอกถึงขอบเขตความรับผิดชอบและความคาดหวังของภาระหน้าที่แต่ละด้านที่ถูกกำหนดให้พนักงานที่ดำรงตำแหน่งนั้นต้องปฏิบัติทั้งรูปแบบของเชิงปริมาณคุณภาพระยะเวลาหรือต้นทุน
2.แหล่งข้อมูลจากผู้บังคับบัญชา เป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากผู้บังคับบัญชาซึ่งเป็นผู้ที่อยู่ใกล้ชิดและเป็นบุคคลที่ทำการควบคุมดูแลสั่งการและพัฒนาให้พนักงานมีศักยภาพในการปฏิบัติงานข้อมูลเหล่านี้จะได้จากการสังเกตหรือการแสดงทัศนคติต่อพนักงานของผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับพฤติกรรมการปฏิบัติงานและผลการปฏิบัติงาน
5.แหล่งข้อมูลจากตัวพนักงานเองเป็นแหล่งข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานหรือการแสดงพฤติกรรมออกมาข้อมูลเหล่านี้สามารถสืบค้นได้จากการให้พนักงานแสดงความคิดทัศนคติหรือดูจากผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมของพนักงานประจำปีขององค์กรหรือเรียกอีกอย่างว่าเป็นการประเมินตนเอง (Self-Evaluation) และข้อมูลอาจอยู่ในเชิงปริมาณคุณภาพระยะเวลาหรือต้นทุน
1.แหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการขององค์กร เป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกจัดทําขึ้นจากองค์กรผ่านกระบวนการอย่างเป็นระบบและถูกออกแบบเฉพาะของแต่ละองค์กรโดยข้อมูลจะอยู่ในรูปข้อเท็จจริงที่ผ่านการสรุปและประมวลผลออกมารูปแบบของเชิงคุณภาพเชิงปริมาณระยะเวลาหรือต้นทุน
5.ลักษณะของข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน มี3 ลักษณะ ดังนี้
ข้อมูลย้อนกลับในทางที่ดี เป็นการแจ้งข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมในประเด็นที่สร้างสรรค์ประเด็นดีหรือเด่นของพนักงานเป็นต้นส่วนใหญ่ผู้บริหารจะกล่าวประโยคเหล่านี้สอดแทรกในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับเช่นผลงานของคุณโดดเด่นมากคุณทำได้ดีมากคุณเป็นคนที่มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่เป็นต้นจากผล
3 ข้อมูลย้อนกลับในทางไม่ดีเป็นการแจ้งข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมในประเด็นต่อกว่าเกณฑ์มาตรฐานหรือไม่เป็นไปตามที่ผู้บริหารคาดหวังให้เกิดขึ้นการแจ้งข้อมูลย้อนกลับประเภทหนึ่งช่วยให้พนักงานทราบและสามารถนำไปแก้ไขปรับปรุงข้อบกพร่องส่วนใหญ่ผู้บริหารจะกล่าวประโยคเหล่าในขณะแจ้งผลข้อมูลย้อนกลับ
1.ข้อมูลย้อนกลับที่เป็นกลาง เป็นข้อมูลผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมที่เกิดขึ้นในอดีตจนถึงปัจจุบันและผู้บริหารทำการรวบรวมและสรุปพร้อมทั้งแจ้งข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาปราศจากการใช้ดุลยพินิจใด ๆ หรือความคิดเห็นของตนเองสอดแทรกลงไปในการแจ้งข้อมูลย้อนกลับการแจ้งข้อมูลย้อนกลับที่เป็นกลางทำให้พนักงานรับทราบผลการปฏิบัติงานที่สะท้อนถึงความเป็นจริง
7.กระบวนการให้ข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน มี 3 ขั้นตอน ดังนี้
2.ขั้นดำเนินการแจ้งข้อมูลย้อนลับผลการปฏิบัติงาน การให้ข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน (Giving Informal Performance Feedback) เป็นการสื่อสารข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับพฤติกรรมที่คาดหวังให้พนักงานแสดงออกในการปฏิบัติงานทั้งนี้ข้อมูลต่างๆที่ผู้บังคับบัญชาให้จำเป็นต้องมีความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่พนักงานบุคคลนั้นรับผิดชอบนอกจากนั้นเป้าหมายหรือสิ่งที่องค์กรคาดหวังจำเป็นต้องให้พนักงานรู้สึกชอบและอยากจะใช้ความพยายามของตนอย่างเต็มความสามารถ
3.ขั้นการประเมินผลและการติดตามการแจ้งข้อมูลย้อนกลับ เป็นการประเมินผลการแจ้งข้อมูลย้อนกลับเป็นการตรวจสอบว่าสิ่งที่ผู้บังคับบัญชาแจ้งให้พนักงานมีการรับรู้และเข้าใจมากน้อยเพียงใดโดยเป็นขั้นที่เกิดขึ้นหลังจากการให้แจ้งข้อมูลย้อนกลับกับพนักงานเสร็จสิ้นไปแล้วส่วนการติดตามการแจ้งข้อมูลย้อนกลับเป็นการติดตามและตรวจสอบพฤติกรรมการแสดงออกของพนักงานว่าเป็นอย่างไร
1.ขั้นเตรียมการแจ้งข้อมูลย้อนกลับผลการปฏิบัติงาน เป็นการเตรียมการแจ้งข้อมูลย้อนกลับเป็นการจัดเตรียมข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมการแสดงออกของพนักงานในอดีตพร้อมทั้งดำเนินการเปรียบเทียบกับเป้าหมายหรือสิ่งที่องค์กรคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติโดย Larson jr (1984) กล่าวว่าการเตรียมการแจ้งข้อมูลย้อนกลับบริหารจำเป็นต้องพิจารณาถึงเป้าหมายผลการปฏิบัติงานที่เด่นชัด (Target กับความแตกงานของพนักงาน