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GUÍA METODOLÓGICA DEL GPR AÑO 2021, Nombre: Karen Tandazo…
GUÍA METODOLÓGICA DEL GPR AÑO 2021
¿Qué es GPR?
Gobierno Por Resultados (GPR) es una solución integral de metodologías, herramientas digitales, aprendizaje práctico y adopción de cambio para soluciones sostenibles y autosuficiencia del cliente.
Permite hacer un seguimiento continuo al estado de los planes estratégicos y operativos, a los resultados obtenidos y a los riesgos que afectarían la consecución de los objetivos.
Elementos del despliegue de GPR
Integra 4 soluciones en un solo sistema
GPR es una solución para la alineación vertical y horizontal del Estado
GPR es una solución robusta para la implementación de mejores prácticas de administración de proyectos
CONCLUSIONES
Gobierno Por Resultados (GPR)
busca dar transparencia y continuidad a la gestión de todas las instituciones del Gobierno Central del Ecuador mediante la definición, alineación, seguimiento y actualización de planes estratégicos y operativos en todos los niveles institucionales.
La Metodología GPR contempla definiciones y conceptos en los ámbitos de gestión de planes estratégicos y operativos, gestión de proyectos y gestión de procesos. El GPR genera permanentemente bases de conocimiento y aprendizaje en la gestión gubernamental.
El modelo GPR describe la jerarquía de planes que constituye el modelo de gestión gubernamental, iniciando con el plan rector, el Plan Nacional (por ejemplo el Plan del Buen vivir o el Plan Toda una Vida) y su implementación en los diferentes niveles, mostrando los vínculos que promueven la alineación vertical y horizontal.
REFERENCIAS
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El Manual GPR proponer un Ciclo de Planificación y Gestión que consta de 5 Etapas. En una institución típicamente se realiza un ciclo anual de planificación en el que se involucra a toda la institución para revisar el plan estratégico vigente. Sin embargo, si es requerido por un cambio significativo que afecte a la institución se puede realizar un ciclo de planificación complementario con alcance limitado que atienda a estos cambios.
GPR es una solución para incrementar la madurez organizacional de administración de procesos
GPR es una solución ejecutiva para la medición y gestión de resultados
Modelo GPR
Sistema Integrado
Metodología probada
Tablero de Control
Sesiones Ejecutivas
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Modelo GPR del Gobierno de Ecuador
Acerca del alcance del GPR en Ecuador
Destaca la importancia de tener una jerarquía de planes y la alineación de todas las organizaciones participantes hacia objetivos comunes.
La implantación del GPR es una transformación de
la Administración Pública Centra
El GPR complementa e interactúa con sistemas
actuales del Estado.
Los principales beneficiarios son las unidades
operativas.
Beneficios Esperados
Aterrizar los Planes y Programas estratégicos
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Conceptos y Recomendaciones Metodológicas
Atribuciones
Enunciado que refleja las responsabilidades atribuidas a la institución dentro de su marco legal.
Recomendaciones:
Deben ser enunciados breves, comunicar lo que la institución hace, dar cobertura a los procesos de la institución; y estar sustentadas en el marco legal.
Estrategias
Lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican “como” lograr el objetivo. Las estrategias son la base para los objetivos de niveles inferiores.
Recomendaciones:
ser enunciados breves, comunicar acciones suficientes para lograr un objetivo; y contar con cobertura suficiente para permitir la alineación de objetivos del nivel inferior.
Misión
La razón fundamental de su existencia. Contesta a la pregunta de "¿por qué existe la institución?"
Recomendaciones:
indica los límites de las actividades de la institución, identifica los clientes a los que quiere servir y los productos que ofrece. Debe reflejar las atribuciones y razón de ser de la institución.
Riesgos
Evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre, tiene un efecto negativo y amenaza el logro de un resultado. Representan una amenaza para el cumplimiento de un plan.
Etapas a seguir para administración de riesgos.
