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Sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos) - Coggle Diagram
Sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
Pesquisa
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
Inicialização
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede.
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema;
Planejamento
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS -
Definição do local de armazenamento;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
Encerramento
A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviços com validade de um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação da prestação de serviços,
Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema. A consultoria apenas faz o levantamento e da a melhor opção para contratação, senso assim, intermediaria, não tento nenhuma alçada para decisão e contratação de fato.
A área financeira da instituição, junto a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a contratação antes do início do projeto.