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1.¿Qué es la unidad de correspondencia? - Coggle Diagram
1.¿Qué es la unidad de correspondencia
?
Es la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción radicación y distribución de las comunicaciones ofíciales
5.¿Con qué recursos, equipos, materiales y elementos debe contar?
EQUIPOS: computadores, impresora, fax y fotocopiadora
MATERIALES: archivador, escritorio y tarjetero
ELEMENTOS: sello, perforadora, clips, almohadillas para sello y AZ de todos los tamaños
10.¿Cuál es el perfil de quiénes hacen parte de esta dependencia?
Deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial
2.¿Dónde debe quedar ubicada?
Fuera del Archivo Central cumpliendo con el desarrollo de la fases de producción, recepción, trámite y distribución de las consulta.
4.¿Cuál es la legislación que regula sus funciones?
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno
8.¿Cuáles requisitos son necesarios para que una persona consulte expedientes o documentos que reposan en oficinas públicas?
Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas ya que se le pida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional, art. 12
11. ¿Cuáles elementos y/o equipos requiere para prestar un servicio eficiente?
Computadora, trituradora de papel, impresora, escáner, teléfonos, archiveros, escritorios, mesas.
3.¿Qué servicios presta?
Atención al usuario, atención a consultas sobre el estado del tramite solicitado, servicio de alerta y préstamo de documentos
6.¿Qué clase de documentos puede recibir?
Cartas, memorando, circulares externas o cartas circulares y circulares generales
7.¿Qué regula la ley 527 de 1999 en la U. de C.?
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
9.Qué documento normativo regula el acceso a documentos de archivo en una U. de C.?
Acuerdo 60 del 2001