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Gobierno Por Resultados (GPR) - Coggle Diagram
Gobierno Por Resultados (GPR)
¿Qué es?
GPR es una solución robusta para la implementación de
mejores prácticas de administración de proyectos
Identificación y registro de proyectos de inversión
Mejores prácticas de administración
Alineación de los proyectos con los objetivos
Implantación de estándares
Optimización de portafolios
Participación colaborativa de equipos multifuncionales
GPR es una solución para la alineación vertical y
horizontal del Estado
Alineación de planes
Misión, visión, mapa de riesgos estratégicos, objetivos, estrategias e indicadores
GPR es una solución ejecutiva para la medición y gestión de resultados
Medición y Gestión de resultados
Identificación y configuración correcta de indicadores
Jerarquías de indicadores de actividades
Resultados agrupados
Tableros de indicadores y herramientas de gestión
GPR es una solución para incrementar la madurez
organizacional de administración de procesos
Identificación y registro de la cartera de procesos
Alineación de procesos a los objetivos
Evaluación de importancia vs desempeño
Priorización, selección y diagnóstico
Elementos del despliegue del GPR
Modelo GPR
Sistema Integrado
Metodología probada
Tableros de control
Soporte por expertos
Análisis e informes
Sesiones ejecutivas
Certificación Interna
Sesiones individuales
Talleres GPR
Alcance del GPR
Transformación de la Administración Pública Central
Complementación e interacción con sistemas actuales
Enfocado en la gestión y no tanto en la planificación
Unidades operativas - beneficiarios
Beneficios esperados del GPR
Operativizar el Plan Nacional del Buen Vivir
Mejorar la ejecución del presupuesto gubernamental
Mejorar la calidad de la toma de decisiones durante los gabinetes
Enfocar al Gobierno en las áreas de mayor urgencia
Mejorar la colaboración matricial y corresponsabilidad
horizontal entre las instituciones
Desmantelamiento de los procesos
burocráticos
Desarrollar competencias institucionales en:
Planificación estratégica
Operativa
Gestión de resultados
Ciclo de Planificación y Gestión (PARTE 1)
I. Preparación
II. Planificación estratégica
Propósito
Establecer (o validar) los planes estratégicos de la institución compuestos de:
Visión, misión, objetivos, estrategias, indicadores y riesgos
Participantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Máxima Autoridad
Ejecutivos Responsables de los Planes Específicos
Interesados Seleccionados en la Etapa I
Proceso
Sesión Ejecutiva de Planificación
Estratégica de la Entidad
Definición / Validación de misión y visión
Se revisan las metas y los resultados de los indicadores de la visión
Se determinan acciones correctivas y preventivas necesarias para mitigar el riesgo en caso de desviaciones
Definición / Actualización de objetivos y estrategias
Basado en objetivos y estrategias del ciclo anterior de planificación
Los participantes de la sesión ejecutiva revisan los objetivos y estrategias
Definición / Actualización de indicadores y metas
Revisan los indicadores y metas para determinar uno o más indicadores para cada objetivo estratégico definido
Identificación y análisis de riesgos
Identificación, evaluación y tratamiento a los riesgos estratégicos con el propósito de reducir la probabilidad y el impacto de posibles amenazas
Sesiones Ejecutivas de Planificación Estratégica de Niveles 2 y 3
Definición / Actualización de objetivos y estrategias
Basado en los objetivos y estrategias del ciclo anterior de planificación
La máxima autoridad es la responsable de validar y de autorizar los objetivos y estrategias finales y asegurar su alineación al plan estratégico
Definición / Actualización de indicadores y metas
Los ejecutivos responsables de planes de segundo o tercer nivel revisan los insumos relevantes a indicadores y metas
Los indicadores de segundo o tercer nivel agrupan las metas y resultados del nivel operativo, estos se llaman “indicadores agrupados” en la herramienta GPR.
