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できる人が絶対やらない 資料のつくり方 （清水久三子） 発行：2017.03.20 作成：2020.08.09 - Coggle…
できる人が絶対やらない
資料のつくり方
（清水久三子）
発行：2017.03.20
作成：2020.08.09
７．ケース別・資料作成の極意
逐語録
誰が何を話したのか、すべてを書き取る
議事録
要素
日時
開催場所
出席者
目的
参加者の主要な発言
結論
アクションリスト（TODOリスト）
事実と解釈を分ける
「空、雨、傘」
事実、分析（解釈）、行動
○○が起きたので、
今後△△が起こります。
□□して準備してください。（××部長）
会議中に概ね仕上げられるのが理想
依頼分
理由とメリット・デメリット
５月３０日までに資料を提出しなければ補助制度が受けられません
６．ビジュアル
何でも円グラフにしない
縦棒グラフ
量を比較
折れ線グラフ
変化を見る
横棒グラフ
順位を見る
円グラフ
内訳を表す
角度や面積は比較が難しい
複雑なデータ比較に向かない
色と3Dをやたらと使わない
見栄えよりも正確さを重視
意味のある演出表現であるべき
混線・重なりチャートは多用しない
重なりが出た場合は選んだフォーマットが間違っていると考える
余計なデータを出さない
１０年間で５倍
途中のデータに凸凹があるとノイズになる
ノイズをカットして単純化する
（２００７年と２０１７年だけ比較するなど）
で、いったい何が言いたいの？
メッセージライン
そのスライドで伝えたいこと
タイトルの下、２～３行
主張と根拠
「以下のとおり」は最悪
昭和度
何でも囲まない
トレンド
フォント
５．プレゼン
誤字脱字はもってのほか
資料をチェック
声に出し、第三者にも見てもらう
見出しと目次
見出しの拾い読みで全体像がわかるようにする
NG：現状分析
OK：現状分析 ３つの時間ロスが課題
NG：来期の新人研修計画
OK：３か月でいきなり現場にでられるようになる３つのプログラム
視認性
カタカナは視認性が低い
かっこやコロンも情報のノイズ
スペースを空けるだけで十分
事例くれくれ問題
ロングリストとパターン分け
絞り込んで伝える
50社の事例があります。中でも重要なのはこの３パターンです。
持ち時間すべてを使って話さない
質疑があるほど良い
興味を持ってもらえる
共感を得てもらう
持ち時間の三分の二で話し切る
終わりの時間も気にする
質疑応答が最重要
質問を洗い出す
プレゼンにすべての懸念事項を盛り込まない
解決策が後から出てくる方が信頼してもらえる
質問されて、相手を言い負かそうとしない
１．資料の目的をはっきりさせる
資料作成の３つの基本
①目的をはっきりっせる
１．行動
相手にどんな行動をとってもらいたいのか
２．理解
そのために相手に何を理解してもらいたいのか
３．感情
そのために相手をどのような心理状態にすべきか
②メッセージを明確にする
③ストーリーをつくる
資料の使われ方を意識する
会議の種類によって重要度が違う
常にゼロから作らない
わかりやすい表現をストックしていく
提出期限切れの資料は紙くず
レビューは最低3回
①方針
ゴールの確認
②ドラフト
論理の展開を確認
③最終
抜け漏れ
早く提出するほど満足度が上がる
資料作成の工程は細分化
①発散する
情報を広く集める
②収束する
まとめたり、結論をだす
③形にする
ここでパソコンで一気に仕上げる
２．相手が本当に求めること
何を期待されているのか？
相手の理解度に合わせた比喩
ターゲットは誰なのか？
メインターゲット
例：受講者
サブターゲット
例：依頼者
相手の課題はなにか？
知りたいことは？
現状だけでなく将来を見据えて
先に話せば「説明」
後で話せば「言い訳」
あなたの常識は相手の非常識
情報量が多すぎても伝わらない
消化できる量を小出しにする
「週刊こどもニュース」を目指そう
プロファイリング
彼を知り己を知れば百戦あやうからず
３．メッセージはシンプルに表現する
メッセージとは？
主張と根拠
２つがそろっていないと論理破綻
1枚のスライドは、パッと見て、説明しなくてもわかる1枚にするべき
ロジカルシンキング
主張を支える根拠だけを出す
ピラミッドストラクチャー
当たり前のことを言わない
パラダイムシフト
価値観を劇的に変える
メッセージに意外性を持たせる
片付けは重要です
片付けで人生が変わります
ビッグワードを並べない
ビッグワード
どうとでも解釈できることば
問題が山積み
「問題」も「山積み」もビッグワード
何が問題？
何が山積み？
ビッグワードの例
最適
迅速な意思決定
コミュニケーションの活性化
スマートなソリューション
インテリジェントなサービス
具体的な数字や言葉に置き換える
ゴールを断言する
強いメッセージは「あるべき姿」、つまり向かうべき理想像やゴールが断言されている
コミットメント
〇月〇日までに～します
４．ストーリーで共感を得る
ストーリの構成
①結論ファーストの分解型
常に結論ファーストがいいとは限らない
刺激が強いものは順を追って説明する
②結論ラストの積み上げ型
「空、雨、傘」
＝「状況、解釈、行動」
①「空」を見上げると雨雲が多い＝「状況」
②状況から「雨」が降りそう＝「解釈」
③それなら「傘」を持って行ったほうがいい＝「行動」
論破することが目的ではない
相手の「共感」を得る
相手の課題に寄り添う
ストーリ性を高めて共感を得る
登場人物は誰か？悪役は誰か？
登場人物と状況設定
改善すべき現状、改善すべき要因を悪役として表現
記憶に残す
パワポ死
つまらなくて寝てしまう状態
メリハリ・山場
「これだけでいい」が記憶に残る
結論をひとつに絞るのもよい