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E-Arq Brasil - Parte II (3), Requisitos obrigatórios, Requisitos…
E-Arq Brasil - Parte II (3)
Requisitos obrigatórios
Um SIGAD tem que prever procedimentos para a desapensação de processos segundo a legislação específica na devida esfera e âmbito de competência
Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação dos processos, por usuário autorizado e obedecendo a procedimentos legais e administrativos
Um SIGAD tem que prever procedimentos para o desmembramento de processos segundo a legislação específica na devida esfera e âmbito de competência
Um SIGAD tem que prever a formação/autuação de processos por usuário autorizado conforme estabelecido em legislação específica
Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos integrantes de um processo digital
Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislação específica na devida esfera e âmbito de competência
Um SIGAD tem que prever procedimentos para o desentranhamento de processos segundo a legislação específica na devida esfera e âmbito de competência
Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração
Um SIGAD tem que prever o encerramento de processos incluídos os seus volumes e metadados
Requisitos obrigatórios
Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encerrados
Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo, volume e documento, e entre classe, pasta e documento, independentemente de atividades de manutenção, ações de usuário ou falhas de componentes do sistema
Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu conteúdo, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos
Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de encerramento do dossiê/processo
Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados
Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados
Requisitos obrigatórios
Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e apenas por usuários autorizados
Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acréscimo de documentos, de um volume já encerrado
Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume, o precedente seja automaticamente encerrado
Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente, do dossiê/processo ao qual pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, procedência, classes e temporalidade
Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer dossiê/processo que não esteja encerado
Um SIGAD tem que assegurar que um volume contenha somente documentos
Requisitos altamente desejáveis
Um SIGAD deve permitir a associação de metadados aos volumes e restringir a inclusão e alteração desses metadados a usuários autorizados
Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossiês/processos, fazendo a distinção entre dossiês/processos e volumes
Um SIGAD deve permitir o registro de metadados correspondentes às datas de abertura e de encerramento de volumes
Requisito altamente desejável
Um SIGAD deve ser capaz de registrar múltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossiê/processo ou pasta, sem a duplicação física desse documento
Requisito altamente desejável
Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa sobre a existência de processo relativo à mesma ação ou interessado
Especificação de requisitos para SIGAD
Organização de documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos documentos
Gerenciamento dos dossiês/processos
Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
Volumes: abertura, encerramento e metadados