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Gestión de archivos, Joselyn Dorado
L00372949 - Coggle Diagram
Gestión de archivos
Es el software que proporciona a los usuarios y aplicaciones de servicios para el uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos como a directorios.
Principales conceptos
Directorio: Es la unidad en la que se almacena un grupo de información. Dicha información debe mantener una relación directa entre sí, dentro de estos directorios también se pueden encontrar subcarpetas, las cuales permiten el mejoramiento de la organización.
Campo: Es un elemento de información, el cual contiene un valor fijo, un tipo de dato y una longitud.
Archivo: Conjunto de documentos y de información, el cual es organizado de manera que se mantenga una relación categórica y tipológica. El archivo es almacenado en cualquier parte del sistema, siempre registrado bajo un nombre de identificación.
Registro: Es el conjunto de campos, los cuales deben mantener una relación categórica, con el fin de ser establecidos como unidades.
Base de datos: Son el conjunto de datos que hacen parte de una misma categoría. Las bases de datos son registradas y almacenadas de manera sistemática y organizada, garantizando su posterior acceso.
Objetivos
- Optimizar la categorización de la información.
- Facilitar el acceso a los documentos.
- Revisar y garantizar la validez de los archivos.
- Brindar soporte directo ante el manejo de los datos y para los dispositivos de almacenamiento.
- Minimizar la pérdida de datos.
Función
La principal función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización de los datos.
- Identificar y localizar un archivo.
- Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.
- Bloquear el uso de archivos
- Ubicar archivos en bloques libres.
- Administrar el espacio libre.
- Permitir la transferencia de datos de unos usuarios a otros.
- Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más efectiva.
Ventajas
Evitamos la pérdida de documentos, ya que están seguros en su totalidad en un servidor documental central.
Evitamos la pérdida del tiempo, debido a que cualquiera que necesite la información puede tener acceso a ella desde su lugar de trabajo y sin intermediarios.
Mayor acceso a la información de manera segura y estructurada al poder definir diferentes permisos de acceso a los documentos dentro del sistema de gestión de archivos.
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, WEB, EMAIL, FAX, etc.
Fácil distribución mediante los conectores de salida de documentos, permitiéndonos enviar por Fax, Email, SMS, Correo electrónico, Correo postal, etc.
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