Fase I: Evaluación y tratamiento de los riesgos:
Durante la planificación se identifican y se evalúan los riesgos con el propósito de determinar aquellos que por su alta probabilidad de ocurrencia e impacto potencial constituyen una alta amenaza al logro de los objetivos. El plan de acciones integra actividades de los siguientes tipos:
Fase II: Monitoreo y control de los riesgos:
Los riesgos son monitoreados y controlados a lo largo de la ejecución de un plan con el propósito de mantener bajo control la incertidumbre y el impacto potencial. En caso de que el evento suceda, se realizan las acciones previstas en el plan de contingencia.
Objetivos
Estado deseado a alcanzar. Es un enunciado breve que define los resultados esperados de la institución y establece las bases para la medición de los logros obtenidos.
Recomendaciones:
Deben ser específicos, medibles, agresivos pero alcanzables, estar orientados a resultados; y estar sujetos a un marco de tiempo.
Tipos de Objetivos
En el GPR, los objetivos al más alto nivel dentro de una institución (N1) se denominan objetivos estratégicos. A los objetivos de los planes de los N2 y N3 se les denominan objetivos específicos, y a los objetivos de una unidad operativa (N4) se les denomina objetivos operativos.
Recomendaciones
Alineación Conceptual de los Elementos del Plan
La visión de la institución encauza los elementos del plan hacia el cambio transformacional. Para lograr la visión se establecen objetivos que se realizan mediante proyectos.
Por otro lado, la misión se desglosa en atribuciones y procesos para la operación cotidiana
Visión
Descripción breve que expresa el estado futuro deseado de una institución, de forma realista y posible de alcanzar.
Recomendaciones:
debe ser medible y no simplemente un enunciado de “esperanza para el futuro". El avance hacia la realización tangible de la visión institucional se gestiona con uno o más indicadores, con metas establecidas y fechas definidas.
Umbrales de Indicadores
Los indicadores tienen asociados umbrales que establecen un rango de desempeño, expresado en porcentajes. Los umbrales determinan el comportamiento de los semáforos del indicador.
Los semáforos son alertas que permiten anticipar problemas, administrar riesgos y tomar acciones preventivas o correctivas para eliminar desviaciones al plan
Establecimiento de Metas
Una meta es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador
Recomendaciones:
Una meta anual es pasiva y no es útil para la toma de decisiones correctivas o preventivas. No se recomienda el uso de metas anuales.
La Herramienta Gobierno Por Resultados
Permite la sistematización y gestión de los planes, programas, proyectos y procesos institucionales a través de un conjunto de portales que dan acceso a aplicaciones especializadas para los niveles estratégicos (N1, N2 y N3) y operativos (N4).
Mapa Estratégico
El mapa estratégico proporciona un marco de referencia para ilustrar de qué forma los objetivos y sus estrategias vinculan a los activos intangibles con los procesos de creación de valor.
Proceso
Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado útil para un cliente interno o externo.
Características:
Definible, Repetible, Predecible y Medible.
Recomendaciones:
Para los procesos desconcentrados se recomienda que se trabaje en conjunto con los responsables de procesos para homologar el catálogo de procesos registrado en GPR .
Medición de desempeño
Son los “signos vitales” de la institución y comunican aquello que es importante a toda la institución
Razones para medir el desempeño:
1. Mejorar: Tomar acciones preventivas o correctivas. 2. Planear y predecir: Solicitar recursos, definir presupuestos. 3. Competir: Identificar fortalezas y debilidades. 4. Incentivar y recompensar: Desarrollar y manejar al personal. 5. Cumplir con leyes, regulaciones y estándares: Evaluar, verificar su cumplimiento.
Proyecto
Consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, un alcance y un lapso de tiempo previamente definido.
Recomendaciones:
Se recomienda un análisis periódico del portafolio de proyectos para asegurar que se han identificado, definido y planificado los programas y proyectos necesarios para alcanzar los objetivos y las metas planteadas en el plan.
La Regla 80/20
Esta regla establece que el 20% de las actividades producen el 80% de los resultados esperados
La metodología GPR está fundamentada en esta regla, aplicándose en las siguientes áreas: Planificación multianual por excepción. Gestión de objetivos e indicadores. Mejoramiento de procesos. Proyectos en riesgo.
Indicadores
Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario
para alcanzar una meta determinada.
Recomendaciones:
Se deben definir indicadores proactivos que establezcan mediciones tempranas que permitan preveer si se va a alcanzar el resultado acordado.
Programa
Un conjunto de proyectos seleccionados, planificados y administrados de manera coordinada para lograr objetivos comunes y estratégicos.
Características:
Su tamaño es normalmente grande. Su enfoque es en uno o más objetivos comunes y no en entregables individuales por proyecto. Su alcance es horizontal e involucra múltiples divisiones o grupos a través de fronteras organizacionales. Su administración es del portafolio de proyectos y no de proyectos individuales. Su duración es normalmente multianual.
Ciclo de Planificación y Gestión
Etapa V: Gestión Operativa
Esta etapa corresponde a la gestión continua de los proyectos y procesos de la unidad con el fin de asegurar la aplicación de buenas prácticas y la metodología GPR en la gestión de los mismos.
Administración de Procesos
Existe una correlación importante entre la madurez institucional de administración de procesos y el desempeño actual de los procesos de la institución.
Administración de Proyectos
Comprende la aplicación de métodos, técnicas, herramientas, y competencias con el propósito de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida.
Etapa III: Planificación Operativa
Establecer (o validar) los planes operativos de la institución compuestos de: objetivos, indicadores, riesgos, atribuciones, proyectos y procesos.
Sesión de planificación operativa
Revisión de objetivos, estrategias e indicadores del nivel superior. Validación de atribuciones de la Unidad. Actualización y alineación de objetivos operativos. Definición de indicadores y metas. Identificación y análisis de riesgos
Evaluación de factibilidad del plan operativo
Antes de la aprobación y cierre del plan operativo se realiza una evaluación de factibilidad para determinar la cobertura de objetivos por los proyectos actuales
Aprobación y Cierre de Planes
La aprobación y cierre de los planes operativos se regirán por las directrices vigentes de la Norma Técnica de Gobierno Por Resultados.
Etapa I: Preparación
Determinación del Requerimiento y alcance del ciclo de planificación: Identificación de necesidades y análisis de impacto.
Plan de Logística
La generación de un mapa de interesados (stakeholders) ayudará en la identificación de participantes para el proceso de planificación.
Inicio y Generación de Insumos
Se socializa a los interesados el plan de trabajo acordado para el
esfuerzo de la planificación estratégica y la planificación operativa en una sesión de inicio
Etapa IV: Gestión de Resultados
Esta etapa corresponde a la gestión continua de los planes estratégicos y operativos con el fin de registrar los resultados de un periodo, evaluar periódicamente el desempeño y en caso de identificar desviaciones, establecer las acciones preventivas y correctivas pertinentes.
Registro de Resultados
El registro y actualización de resultados de los planes GPR se regirá por las directrices vigentes de la Norma Técnica de GPR
Evaluación del Desempeño
Es un enfoque de gestión que busca incrementar la eficacia y el impacto de las políticas de la institución a través de una mayor responsabilidad de los servidores públicos por los resultados de su gestión.
Gestión de Cambios
El control de cambios a los planes GPR se regirá por las directrices vigentes de la Norma Técnica de Gobierno Por Resultados.
Etapa II: Planificación Estratégica
Establecer (o validar) los planes estratégicos de la institución compuestos de: visión, misión, objetivos, estrategias, indicadores y riesgos.
Sesión Ejecutiva
Se revisa la misión y la visión de la institución y de ser necesario se ajustan. Se revisan las metas y los resultados de los indicadores de la visión y se determinan acciones correctivas y
preventivas necesarias para mitigar el riesgo en caso de desviaciones significativas.
Aprobación y Cierre de Planes
Revisión de calidad técnica: Objetivos a ser alcanzados, estrategias necesarias, factibilidad del plan y las medidas para evaluar los resultados.
Nombre:
Karen Tandazo
Asignatura:
Balaced Scorecard
NRC:
5883
