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Las Siete Herramientas de la Administración y la Planeación - Coggle…

- - - - Herramienta para organizar en grupos una gran cantidad de ideas, opiniones, hechos, experiencias, etc. relacionadas con un problema extenso o área de tema. La organización en grupos se hace en base a una relación natural entre cada una de ellas, o en alguna otra función o asociación que las identifique. Esto más que un proceso lógico, es un proceso altamente creativo
        
        Diagrama de Afinidad – Objetivos.
        Organizar las causas de un problema. Clarificar el problema y direccionar la solución.
        Derribar barreras de comunicación y promover conexiones no tradicionales entre ideas / causas. Descubrir nuevas alternativas para una situación determinada.
        Promover la creatividad de todos los integrantes del equipo de trabajo, en todas las fases del proceso. :Promover el trabajo en equipo.
        
        Diagrama de Afinidad – Construcción del DA.
        
        Paso 1: Definición del problema de una forma clara, precisa, amplia y neutra, para que sea entendido de igual forma por todo el equipo de trabajo.
        
        Ejemplo: Desarrollar el enunciado de la visión de una empresa
        
        Paso 2:
        Que los integrantes del equipo generen la causas del problema a través de una lluvia de ideas o por cualquier otro método de generación o recolección de información.
        
        Lista de ideas:
        :explode:Bajo mantenimiento del producto.
        :explode:Empleados satisfechos.
        :explode:Cortesía en el levantamiento de pedidos.
        :explode:Bajo precio.
        :explode:Entrega rápida.
        :explode:Crecimiento en valor para el accionista.
        :explode:Trabajo en equipo.
        :explode:Apoyo técnico atento.
        :explode:Crecimiento personal de los empleados.
        :explode:Bajos costos de producción.
        :explode:Producto innovador.
        :explode:Innovación tecnológica constante.
        :explode:Elevada calidad.
        :explode:Empleados motivados.
        :explode:Diseños pequeños y ligeros.
        
        Paso 3:
        Se proceden a organizar las ideas en grupos, tomando una causa o idea y buscando alguna otra con la que tenga relación. En base al criterio de relación elegido, asigne un nombre al grupo de causas o ideas. Proceda de la misma forma hasta que tenga un número determinado de grupos de causas o ideas y algunas sueltas que no se relacionen entre sí, ni con ninguno de los grupos formados.
        
        Ejemplo:
        :check:Compete al valor para el cliente.
        :check:Bajo precio.
        :check:Bajo mantenimiento del producto.
        :check:Calidad elevada.
        :check:Compete al rendimiento sobre la inversión.
        :check:Elevado rendimiento de inversión.
        :check:Bajos costos de producción.
        :check:Crecimiento en el valor del accionista.
        :check:Compete al entorno de trabajo.
        :check:Empleados motivados.
        :check:Trabajo en equipo.
        :check:Crecimiento de los empleados.
        :check:Empleados satisfechos.
        :check:Compete al servicio al cliente.
        :check:Apoyo técnico atento.
        :check:Entregas rápidas.
        :check:Captura cortes de los pedidos.
        :check:Compete e la innovación en el producto.
        :check:Productos únicos.
        :check:Diseños pequeños y ligeros.
        :check:Características innovadoras.
        :check:Compete a la tecnología.
        :check:Innovación constante.
        
        Paso 4 : Hacer el diagrama
    - - Herramienta que permite identificar y explorar relaciones causales entre ideas, opiniones, temas o aspectos a considerar. Muestra que toda idea se puede vincular lógicamente con más de otra idea a la vez, y permite la posibilidad de “pensar lateralmente”, en lugar de “pensar linealmente”. Para poder identificar y explorar más fácilmente las relaciones, se requiere que la información haya sido estructurada previamente. Esta técnica se utiliza a menudo después de que mediante el diagrama de afinidad se ha aclarado el tema o problema.
      - Objetivos:
        Identificar la causa fundamental de un problema. Señalar claramente la relación entre un efecto y sus factores (causas), clarificándose la estructura del problema.
        *Ayuda a descubrir los medios para el logro de un propósito.
      - Características:
        Puede utilizar como punto de partida la información generada y estructurada (nombres o encabezados) en el Diagrama de Afinidad. La secuencia lógica se representa mediante flechas direccionales causa-efecto.
        Es un medio útil para organizar problemas que tienen interrelaciones complejas. Requiere : de un equipo de personas con conocimientos profundos de la situación que se esté manejando.
        Revela los factores clave en torno a una idea, problema o fenómeno central, descubriendo sus raíces.
        En ocasiones el diagrama resultante puede ser muy complejo, dificultando su interpretación. En estas situaciones, es indispensable el uso de la matriz de entradas y salidas. Debido a que el diagrama no está restringido a una estructura específica, se facilita la concepción y desarrollo de ideas.
      - Construcción del DR
        
        Seleccionar el equipo formado por las personas que dispongan del conocimiento necesario para tratar las distintas dimensiones del problema o tema a tratar.
        
        Escriba las ideas que se generaron (puede ser el resultado del diagrama de afinidad) en tarjetas, Post-It‘s, etc.
        
        Distribuya las ideas aleatoriamente en una hoja grande de papel, un tablero o pizarrón, etc.
        
        Determine las relaciones causales. Puesto que hay un tema principal, lograr la eficacia de los grupos, utilizaremos una ordenación convergente hacia el tema principal en las relaciones causales que buscamos.
        
        Una vez terminadas las relaciones, revisar el diagrama para depurarlo. Hecho esto, dibuje el diagrama definitivo
        Ejemplo : En una organización, mediante un DA se ha conseguido obtener una serie de ideas relativas a conseguir la eficacia en la actuación de los equipos de trabajo, resultando:
        
        Selección/ formación de los miembros del equipo
        
        Falta de objetivos que atacar
        
        Interferencia funcionales en la consecución de objetivos
        
        Dinámica de grupos
        
        No coherencia por parte de la dirección
        
        Análisis del DR
        
        El Análisis del D.R. se inicia contabilizando el número de flechas que “entran” y que “salen” de cada tarjeta
        
        :check:Factores claves: se denominan factores relevantes a aquellas ideas/temas que presentan el mayor número de flechas tanto entrantes como salientes, significando ésto que influyen o son influenciados en/por un gran número de ideas o temas.
        :check:Efectos clave: se denominan efectos clave aquellos cuyas tarjetas tengan muchas mas flechas entrantes que salientes…
        :check:Hitos clave: se denominan así a aquellas cuyas tarjetas tienen el mismo número de flechas entrantes que salientes…
        :check:Conductores clave: se denominan así a aquellas ideas/temas cuyas tarjetas tienen muchas mas flechas salientes que entrantes
    - - Objetivos.
        Mostrar bajo una estructura lógica las actividades necesarias para lograr una meta u objetivo
        Desplegar un objetivo en sus diferente sub objetivos. Desarrollar planes para una posterior evaluación.
        Exhortar a los integrantes del equipo a ampliar su modo de pensar al crear soluciones. Evitar omitir actividades básicas que puedan ocasionar problemas en el cumplimiento de la meta.
        Mover al equipo de planificación de la teoría al mundo real. Mantener a todo el equipo vinculado a las metas y submetas generales de una tarea.
        
        Características.
        Traduce un objetivo general o básico en acciones necesarias para lograrlo. Inicia con una causa central obtenida de un diagrama de relaciones, de los encabezados o nombres de un diagrama de afinidad, o bien con cualquier otro tema u objetivo.
        Lograr el mayor grado de detalle posible (acciones) a través de identificar relaciones lógicas entre las acciones intermedias. Se desarrolla en forma estructurada, de lo general a lo específico.
        
        Construcción del DAR
        
        Paso 1: Acordar entre los miembros del equipo la definición del asunto, problema u objetivo básico. Debe ser clara y concisa, sencilla y fácil de entender.
        Paso 2: Definir medios. A partir del objetivo básico se definen los medios que están directamente ligados a dicho objetivo, esta definición se realiza sucesivamente hasta alcanzar el detalle necesario.
        Paso 3: Lectura crítica del diagrama. Confirmar cada una de las líneas críticas o caminos realmente lleven a una acción o contribuyen al objetivo básico.
    - - Matriz De Interrelaciones
        
        Este tipo de herramienta facilita la identificación de las relaciones que pudieran existir entre dos o más factores, sean éstos: problemas, causas y procesos; métodos y objetivos; o cualquier otro conjunto de variables. Una aplicación frecuente de este diagrama es el establecimiento de relaciones entre requerimientos del cliente y características de calidad del producto o servicio.
        Las conexiones lógicas o relaciones entre dos elementos y la fuerza de esta relación son mostradas por medio de una matriz y una simbología previamente establecida.
      - Matriz De Relaciones
        
        Objetivo.
        Identificar los factores principales de un conjunto de elementos que afectan la situación bajo estudio. Identificar los “pocos vitales” de una gran cantidad de elementos, tareas, actividades, etc.
        *Señalar claramente la relación entre un elemento (efecto) y un conjunto de elementos que lo influyen (causas).
        Caracteristicas.
        El conjunto de información dentro de los vectores de la matriz puede ser agrupada por afinidad. Se puede detectar la dependencia entre conjuntos de variables mostrando las relaciones críticas.
        Se identifican los grados de importancia de columnas y renglones a través de acumular las relaciones correspondientes. Constituye un método gráfico que facilita el análisis de información entre múltiples elementos.
        *Debido a su gran versatilidad, es una herramienta muy utilizada.
        
        ¿Cómo hacerla?
        
        Paso 1: Determinar los factores. Los factores que conformarán las columnas o vectores de la matriz. Paso 2: Determinar la forma de la matriz. La forma está en función del número de vectores que se desea relacionar.
        Paso 3: Establecer relaciones. Identificar las relaciones entre los elementos de los vectores. Y priorizar la importancia de los elementos de los vectores.
        Paso 4: Análisis de la matriz. Ponderación de los datos o elementos de cada vector, a través del peso dado a cada una de las relaciones.
        Utilizando la escala anterior, al final de la tabla se suman los pesos de las relaciones para cada columna de la matriz.
        PASO 5: Ponderar los “cómos” utilizando las relaciones y el grado de importancia. Utilizando la escala anterior, al final de la tabla se suman los pesos de las relaciones para cada columna de la matriz.
      - Matriz De Priorización
        
        Herramienta que prioriza tareas, actividades, elementos, productos, problemas, etc., utilizando uno o más criterios.
        
