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O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO -…
O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO
CORPORATIVO
HISTÓRIA DO SECRETARIADO
A origem da profissão de secretariado é muito antiga. Ocorreu no período de 356 a.c
A Primeira Guerra Mundial deu maior estímulo à integração da mulher nos escritórios.
Hoje, a secretária está presente na indústria, no comércio, nas empresas prestadoras de serviços, nos órgãos gerenciadores, enfim, em qualquer ramo da atividade humana.
PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
desenvolver as competências técnicas (idiomas, internet e informática);
estabelecer relacionamentos alicerçados em confiança e respeito, desenvolver uma relação de transparência com o chefe, clientes, colegas e fornecedores;
estar comprometida com o resultado do trabalho e com a missão da organização;
estar voltada para a inovação, sugerir e aceitar novas ideias;
manter comportamento ético independentemente das situações;
manter o bom humor;
saber tomar decisões;
ser proativa;
ter capacidade de liderança;
ter capacidade de administrar conflitos;
ter habilidade para trabalhar em equipe;
trabalhar e ter uma visão global de toda a organização.
PERFIL DETALHADO
Comunicação Oral
capacidade de ouvir, de compreender o que o outro deseja comunicar, de saber interpretar o que ele deseja.
Comunicação organizacional
pensar cuidadosamente sobre o que será transmitido;
pedir feedback;
saber ouvir.
Comunicação escrita
evitar o emprego de gírias, mesmo que pareça interessante;
evitar frases exageradamente longas, pois dificultam a compreensão;
ficar atento à ortografia e pontuação.
Conhecimento Corporativo
É uma mistura fluida de experiência estruturada, valores, informações contextuais e discernimento técnico que proporciona uma referência para avaliar e incorporar novas experiências e informações.
Postura Profissional na Gestão Secretarial
tons neutros ou pasteis;
maquiagem básica, sem exageros nos batons;
poucos acessórios, de cores e tamanhos discretos.
Etiqueta Profissional
evite falar dos seus problemas pessoais no escritório;
use o material de escritório somente para trabalhos profissionais;
evite “cercar” o chefe no corredor para resolver assuntos pendentes;
Inteligência Emocional
Portela e Schumacher (2009), afirmam que o desenvolvimento da Inteligência Emocional
possibilitará uma ação por parte do profissional em Secretariado, que atua como agente facilitador dainfraestrutura organizacional, um conhecimento extra para solucionar problemas e conflitos.
Ética Profissional
“Ser ético é não falar mal de sua empresa em circunstância alguma, nem mesmo quando
deixar de prestar serviços nela.
ATRIBUIÇÕES DA SECRETÁRIA EXECUTIVA
Gerenciamento de rotina
GESTÃO PDCA
P (Plan)
=
Planejar
: definir as metas e estratégias.
D (Do)
=
Executar
: de acordo com os
procedimentos padrão.
C (Check
) =
Controlar
: verificação dos resultados, comparando-oscom as metas.
A (Action)
=
Agir
: atuação corretiva para manter e melhorar os resultados.
Organização do Ambiente de Trabalho
Mesas, armários, cadeiras e demais mobiliários devem permanecer limpos e nos seus devidos lugares. “A mesa deve manter-se limpa, sem excesso de papeis, copos sujos e outros objetos que possam evidenciar desleixo.
Organização de Eventos e Reuniões
confirmar os participantes e providenciar a convocação por correspondência, fax ou e-mail;
verificar com o Diretor Executivo a necessidade de organizar pastas e materiais
solicitar a confirmação da presença de todos;
Organização de Arquivos
Métodos importantes para o arquivamento:
Alfabético, Numérico e Alfanumérico.
TÉCNICAS SECRETARIAIS
Assessora
Organizar reuniões e agenda, assessorar projetos, apresentar relatórios, representar o executivo em negociações e eventos, articular e implementar inovações nas atividades gerenciais.
Gestora
Planeja, organiza, controla e avalia os trabalhos realizados, atuando assim, como um gestor secretarial, desempenhando também a função de elo entre a administração superior e os demais setores da instituição.
Consultora
Trabalhará com a cultura organizacional sugerindo, realizando e proporcionando as alterações necessárias para alcance dos objetivos da organização e dos executivos.
Empreendedora
Atenta às oportunidades, saber fazer o seu marketing pessoal, ter a facilidade para articular redes de relacionamentos, planejar e administrar seus investimentos, no plano pessoal e profissional.
METODOLOGIA
Pesquisa bibliográfica + Pesquisa de campo
4 Secretárias
Todas são comprometidas com a empresa, possuem o tipo de perfil adequado,
tem facilidade para lidar com relacionamentos interpessoais, transmitem confiança aos Diretores Executivos e são qualificadas profissionalmente.
2 Diretores Executivos
Ambos estão satisfeitos com o trabalho desenvolvido por suas Secretárias Executivas. Aprovam o bom relacionamento que possuem na comunicação diária e afirmam que essa assessoria é de grande relevância para o desenvolvimento organizacional.
