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ARQUIVOLOGIA, indexação, unidade de arquiv, desmembramento,…
ARQUIVOLOGIA
conceitos
ARQUIVO
- conjunto documentos
- criados /recebidos:
- p/ organização/firma/indivíduo
- fonte de informação p/ exuc das ativ
- pde também designar:
- móvel que guarda o acervo
- local onde doc são mantidos
- instit respons p/ guarda
-
arquivologia
- disciplina que estuda os arquivos
- conhecer os arquivos/ princípios e técnicas
DOCUMENTO
- objeto q transpõe uma ideia
- registro de uma informação
- informação registrada em um suporte
- finalidade probatória.
- textuais= forma escrita ou textual
- iconográficos= forma estática( foto)/imagem
- audiovisuais= som e /ou imagem movimento
- informáticos/digitais= necessita de computador
- cartográficos= forma reduzida de área maior
- micrográfico= microfilmes /micro-fichas
- Sonoros: Documento de som; Ex.: CD de música.
classificação
natureza do doc
arquivos especiais
- documentos tipos diversos ou
- suporte especifico
- merecem tratamento especial
- linguagem não-textual
- em suporte não convencional
- caso de papel: em formato/
dimensões excepcionais
ex. iconográfico/cartográfico/audiovisuais
arquivos especializados
- guarda doc de determinado assunto
- independente da forma física
ex. arquivo médico/ jornalística/engenharia
natureza do assunto
-
sigiloso
-
grau de sigilo
ultra-secreto
- excepcional grau de segurança
- teor /caracters só por pessoas
- intimamente ligadas ao
estudo/manuseio
- prazo : até 25 anos -prorrogável
-
reservado
- ñ deve ser do conhe do púb em geral
- ex. parte de programs /projetos/
ordens de exec( carta/fotografia aérea
e negatvos q indiq insta importantes
- prazo : até 05 anos
secreto
até 15 anos
- alto grau de segurança
- teor/caracter pdem ser:
pessoas autorizadas
- prazo : até 15 anos
entidade criadora
- público
- institucional
- comercial ou pessoal.
extensão sua atuação
centrais
ou gerais
- Centralizado
- tds docs - vários setores são
aqui concentrados
setoriais
- Descentralizado
- setores exec ativ. de controle
gênero
- representar o doc. de acordo com = suporte.
- cartográficos/iconográfico/filmográfico
- sonoro/micrográfico etc
espécie
- ...disposição e da natureza das informações
- Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…
tipologia
- configuração que assume a espécie
de acord com ativ q a gerou
- Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…
forma
- estágio de preparação do doc
- rascunho/minuta/cópia
formato
- caracteristic físicas e técnicas de registros com que apresenta o doc.
- livros/fichas,/caderno /pergaminho
arquivística
- disciplina q trata princípios/técnicas
da organização e utilização arquivos
- normas técnicas e conhec utilizado
na utilização dos arquivos
dossiê
- unidade de arquivamento formada por
- doc diversos, próprio de determinada
- pessoa ou assunto específico.''
acervo
- conjunto de documentos
- sob custódia de um arquivo.
-
Arranjo
- Seqüência de oper. intelectuais e físicas que visam à org. dos doc. de um arquivo/coleção,
- de acordo c/ plano ou quadro previamente estabelecido.
nível de arranjo
- refere-se à posição dos doc.
- em estrutura hierarquizada de arranjo.
quadro de arranjo
- usado em arquivo permanente
- arranjo dos doc. a partir do estudo das
estruturas, funções ou atividades da entidade
sistema de arranjo
- conj. de proced. técnicos combinados que norteiam a org.dos doc. , tendo em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou coleções
arquivamento
- operações destinadas ao acondicion e ao
- armazenamento de doc. e arquivos
juntada
por apensação
- Juntados de forma PROVISÓRIA
- Doc precedente →
- mesmo assunto / pessoas diferentes ou ñ
-
por Anexação:
- Juntados de forma DEFINITIVA
- Doc antecedente →
- mesmo assunto / mesma pessoa
transferência
- corrente --> intermediário
recolhimento
- corrente --> definitivo
- intermediário --> definitivo
- Termo de transferência
- Instrumento legal
- define e formaliza : trasf de doc
p/ arquiv intermed
- Termo de recolhimento:
- Instrumento legal
- define e formaliza :recolh
doc ao arq permanente
-
Gestão de documentos
Protocolo
FASES
1.recebimento,.
recebimento de correspondência :
- recolhimento
- leitura
- protocolo
2.registro
e autuação
-
-
4.distribuição
-
5.tramitação
-
6.expedição
- 1 more item...
- relacionado : fase Corrente
- ligada essescialment : entrada doc
- pode ser:
- centralizado ou =>geral/central
- descentralizado=>setorial
-
-
-
-
CÓDIGO CLASSIFI
- 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
- 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
- 020 – PESSOAL
- 030 – MATERIAL
- 040 – PATRIMÔNIO
- 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
- 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
- 070 – COMUNICAÇÕES
- 080 – VAGA
- 090 – OUTROS ASSUNTOS
definição
instrumento técnico de organização de doc
elaborado a partir da análise das funções/ativ
da instituição que o gerou.
indexação
doc/processo => represent p/
- termos
- palavras chaves
- descritores
unidade de arquiv
Doc tomados por base p/fins:
- de classificação
- arranjo
- armazenamento e notação
desmembramento
- separação parte documentação
-
-
-
-