        Objetivos.
        Herramienta que permite identificar los“pocos vitales” de una gran cantidad deelementos, tareas, actividades, etc., que afectan la situación bajo estudio Ayuda a determinar la secuencia en la cual de ejecutarse un conjunto de actividades.
        *Permite la asignación de recursos (limitados) a través de identificar las actividades prioritarias.
        
        Características.
        Puede combinarse con un diagrama de árbol.
        *Para establecer prioridades de un conjunto de elementos, se comparan entre ellos por pares de acuerdo a un criterio. Una matriz es la mejor estructura para hacer esto.
        
        ¿Cómo hacerla?
        :check:1: Determinar los elementos a priorizar y el criterio de priorización.
        :check: 2: Determinar la importancia relativa de cada problema, comparando cada elemento con todos los demás.
        :check: 3: Seleccionar los elementos prioritarios. Esto se hace al leer los pesos de los renglones de la matriz, más grande el peso, el elemento es más relevante o de mayor impacto para el criterio.
    - - Herramienta utilizada para programar las actividades necesarias para el cumplimiento de una tarea compleja, en el menor tiempo posible, controlando el progreso de cada una de estas.
        
        Objetivos.
        -Determinar : el tiempo óptimo de ejecución (camino crítico) de una tarea compleja;
        -Cumplir con el tiempo óptimo de ejecución;
        -Identificar las actividades necesarias para lograr el cumplimiento;
        -Hacer un plan completo y detallado;
        *Revisar un plan en la etapa de planeación;
        -Juzgar cuáles son las prioridades del proyecto.
        
        CARACTERISTICAS.
        Se utiliza en la administración de proyectos, cuando hay poco margen de error en la duración estimada.
        -Es similar a un diagrama de flujo en cuanto a que muestra las actividades en secuencia de ejecución, pero incluye el factor tiempo como variable a controlar.
        -Coordina tareas simultáneas para optimizar la solución del plan.
        -Permite minimizar la duración de un proyecto haciendo un uso óptimo de los recursos disponibles.
        -Permite la evaluación periódica y objetiva de un proyecto.
        
        ¿COMO HACERLO?
        Paso 1: Obtención de actividades o trabajos. Mediante una discusión en grupo, enlistar en una hoja todas las actividades para realizar el proyecto.
        Paso 2: Preparación de las tarjetas de actividades. Dibujar línea para dividir tarjeta en dos partes, poner en parte superior la actividad.
        Paso 3: Correlación de las tarjetas de actividades. Se acomodan en hojas de rotafolio o cartulinas de acuerdo a la interrelación que hay entre ellas: actividades anteriores, posteriores o paralelas.
        Paso 4: Determinar la colocación de las tarjetas de actividades. Encontrar el proceso en el cual se pueden colocar mayor número de actividades.
        Paso 5: Análisis para establecer los tiempos requeridos. Se analiza el tiempo requerido para cada actividad y se coloca en la parte inferior de la tarjeta.
        Paso 6: Cálculo del tiempo para cada evento o nodo. Cada evento o nodo cuenta con tiempo mínimo y máximo para que la actividad que inicie en el nodo “i” pueda comenzar y se expresan por tmín,i y tmáx,i respectivamente.
    - - El diagrama de contingencia planea el avance hacia un objetivo, anticipando en lo posible aquellas condiciones indeseables y proponiendo contramedidas a éstas. Su fin es el de sacar a relucir eventos y contingencias que ocurren al llevar a cabo cualquier plan de implementación.
        
        OBJETIVOS.
        -Prevenir que ocurra una condición indeseada.
        -Estar preparado para enfrentar una condición indeseada en caso de que ésta se presente.
        
        CARACTERISTICAS.
        -Promueve el descubrimiento de posibles problemas al implementar un plan.
        -Se desarrolla en forma secuencial, bajo un sistema estructurado similar al diagrama de árbol.
        -Utiliza la información del primero o segundo nivel de un diagrama de árbol.
        -Requiere del conocimiento y gran cantidad de información para determinar correctamente las contingencias.
        
        ¿COMO HACERLO?
        Paso 1: Determinar el flujo de las actividades a realizar. Generar por medio de un diagrama de árbol, las actividades necesarias para cumplir con una meta, así como la secuencia de implantación.
        Paso 2: No abusar del detalle. No se debe ir más allá de un segundo nivel de detalle.
        Paso 3: Determinar las contingencias. Para cada uno de los pasos se hacen las preguntas: Paso 4: Establecer contramedidas y evaluarlas. Se determinan por medio de una lluvia de ideas y se colocan debajo de cada problema. Se evalúan de acuerdo a su factibilidad circulando las factibles: las no factibles se marcan con una cruz.