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Gestão Eletrônica de Documentos - Coggle Diagram
Gestão Eletrônica de Documentos
Abertura do Projeto
Objetivo
Organiza e matem integridade dos documentos e/ou informações
Fatores Críticos de Sucesso
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto
Apoio dos executivos da instituição.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Necessidades de Negócio
Localiza e acompanha o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade
Requisitos
Definição da ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
Coleta de requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
Declaração do Trabalho
Objetivos
Possibilita uma melhor eficiência no recebimento, encaminhamento, localização das informações.
Uso da tecnologia como ferramenta de apoio na implantação de uma GED.
Permite a manutenção periódica de documentos e controles de prazos de validade automatizados
Consultoria
Efetua a digitalização no próprio ambiente da instituição, por esta possuir condições de operacionalizar
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Digitalização
Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)
Indexação
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do suporte original
Escâneres de mesa
Requisitos
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
Instalação Web
Requisitos
Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa.
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Hardware
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários relacionados no item três
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware
Instalação Servidor
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
Integração com ERP e CRM
Definição dos tipos de licença
Definição dos prazos de circulação
Definição do perfil dos usuários;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Características
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
Implantação
Instalação
Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos
Acompanhamento
Após validação do sistema por parte do cliente, a consultoria colocará a disposição um analista de sistema para suportar os usuários
Teste
Hardware
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses da Web
Encerramento
Controle de Licença
Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
Termo de entrega
O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução.