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TERMINOLOGÍA ESPECIFICA Y CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO - Coggle Diagram
TERMINOLOGÍA ESPECIFICA Y CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
Marbete
Letrero para identificar el contenido de una gaveta
ARCHIVONOMIA
Es la ciencia del arte de archivar.
ARCHIVADOR
Mueble adecuado para proteger los documentos
GUIA CON OJETE
Indicadores que tiene una gaveta con letras, títulos geográficos o numéricos
Guía especial auxiliar
Se usa después de una principal para subdividir.
GUÍA PRINCIPAL
Indicador de primera a séptima posición. Base para ordenar expedientes.
ARCHIVO
Sitio donde se guardan documentos
ARCHIVAR
Acción para guardar y organizar documentos de manera eficiente en un archivador.
BLOQUES DE SEGUIDORES
Sostienen y comprimen
expedientes de una gaveta
GAVETA
Cajones de un archivador
GUÍA SECUNDARIA
Auxiliar de guía principal.
ARCHIVERO O ARCHIVISTA
Persona encargada de un archivo
SISTEMA
Normas creados para llevar
un buen funcionamiento de algo.
UTILIZACIÓN
Solo aquellos documentos útiles para referencias futuraS serán guardados.
GUÍA FUERA
Guía con cejilla central que indica que un expediente fue prestado
EXPEDIENTE INDIVIDUAL
Carpeta que reúne desde tres documentos, de un mismo
EXPEDIENTE MISCELÁNEO
Carpeta que contiene documentos de uno o dos corresponsales diferentes.
TRANSFERENCIA
Ya que los documentos se tornen
inactivos, debes ser sacados de los archivadores
y son colocados en
gavetas para adocumentos
inactivos
o se transfieren al
archivo muerto
por medio del traslado de documentos.
ELIMINACIÓN
Los documentos que dejan de ser
útiles deben destruirse.
CREACIÓN O RECIBO
Este paso es exclusivamente para la creación y preparación del documento. Aquí es muy importante considerar una estructura predeterminada, teniendo en cuenta que debe incluir características esenciales las cuales dependeran de su intención y objetivos. También se debe cuidar la ortografía y la redacción para que sea entendible.
ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Deben ser guardados adecuadamente para que sean localizados con rapidez. Tambien se deben tomar las medidas necesarias durante su vida útil. Finalmente se debe tener en cuenta todos los puntos recomendades, entre ellos se encuentra la regla de oro la cual dice:
a mayor clasificación mayor agilidad
