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GUÍA METODOLÓGICA DEL GPR AÑO 2021
Ciclo de Planificación y Gestión
Un ciclo de planificación y
gestión consta de cinco etapas.
Etapa I: Preparación
Propósito
Determinar el alcance del ciclo de planificación y gestión que se emprende, establecer el propósito de la planificación, identificar a los ejecutivos y las áreas de la institución involucradas.
Participantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Servidores públicos u otros involucrados
Proceso
Recomendaciones metodológicas
Se realizará al menos un ciclo de planificación y gestión anual para revisar los planes y establecer los indicadores y las metas para la gestión anual de los resultados de la institución.
Etapa II: Planificación Estratégica
Propósito
Participantes
Proceso
Insumos
Resultados de la sesión de pre-planificación.
Objetivos, estrategias e indicadores de los planes de nivel superior (ej., Agenda Sectorial, Plan Nacional para el Buen Vivir).
Objetivos, estrategias e indicadores de Programas Sectoriales, Programas Nacionales u otros planes rectores de la institución.
Avance actual de planes estratégicos / operativos, procesos y proyectos en GPR.
Línea base de los indicadores con resultados realizados de los últimos periodos.
Norma Técnica vigente de Gobierno Por Resultados.
Recomendaciones metodológicas
En las sesiones ejecutivas se recomienda un facilitador experimentado para optimizar el tiempo invertido por las autoridades y la calidad de los resultados.
Se recomienda que cada sesión o reunión de planificación empieza con las cuatro Ps: Propósito, Producto, Proceso, Personas
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Máxima Autoridad
Ejecutivos Responsables de los Planes Específicos
Interesados Seleccionados en la Etapa I
Establecer (o validar) los planes estratégicos de la institución compuestos de: visión, misión, objetivos, estrategias, indicadores y riesgos.
Etapa III: Planificación Operativa
Propósito
Participantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Directores de Unidades Operativas
Equipos Operativos
Proceso
Insumos
Resultados relevantes a la unidad de la sesión de pre-planificación
Objetivos, estrategias e indicadores de los planes de nivel superior
Avance actual del plan operativo, procesos, y proyectos en GPR.
Línea base de los indicadores con resultados alcanzados de los últimos periodos.
Información presupuestaria de la unidad incluyendo PAI, POA, PAC
Recomendaciones metodológicos
Se deben evaluar a los objetivos operativos
Analizar la causalidad estrategias-objetivos para identificar fuentes internas
Procurar tener un conjunto balanceado de indicadores para cada objetivo
Establecer (o validar) los planes operativos de la institución compuestos de: objetivos, indicadores, riesgos, atribuciones, proyectos y procesos.
Etapa IV: Gestión de Resultados
Propósito
Participantes
Administrador del Proceso de Planificación Estratégica
Líder Metodológico GPR
Servidores públicos responsables de algún elemento de los planes a cualquier nivel.
Proceso
Recomendaciones metodológicas
Registro de resultados: Los resultados de cada indicador deben ser registrados en el GPR, 10 días después de que se requiera de acuerdo a su periodicidad
Evaluación del desempeño: Se recomienda dos tipos de consecuencias en relación a la actualización y evaluación del desempeño: Consecuencias disciplinarias; atención, consejo y soporte de acuerdo a la necesidad
Gestión continua de los planes estratégicos y operativos con el fin de registrar los resultados de un periodo, evaluar periódicamente el desempeño y en caso de identificar desviaciones, establecer las acciones preventivas y correctivas pertinentes
Etapa V: Gestión Operativa
Propósito
Gestión continua de los proyectos y procesos de la unidad con el fin de asegurar la aplicación de buenas prácticas y la metodología GPR en la gestión de los mismos
Participantes
Director de la unidad.
Líder metodológico GPR.
Líderes de proyectos.
Patrocinadores ejecutivos de proyectos.
Responsables de procesos.
Proceso
Recomendaciones metodológicas
Nombres de procesos.- El nombre de un proceso debe iniciar con un sustantivo derivado de un verbo terminado en “ción”. Ejemplo: Programación, Planificación.
Regla 80-20.- El principio de Pareto, según el cual la mayor parte de cualquier cosa proviene de la menor parte de otra o, en otras palabras, el 20% de las acciones logra el 80% de los resultados, mientras que el 80% restante sólo causa un 20% de los efectos deseados.
¿Qué es Gobierno por Resultados?
Conjunto de conceptos, metodologías y herramientas que permitirá orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento de objetivos y resultados esperados.
Integrado de 4 soluciones en un solo sistema
GPR es una solución para la alineación vertical y horizontal del Estado
GPR es una solución robusta para la implementación de mejores prácticas de administración de proyectos
GPR es una solución para incrementar la madurez organizacional de administración de procesos
GPR es una solución ejecutiva para la medición y gestión de resultados
GPR en el Ecuador
30 de noviembre de 2010 bajo el Decreto Ejecutivo N°555
Implementación
En todas las instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva, a cargo de la Secretaría Nacional de la Administración Pública
En la Disposición General Segunda donde se dispone que la Secretaría Nacional de la Administración Pública determinará los lineamientos generales mediante los cuales se implementará el proyecto Gobierno por Resultados-GPR
Beneficios esperados del GPR
Operativizar el Plan Nacional del Buen Vivir.
Mejorar la ejecución del presupuesto gubernamental.
Mejorar la calidad de la toma de decisiones durante los gabinetes sectoriales y ampliados.
Enfocar al Gobierno en las áreas de mayor urgencia de mejora.
Mejorar la colaboración matricial y corresponsabilidad horizontal entre las instituciones del Gobierno.
Ayudar en el desmantelamiento de los procesos burocráticos.
Modelo GPR en el Gobierno del Ecuador
Conceptos y recomendaciones metodológicas
Misión:
propósito de una institución es la razón fundamental de su existencia. Contesta a
la pregunta de por qué existe la institución.
Visión:
expresa el estado futuro deseado de una institución y sirve para orientar a la institución y forma la base principal para desarrollar los objetivos.
Atribuciones:
es un enunciado que refleja las responsabilidades atribuidas a la institución dentro de su marco legal.
Objetivos:
estado deseado a alcanzar. Es un enunciado breve que define los resultados esperados de la institución y establece las bases para la medición de los logros obtenidos.
Tipos
Mapa estratégico:
proporciona un marco de referencia para ilustrar de qué forma los objetivos y sus estrategias vinculan a los activos intangibles con los procesos de creación de valor.
Estrategia:
lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican “como” lograr el objetivo.
Riesgos:
evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre, tiene un efecto negativo y amenaza el logro de un resultado. En el GPR se administran los riesgos al cumplimiento de los objetivos en los planes estratégicos/operativos y los riesgos al cumplimiento de los hitos de un proyecto.
Medición de desempeño:
son los “signos vitales” de la institución y comunican aquello que es importante a toda la institución.
5 Razones para medir
Mejorar:
Tomar acciones preventivas o correctivas.
Planear y predecir: Solicitar recursos, definir presupuestos.
Competir:
Identificar fortalezas y debilidades.
Incentivar y recompensar:
Desarrollar y manejar al personal.
Cumplir con leyes, regulaciones y estándares:
Evaluar, verificar su cumplimiento.
Indicadores:
instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para alcanzar una meta determinada. En la metodología
GPR,
se crea un sistema de medición que incorpora una jerarquía de indicadores relacionados y asociados a: Visión, Objetivos estratégicos, Objetivos específicos, Objetivos operativos, Procesos y Proyectos.
GPR tipos de indicadores
