Los archivos digitales. Una visión integradora.
El crecimiento desmesurado de la información digital conlleva por supuesto una serie de problemas e inconvenientes, que inciden directa y seriamente en la preservación de la información digital.
Los factores culturales.
Los factores de tipo legal.
Los factores tecnológicos.
Muchas personas y organizaciones tienden todavía a pensar que es un problema causado exclusivamente por el entorno tecnológico, y por lo mismo la solución subyace también exclusivamente en ese mismo ambiente.
En realidad, existen múltiples factores que inciden en la preservación a largo plazo de los documentos de archivo digitales.
Tales factores pueden agruparse de varias formas para su estudio. Yo los he agrupado en seis categorías: factores tecnológicos, legales, documentales, culturales, económicos y sociales.
Y finalmente es indispensable en estos proyectos considerar lo relacionado a sus costos. ¿Cuánto cuesta digitalizar un archivo? ¿Cuánto cuesta preservar un archivo digital? ¿Quién tiene la responsabilidad de costear la digitalización y la preservación de archivos digitales?
Los factores sociales.
Los factores documentales o metodológicos.
Tienen que ver con el cambio rápido y constante de los dispositivos y aspectos tecnológicos relacionados a la información electrónica, lo cual implica una rápida e incesante “obsolescencia tecnológica”.
Dentro de este concepto el problema principal consiste ya no es conservar los bits, sino cómo hacer que sean legibles en un futuro, dados esos cambios tecnológicos ajenos a la información documental en sí, pero indispensables para hacerla legible.
Por un lado, existen los problemas de propiedad intelectual y secreto industrial al momento de distribuir o acceder a ciertos documentos de archivo.
Por otra parte, existen cada vez más disposiciones legales de derechos de acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas de archivos públicos, pero a la vez deben estar en correcto balance con el derecho a la privacidad de las personas, la protección de datos personales y las disposiciones legales al efecto.
Tienen que ver en primer lugar con el conocimiento o desconocimiento del tema de preservación documental lo cual lleva a cometer numerosos y enormes errores al respecto.
Tiene que ver también con la adecuada gestión de los documentos de archivo, desde su valoración con el fin de tasar o establecer oficialmente el valor de mismos con propósito de determinar el periodo y condiciones de su preservación
Tienen que ver con la falta de sensibilidad de ciertas sociedades en ciertas épocas respecto al valor histórico de partes de su patrimonio documental lo cual lleva a excluir la necesidad de preservar ese patrimonio
Se tiene en forma general un enorme problema de tipo cultural con respecto a la preservación adecuada de la información electrónica, una especie de oxímoron cultural.
Tienen que ver acerca de cómo vamos a poder garantizar el acceso y la usabilidad documental.
Es indispensable establecer los métodos para que en un futuro se pueda tener acceso efectivo y masivo por parte del público a esa información, de nada sirve preservarla si no se tendrá acceso a ella.
Salvados los derechos, propiedades, privacidades y restricciones correspondientes, el reto futuro será cómo hacer llegar esa información digital a un número cada vez mayor de personas sin crear nuevas brechas segregacionistas.