O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO
CORPORATIVO
HISTÓRIA DO SECRETARIADO
A origem da profissão de secretariado é muito antiga. Ocorreu no período de 356 a.c
A Primeira Guerra Mundial deu maior estímulo à integração da mulher nos escritórios.
Hoje, a secretária está presente na indústria, no comércio, nas empresas prestadoras de serviços, nos órgãos gerenciadores, enfim, em qualquer ramo da atividade humana.
PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
- desenvolver as competências técnicas (idiomas, internet e informática);
- estabelecer relacionamentos alicerçados em confiança e respeito, desenvolver uma relação de transparência com o chefe, clientes, colegas e fornecedores;
- estar comprometida com o resultado do trabalho e com a missão da organização;
- estar voltada para a inovação, sugerir e aceitar novas ideias;
- manter comportamento ético independentemente das situações;
- manter o bom humor;
- saber tomar decisões;
- ser proativa;
- ter capacidade de liderança;
- ter capacidade de administrar conflitos;
- ter habilidade para trabalhar em equipe;
- trabalhar e ter uma visão global de toda a organização.
PERFIL DETALHADO
Comunicação Oral
- capacidade de ouvir, de compreender o que o outro deseja comunicar, de saber interpretar o que ele deseja.
Comunicação organizacional
- pensar cuidadosamente sobre o que será transmitido;
- pedir feedback;
- saber ouvir.
Comunicação escrita
- evitar o emprego de gírias, mesmo que pareça interessante;
- evitar frases exageradamente longas, pois dificultam a compreensão;
- ficar atento à ortografia e pontuação.
Conhecimento Corporativo
- É uma mistura fluida de experiência estruturada, valores, informações contextuais e discernimento técnico que proporciona uma referência para avaliar e incorporar novas experiências e informações.
Postura Profissional na Gestão Secretarial
- tons neutros ou pasteis;
- maquiagem básica, sem exageros nos batons;
- poucos acessórios, de cores e tamanhos discretos.
Etiqueta Profissional
- evite falar dos seus problemas pessoais no escritório;
- use o material de escritório somente para trabalhos profissionais;
- evite “cercar” o chefe no corredor para resolver assuntos pendentes;
Inteligência Emocional
- Portela e Schumacher (2009), afirmam que o desenvolvimento da Inteligência Emocional
possibilitará uma ação por parte do profissional em Secretariado, que atua como agente facilitador dainfraestrutura organizacional, um conhecimento extra para solucionar problemas e conflitos.
Ética Profissional
- “Ser ético é não falar mal de sua empresa em circunstância alguma, nem mesmo quando
deixar de prestar serviços nela.
ATRIBUIÇÕES DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
Gerenciamento de rotina
GESTÃO PDCA
- P (Plan) = Planejar: definir as metas e estratégias.
- D (Do) = Executar: de acordo com os
procedimentos padrão. - C (Check) = Controlar: verificação dos resultados, comparando-oscom as metas.
- A (Action) = Agir: atuação corretiva para manter e melhorar os resultados.
Organização do Ambiente de Trabalho
- Mesas, armários, cadeiras e demais mobiliários devem permanecer limpos e nos seus devidos lugares. “A mesa deve manter-se limpa, sem excesso de papeis, copos sujos e outros objetos que possam evidenciar desleixo.
Organização de Eventos e Reuniões
Organização de Arquivos
- Métodos importantes para o arquivamento: Alfabético, Numérico e Alfanumérico.
- confirmar os participantes e providenciar a convocação por correspondência, fax ou e-mail;
- verificar com o Diretor Executivo a necessidade de organizar pastas e materiais
- solicitar a confirmação da presença de todos;
TÉCNICAS SECRETARIAIS
Assessora
Gestora
Consultora
Empreendedora
- Organizar reuniões e agenda, assessorar projetos, apresentar relatórios, representar o executivo em negociações e eventos, articular e implementar inovações nas atividades gerenciais.
- Planeja, organiza, controla e avalia os trabalhos realizados, atuando assim, como um gestor secretarial, desempenhando também a função de elo entre a administração superior e os demais setores da instituição.
- Atenta às oportunidades, saber fazer o seu marketing pessoal, ter a facilidade para articular redes de relacionamentos, planejar e administrar seus investimentos, no plano pessoal e profissional.
- Trabalhará com a cultura organizacional sugerindo, realizando e proporcionando as alterações necessárias para alcance dos objetivos da organização e dos executivos.
METODOLOGIA
Pesquisa bibliográfica + Pesquisa de campo
- 4 Secretárias
Todas são comprometidas com a empresa, possuem o tipo de perfil adequado,
tem facilidade para lidar com relacionamentos interpessoais, transmitem confiança aos Diretores Executivos e são qualificadas profissionalmente. - 2 Diretores Executivos
Ambos estão satisfeitos com o trabalho desenvolvido por suas Secretárias Executivas. Aprovam o bom relacionamento que possuem na comunicação diária e afirmam que essa assessoria é de grande relevância para o desenvolvimento organizacional.