Identificación y análisis de riesgos
Evaluación y tratamiento a los riesgos organizacionales con el propósito de reducir la probabilidad y el impacto de posibles amenazas
Aprobación y cierre de planes
Revisión de calidad y validación técnica de indicadores y metas
Revisión de calidad metodológica y una revisión de calidad técnica por parte de los líderes metodológicos GPR
Aprobación por los titulares de planes estratégicos
Revisión, validación y aprobación del plan y compromiso organizacional para la actualización y gestión del plan en la herramienta GPR
Aprobación por la entidad rector
Los planes estratégicos institucionales deberían ser aprobados por la institución rectora de la institución
Entrega formal del reporte de Cierre del Plan GPR
Presentar en la fecha determinada por la Secretaría Nacional de la Administración Pública, un Reporte de Cierre del Plan GPR aprobado y suscrito
Control de cambios al plan entregado
Una vez aprobados y cerrados los planes estratégicos, los cambios deben ser controlados por las autoridades correspondientes.
Propósito
Determinar el alcance del ciclo de planificación y gestión que se emprende
Establecer el propósito de la planificación
Identificar a los ejecutivos y las áreas de la institución involucradas
Elaborar o recopilar los insumos para la actualización de los planes estratégicos
Particpantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Servidores públicos u otros involucrados
Proceso
Determinación de Requerimiento y
Alcance de Planificación
Identificación de necesidad
Inicia disparado por una necesidad detectada por el responsable del proceso de planificación u otros involucrados
Análisis de Impacto
Proporciona la información de los elementos y niveles de planificación que se requiere desarrollar/revisar en el ciclo de planificación y gestión
Determinación del alcance
Universo de los elementos de la jerarquía de planes que estará involucrado en la planificación y el periodo (tiempo)
Plan de Logística
Identificación de los interesados
Mapa de interesados (stakeholders) ayudará en la identificación de participantes para el proceso de planificación
Definición de roles para la planificación
Incluye, los grupos participantes y el cronograma con la secuencia de actividades.
Elaboración del cronograma
Plan de trabajo para las etapas subsecuentes del ciclo de planificación y gestión
Inicio y Generación de Insumos
Inicio del ciclo de planificación
Se socializa a los interesados el plan de trabajo
Sesión de pre-planificación
Se realiza una sesión ejecutiva (un dia) en el que se analiza factores:
Organización y cultura, procesos,
proyectos, personas y tecnología
Recopilación de información relevante
El administrador del proceso de planificación y su equipo debe asegurar la recopilación y disponibilidad de los insumos detallados en las etapas subsiguientes
Ciclo de Planificación y Gestión (PARTE 2)
III. Planificación Operativa
IV. Gestión de Resultados
Propósito
Gestión continua de los planes estratégicos y operativos con el fin de registrar los resultados de un periodo
Evaluar periódicamente el desempeño
Identificar desviaciones
Establecer las acciones preventivas y correctivas pertinentes
Participantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Servidores públicos responsables de algún elemento de los planes a cualquier nivel
Proceso
Registro de Resultados
Registro de Resultados Obtenidos
Mensualmente, o de acuerdo a la configuración de los indicadores
Integración de Información de Soporte
Anexo de archivos informativos en el GPR para mantener una bitácora de la historia de desempeño de la unidad sobre el tiempo
Evaluación del Desempeño
Evaluación de Avance
Establecer reuniones regulares de evaluación de resultados con el equipo ejecutivo
Gestión de Alertas
Analizar los resultados obtenidos para reducir el riesgo de no alcanzar los resultados
Gestión de Cambios
Solicitud de Cambios
Cambio con la documentación de soporte pertinente y un análisis de las implicaciones e impacto del cambio si este fuese aprobado
Identificación de Cambios Requeridos
Realización de Cambios
V. Gestión Operativa
Propósito
Gestión continua de los proyectos y procesos de la unidad
Asegurar la aplicación de buenas prácticas y la metodología GPR en la gestión de los mismos
Participantes
Director de la unidad.
