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Gestão Eletrônica de Documentos - Coggle Diagram
Gestão Eletrônica de Documentos
Consultoria
Requisitos
dimensão do item documental
Inventário e classificação dos documentos
modelo SaaS
local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Digitalização
tratamento arquivístico
seleção
identificação
organização
características físico-químicas
tipos documentais
quantificação
realizado nas instalações da instituição
Critérios de aceitação
Indexação
minucioso exame do suporte original
características físicas
estado de conservação
fidelidade visual
sem comprometer seu estado de conservação
Escâneres de mesa
planos em folha simples
não se aplica a documentos encadernados
ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação.
não poderá exceder a área de escaneamento
Critérios de aceitação
Especificação de identidade
fim da fase de indexação
Documentos no servidor
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas
equipamentos que suportem o software
Instalação Web
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
aprovação das partes interessadas e do patrocinador
Hardware
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Sistemas de backup
Hardware para armazenagem física para os documentos
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Piloto I
Instalação e testes
Testes
Hardware;
Teste de software
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados
Parametrizações
Usuários e seus perfis
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
cadastrar qualquer documento o mesmo terá campos obrigatórios
Processo de Alerta
Suporte
acompanhar toda implantação
especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível
Instalação do Servidor
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
política de segurança, já estabelecida.
política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos
utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
Integração com ERP e CRM
Definição dos tipos de licença
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
Definição dos níveis de acesso;
Definição dos prazos de circulação
Definição do perfil dos usuários;
Definição da política de mudança de fornecedor
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Características / funcionalidades
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento
Permitir a definição de referências cruzadas
Recuperar documentos de um disco óptico
Integração com outros sistemas
Critérios de Aceitação
confirmação que o mesmo atende os requisitos
aprovado pelo gerente de TI
Integração com o sistema de ERP
verificar a portabilidade dos arquivos
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile
escolha de um software flexível
contratante não arcará com custos adicionais
Instalação
responsabilidade do revendedor
suporte e parametrizações no desenvolver
suporte e parametrizações no desenvolver
Critérios de Aceitação
todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado
Software
definição do software que será utilizado
normas do CENADEM
SGDB (sistema gerenciador de banco de dados)
software GED
OCR e Captura de dados
software via internet
Implantação
Instalação
Hardware
Software
Treinamento
Diferentes níveis
ensinar aos usuários finais
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Treinamento deve ser no local de trabalho
instruções necessárias para assegurar conforto
montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento
Participação do RH da instituição no planejamento
administração os treinamentos
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Piloto II
refazer os testes de funcionalidades e velocidade
qualquer modificação, deverá ser aberto na base “Query change”
Acompanhamento
Ficará disposição um analista de sistema para suportar os usuários
Os custos de transporte, refeição e hospedagem do analista ficam a cargo da consultoria
Testes
Hardware
Teste de software
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
O sistema consegue atingir o objetivo
Qual o número máximo de transações realmente possível
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará
Encerramento
Contrato de Licença de Uso
Termo aditivo contrato
Termo de Entrega
Data
Assinatura dos participantes
Projeto finalizado