O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO
CORPORATIVO

HISTÓRIA DO SECRETARIADO

  • A origem da profissão de secretariado é muito antiga. Ocorreu no período de 356 a.c


  • A Primeira Guerra Mundial deu maior estímulo à integração da mulher nos escritórios.


  • Hoje, a secretária está presente na indústria, no comércio, nas empresas prestadoras de serviços, nos órgãos gerenciadores, enfim, em qualquer ramo da atividade humana.


PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

  • desenvolver as competências técnicas (idiomas, internet e informática);
  • estabelecer relacionamentos alicerçados em confiança e respeito, desenvolver uma relação de transparência com o chefe, clientes, colegas e fornecedores;
  • estar comprometida com o resultado do trabalho e com a missão da organização;
  • estar voltada para a inovação, sugerir e aceitar novas ideias;
  • manter comportamento ético independentemente das situações;
  • manter o bom humor;
  • saber tomar decisões;
  • ser proativa;
  • ter capacidade de liderança;
  • ter capacidade de administrar conflitos;
  • ter habilidade para trabalhar em equipe;
  • trabalhar e ter uma visão global de toda a organização.

PERFIL DETALHADO

Comunicação Oral

  • capacidade de ouvir, de compreender o que o outro deseja comunicar, de saber interpretar o que ele deseja.

Comunicação organizacional

  • pensar cuidadosamente sobre o que será transmitido;
  • pedir feedback;
  • saber ouvir.

Comunicação escrita

  • evitar o emprego de gírias, mesmo que pareça interessante;
  • evitar frases exageradamente longas, pois dificultam a compreensão;
  • ficar atento à ortografia e pontuação.

Conhecimento Corporativo

  • É uma mistura fluida de experiência estruturada, valores, informações contextuais e discernimento técnico que proporciona uma referência para avaliar e incorporar novas experiências e informações.

Postura Profissional na Gestão Secretarial

  • tons neutros ou pasteis;
  • maquiagem básica, sem exageros nos batons;
  • poucos acessórios, de cores e tamanhos discretos.

Etiqueta Profissional

  • evite falar dos seus problemas pessoais no escritório;
  • use o material de escritório somente para trabalhos profissionais;
  • evite “cercar” o chefe no corredor para resolver assuntos pendentes;

Inteligência Emocional

  • Portela e Schumacher (2009), afirmam que o desenvolvimento da Inteligência Emocional
    possibilitará uma ação por parte do profissional em Secretariado, que atua como agente facilitador dainfraestrutura organizacional, um conhecimento extra para solucionar problemas e conflitos.

Ética Profissional

  • “Ser ético é não falar mal de sua empresa em circunstância alguma, nem mesmo quando
    deixar de prestar serviços nela.

ATRIBUIÇÕES DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Gerenciamento de rotina

GESTÃO PDCA
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  • P (Plan) = Planejar: definir as metas e estratégias.
  • D (Do) = Executar: de acordo com os
    procedimentos padrão.
  • C (Check) = Controlar: verificação dos resultados, comparando-oscom as metas.
  • A (Action) = Agir: atuação corretiva para manter e melhorar os resultados.

Organização do Ambiente de Trabalho

  • Mesas, armários, cadeiras e demais mobiliários devem permanecer limpos e nos seus devidos lugares. “A mesa deve manter-se limpa, sem excesso de papeis, copos sujos e outros objetos que possam evidenciar desleixo.

Organização de Eventos e Reuniões

Organização de Arquivos

  • Métodos importantes para o arquivamento: Alfabético, Numérico e Alfanumérico.
  • confirmar os participantes e providenciar a convocação por correspondência, fax ou e-mail;
  • verificar com o Diretor Executivo a necessidade de organizar pastas e materiais
  • solicitar a confirmação da presença de todos;

TÉCNICAS SECRETARIAIS

Assessora

Gestora

Consultora

Empreendedora

  • Organizar reuniões e agenda, assessorar projetos, apresentar relatórios, representar o executivo em negociações e eventos, articular e implementar inovações nas atividades gerenciais.
  • Planeja, organiza, controla e avalia os trabalhos realizados, atuando assim, como um gestor secretarial, desempenhando também a função de elo entre a administração superior e os demais setores da instituição.
  • Atenta às oportunidades, saber fazer o seu marketing pessoal, ter a facilidade para articular redes de relacionamentos, planejar e administrar seus investimentos, no plano pessoal e profissional.
  • Trabalhará com a cultura organizacional sugerindo, realizando e proporcionando as alterações necessárias para alcance dos objetivos da organização e dos executivos.

METODOLOGIA

Pesquisa bibliográfica + Pesquisa de campo

  • 4 Secretárias
    Todas são comprometidas com a empresa, possuem o tipo de perfil adequado,
    tem facilidade para lidar com relacionamentos interpessoais, transmitem confiança aos Diretores Executivos e são qualificadas profissionalmente.
  • 2 Diretores Executivos
    Ambos estão satisfeitos com o trabalho desenvolvido por suas Secretárias Executivas. Aprovam o bom relacionamento que possuem na comunicação diária e afirmam que essa assessoria é de grande relevância para o desenvolvimento organizacional.