Líder metodológico GPR.
Líderes de proyectos.
Patrocinadores ejecutivos de proyectos.
Responsables de procesos
Proceso
Administración de Proyectos
Anteproyectos
Entendimiento de la necesidad que da origen a un proyecto
Representa un proyecto potencial que aún no está completamente definido
Fase de Definición
Una vez que se autoriza el inicio de la definición del proyecto y hasta que se recibe la asignación de recursos y presupuesto para su ejecución
Fase de Planeación
Una vez que se haya asignado recursos para su ejecución y hasta que se aprueban los planes detallados por el patrocinador ejecutivo
Fase de Ejecución
Una vez que los planes detallados han sido aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan todos los productos del proyecto
Fase de Cierre
Una vez realizadas todas las actividades de elaboración de entregables y hasta que se emiten las actas de entrega-recepción final y el reporte final del proyecto es aceptado
Administración de Procesos
Identificación
Identificación, registro y clasificación de los procesos de la unidad en la herramienta GPR
Alineación
Alinearlo a uno o más objetivos operativos para determinar su posible impacto en el alcance de indicadores y metas
Evaluación
Una vez evaluados todos los procesos, se realiza una priorización y selección de los procesos “comatosos” a mejorar
Selección
Se consultan en el GPR los resultados de las evaluaciones de importancia vs. desempeño
Análisis
Mejora
Tomando en cuenta los resultados del análisis de características del proceso comatoso, se selecciona la estrategia adecuada para mejorarlo
Gestión
Se determinan indicadores de desempeño para los procesos con base en las características “críticas” a mejorar
Propósito
Establecer (o validar) los planes operativos de la institución compuestos de: objetivos, indicadores, riesgos, atribuciones, proyectos y procesos
Participantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Directores de Unidades Operativas
Equipos Operativos
Procesos
Sesión de Planificación Operativa de la Unidad
Revisión de objetivos, estrategias e indicadores del nivel superior
Para identificar los temas de mayor importancia para la unidad
Validación de atribuciones de la Unidad
Asegurar la actualización de atribuciones en la herramienta GPR y la realineación de objetivos y procesos a las nuevas atribuciones
Actualización y alineación de objetivos operativos
Debe existir una relación causa-efecto y una alineación entre cada uno de los objetivos, entre estos, las estrategias y planes de la institución
Definición de indicadores y metas
Monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar los resultados esperados
Identificación y análisis de riesgos
Identificar posibles amenazas al logro de los resultados
Evaluación de factibilidad del plan operativo
Evaluación de los proyectos actuales
Se evalúan los objetivos, indicadores y metas del plan operativo para asegurar una cobertura suficiente de proyectos para poder alcanzar las metas planteadas
Evaluación de procesos
Se evalúa el desempeño actual de los procesos de la unidad para determinar la necesidad de ajustar o agregar objetivos operativos, y evaluar la factibilidad del plan operativo
Evaluación de riesgos
Se analizan los riesgos con el propósito de determinar las brechas y los requerimientos para nuevos proyectos de la unidad
Identificación de brechas y generación de nuevos proyectos
Implica la justificación de los mismos en las etapas posteriores del ciclo de planificación y gestión operativa
Aprobación y Cierre de Planes
Revisión de calidad y validación técnica de indicadores y metas
Justificación de nuevos proyectos y presupuestos solicitados
Presupuestos identificados en el análisis anterior deberán ser registrados en la herramienta GPR como “Anteproyectos”,
Aprobación por el titular del plan operativo
Entrega formal del Reporte de Cierre del Plan GPR
Deben cumplir con las directrices vigentes de la Norma Técnica de Gobierno Por Resultados
Control de cambios al plan entregado
El control de cambios a los planes GPR se regirá por las directrices vigentes de la Norma Técnica de Gobierno Por Resultados