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Sistema GED para controle e gerenciamento de documentos. - Coggle Diagram
Sistema GED para controle e gerenciamento de documentos.
Termo de Abertura do Projeto
Fatores Críticos de Sucesso
Apoio dos executivos da instituição.
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Necessidades de Negócio
Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade, fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de forma patronizada e que estejam integrados.
Requisitos
ex.:
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
Gerente do Projeto
Jean Oliveira
DECLARAÇÃO DO TRABALHO
Consultoria
Após a instituição ter separado a documentação a ser digitalizada, a consultoria efetuará a digitalização no próprio ambiente da instituição, por esta possuir condições de operacionalizar. Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital.
Requisitos
Digitalização
O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
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Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet;
Definição do local de armazenamento;
Encerramento
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
objetivo
Com o objetivo de organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações, este projeto tem por finalidade o uso da tecnologia como ferramenta de apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ,