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:red_flag:Sistema GED - Coggle Diagram
:red_flag:Sistema GED
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Requisitos
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
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Hardware
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Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
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Importante
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Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
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Parametrizações
Toda parametrização de funcionamento do sistema assim como de usuários serão feitos pela consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição. A consultoria ainda dará suporte pelo tempo determinado em contrato.
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Usuários e seus perfis
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Comitê Variável
recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor
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Processos de alerta
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Após a revisão, ou atualização, ou solicitação de tornar obsoleto, a usuário administrativo encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação.
As pessoas do comitê recebem também um e-mail informando que há documento pendente de aprovação/reprovação.
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