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GED - Coggle Diagram

- - - - Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED.
  - - - Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
      - Treinamento deve ser no local de trabalho.
      - Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
      - O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento.
      - Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
      - Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema.
        
        Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
        
        Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
        
        Manual para Operação do Software: captura e digitação.
    - - Neste item vamos considerar como finalizado após o termino de três entregas sendo que a primeira é o treinamento dos operadores de suporte, a segunda é o treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, e o terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos. Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finalização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH.
  - - - Testes
        
        Hardware
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
        
        Testes de estresses do aplicativo
        
        Testes de estresses da rede
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
        
        Testes de estresses da Web
        
        Análise dos resultados
        
        O sistema consegue atingir o objetivo?
        
        Qual o número máximo de transações realmente possível?
        
        Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
    - - Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
  - - - Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
- - - - Critérios de aceitação
        
        Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
  - - - Escâneres de mesa (flat bed)
        
        Requisitos
        
        Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
        
        Premissas
        
        Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
        
        Critérios de aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
- - - - Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
      - Definição dos softwares necessários.
      - Número de usuários que utilizarão o sistema.
      - Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
      - Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
      - Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
      - Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
        Estão inclusos no projeto: Seis (6) Servidores, sendo que três (3) serão virtuais e três (3) serão físicos.
    - - Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
- - - - O sistema consegue atingir o objetivo? Qual o número máximo de transações realmente possível? Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará? Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware.
- - - - Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto
      - Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas
      - Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição
      - Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos
      - Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes
      - Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores
- - - - Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado.
- - - - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
      - O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
      - O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
      - Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
      - Integração com ERP e CRM.
      - Depois dos requisitos serem atendidos
        
        Processos
        
        Definição dos tipos de licença;
        
        Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
        
        Definição dos prazos de circulação;
        
        Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
        
        Definição do perfil dos usuários;
        
        Definição dos níveis de acesso;
        
        Definição da política e do software de backup;
        
        Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
    - - Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
      - Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
      - Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
      - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
      - Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
      - Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
      - Integração com outros sistemas:
        
        Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile.
        
        Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietários;
        
        Flexibilidade: No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexível reduzirá o custo da adaptação a pequenas mudanças nos processos da empresa.
        
        Caso, após análise e definição do software, seja constatado que o mesmo, está aquém do esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada).
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
    - - Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e parametrizações no desenvolver do projeto.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.