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Conservación de documentos en soportes físicos - Coggle Diagram
Conservación de documentos en soportes físicos
REQUISITOS PARA MOBILIARIO E INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS
mobiliario de archivo e instalaciones donde este se ubica, requieren de observación frecuente para
identificar fallas que puedan afectar su funcionamiento,
DIRECTRICES GENERALES PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Ventilación
Iluminación
Temperatura
CONDICIONES AMBIENTALES
Humedad
Requisitos para los espaciosfísicos de archivos
Capacidad de almacenamiento
Distribución
Ubicación
Aspectos estructurales
Estantería
Distribución de estantería
SOPORTE
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la
humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje libre de ácido
No se recomienda utilizar micropuntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los
documentos de conservación tota
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Natural crecimiento del volumen documental a lo largo de cada vigencia
Tipo de unidad de conservación que se emplea en la dependencia.
Volumen actual de la documentación perteneciente al archivo de gestión,
Antes de ubicar un mobiliario para archivo es importante establecer si se cuenta con el
espacio disponible
Presencia de documentos en otros soportes como fotografías, audios o videos, los cuales
requieren de un análisis específico de las necesidades.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Carpetas
Utilizar gancho legajador plástico
Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-200.
No se deben utilizar pastas AZ o de argolla, anillados.
Las fotografías y negativos se almacenan en sobres individuales y en cajas de pH neutro
Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto
Mantenimiento de mobiliario e instalaciones
El interior de los mobiliarios donde se conservan archivos, así como los espacios de circulación de
funcionarios por estos deben ser aseados periódicamente
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Ubicar los documentos en carpetas, cajas y demás unidades de
conservación, proporciona una protección adicional a los soportes
que se ingresan.
La organización documental y la adecuada utilización de unidades de
conservación y mobiliario de archivo facilita la consulta de la
información, propicia una manipulación adecuada de los soportes y
disminuye probabilidad de afectación en caso de inundaciones,
incendios, robos etc.
Al retirarse elementos metálicos se reduce la posibilidad de daño por
la acción que podría ocasionar el óxido o las rasgaduras al papel.
RECOMENDACIONES
Uso de EPP para
manipulación constante
de archivos
No se deben consumir
alimentos o bebidas
cerca o sobre los archivos
Evitar resaltar, rayar,
hacer anotaciones
innecesarias en los
documentos
Los espacios de archivo
no se deben compartir
con elementos
personales, cafetería,
papelería etc
Sólo se deben tener por
fuera los documentos que
están siendo cosultados u
organizados y al final de la
jornada dejarlos en el
mobiliario de archivo
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo de gestión
Archivo documental
Archivo central
Ciclo vital del documento
Archivo
Carpeta
Conservación de documentos
Depósito de archivo
Humedad absoluta
MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Gestión Documental -
Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Gestión Documental Documentos
y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.