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Capitulo 4: Definición del proyecto - Coggle Diagram
Capitulo 4: Definición del proyecto
Los administradores que estan a cargo de un poryecto pequeño pueden planear las tareas para que esté sin mucha planeación formal e información
El método que sugiere es un diagrama selectivo del proyecto al que se le denomina
Estructura de descomposición del trabajo
Este método farantiza que se identifiquen todas las tareas y que los participantes en el proyecto comprendan lo que hay que hacer, a su vez es un sismeta integrado de información para programar el trabajo y asignar presupuestos.
Existen cinco pasos genéricos que proporcionan un enfoque estructurado para recopilar la información que necesita el proyecto para desarrollar una estructura de descomposición del trabajo
Paso 1: Deficinión del enfoque del proyecto
El enfoque del poryecto es una definicion del resultado final o misión de su proyecto
Las investigaciones demuestran que un alcance mal definido revela una barrea importante para el éxito del proyecto
El documento del enfoque dirige su atención al objetivo del proyecto en toda la vida de éste para el cliente y los participantes en él. El alcance desdicre lo que se espera entregarle al cliente cuando se termine el proyecto.
Uso de una lista de verificación del enfoque del proyecto
Resulta evidente que este enfoque es una clave en la interconexión de tods los elementos en un plan de proyecto. Existe una lista de verificación del enfoque del proyecto
objetivo del proyecto
productos a entregar
momentos importantes
requerimientos técnicos
limites y exclusiones
revisiones con el cliente
Muchos poyectos sufren de alcances variables, esto puede tener efectos positivos o negativos en el poryecto, en la mayoria de los casos significa un aumento en los costos y posibles retrasos en el proyecto. el enfoque del proyecto a ampliarse conforme pasa el tiempo, modificando requerimientos, especificaciones y prioridades.
Paso 2: Establecimiento de las prioridades del proyecto
La definición tradicional de la calidad y el éxito final del proyecto es cumplir o superar las expectativas del cliente y de la alta dirección en términos de costo, tiempo y desempeño.
Muchas veces los administradores del proyecto tienen que acelerar o "forzar" algunas actividades claves contratando más mano de obra, una de las labores más importantes de un administrador de poryecto es manejar los cambios que se den en tiempo, costo y desempeño.
Una tecnica que se encuentra util es la terminación de una matriz de jerarquias, donde deben de identificarse unos criterios. Limitar, Resaltar y Aceptar
Las prioridades cambian en cada proyecto, los gerentes de proyecto a menudo deben tomar decisiones dificiles que beneficien a uno de los criterios y compromentan a los otros dos.
El desarrollo de una matriz de prioridades para las decisiones de un poryecto, antes de que este comience, es un ejercicio util. esto proporciona un foto para fijar con claridad las prioridades con los clientes y con la alta dirección a fin de crear expectativas comunes y evitar malos entendidos
Paso 3: Creación de una estructura de descomposición del trabajo
Principales agrupamientos en una EDT
Una vez que se han identificado los alcances y los productos a entregar, se podra subdividirse el trabajo del poryecto en elementos de trabajo cada vez más pequeños. La EDT es un diagrama esencial del proyecto con distintos niveles de detalle
Cómo le ayuda la EDT al administrador del proyecto
La EDT define todos los elementos del proyecto en un marco jerárquico de referencias y establece su relación con el poryecto y sus aspectos.
Esta estructura jerarquica facilita la evaluación de los costos, tiempos y desempeño técnico en todos los niveles de la organización durante la vida del proyecto. Con esta información es posible planear, programar y presupuestar su proyecto.
El uso de la EDT permite "acomodar" el presupuesto y los costos reales de los paquetes más pequeños de trabajo en otros más grandes, de manera que sea posbile medir el desempeño
Desarrollo de la EDT
Al nivel más bajo de la EDT se le denomina paquete de trabajo. Un gerente de paquete de trabajo es resonsable de ver que en el paquete se termine a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo a las especificaciones
Para revisar cada paquete de trabajo en la EDT
Define el trabajo (qué)
Identifica el tiempo para completar un paquete de trabajo (qué tan largo)
identifica el presupuesto basado en fases para completar un paquete de trabajo (costo)
identifica recursos que se requieren para completar un trabajo (cuanto)
identifica la persona responsable de la unidad de trabajo (quien)
identifica los puntos de monitoreo para medir el profeso (que tan bien)
Las EDT son productos de los esfuerzos de grupo, Si una EDT sigue la estructura organizacional, el enfoque estará sobre la función y los procesos de la organización y no en los resultados a entregar
Pasos 4: Integración de la EDT a la organización
La EDT se utiliza para relacionar las unidades de organización responsables de efectuar el trabajo.
Los objetivos de la EDT son proporcionar un marco de referencia que resuma el desempeño del trabajo. La EDO asigna a la unidad organizacional más pequela la responsabilidad de los paquetes de tareas incluidos en una cuenta de costos.
La interacción entre la EDT y la EDO representa el conjunto de paquetes de trabajo necesarios para terminar el producto a entregar
Paso 5: Codificación de la EDT para el sistema de información
Para poder obtener la mayor utilidad posible de una estructura de descomposicion se necesita un sistema de codificación que sirve para definir los niveles y los elementos de la EDT
La cuenta de costos es el aspecto focal porque todos los presupuestos, asignaciones, tiempos, costos y desempeños.
Estructura de descomposicion de procesos
La EDT está mejor adaptada para diseñar y construir proyectos que tengan resultados tangibles, se desarrollaron listas de verificación que contienen los requerimientos de salida de las etapas para administrar el avance de los proyectos.
Los productos a entregar necesarios para salir de una etapa e iniciar otra
Los puntos de verificación de la calidad para asegurar que los productos a entregar estén completos y sean precisos
El visto bueno de todos los interesados responsables para indicar que se ha terminado con éxito la etapa y que el proyecto debe proseguir
Matrices de responsabilidad
Una herramienta que los administradores de poryecto y los líderes de las fuerzas de tarea utilizan mucho en proyectos pequeños es la matriz de responsabilidades MR
La MR mas complicadas identifican las responsabilidades individuales y tambien reparan las interfaces cruciales entre unidades e individuos que se necesitan coordinarse. Las matrices de responsabilidad permiten que los participantes en un proyecto consideren sus responsabilidades y se pongan de acuerdo sobre sus asignaciones
Plan de comunicación del proyecto
Una vez que se hayan defninido los porductos a entregar y las tareas en el proyecto, es vital hacer una labor de seguimiento con un plan interno de comunicaciones.
El desarrollo de un plan de comunicacion puede implicar
analisis de los interesados
necesidades de información
fuentes de informacion
metodos de diseminación
responsabilidad y oportunidad
La ventaja de establecer un pla de comunicación es que en lugar de responder a las solicitudes de información. Esto reduce la confusión y las interrupciones necesarias y puede darles a los administradores una mayor autonomia
Valeria Reyes Cano
Referencias: Clifford F. Gray, E .W. (2009). Administración de proyectos. México: Mc Graw Hill