Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Quy trình vận hành - Coggle Diagram
Quy trình vận hành
Quy Trình Kiểm Kê
- Nhằm kiểm soát hiệu quả chất lượng hàng tồn kho, tránh thất thoát hàng hóa.
- Nhằm quản lý tốt quá trình nhập hàng, xuất hàng đáp ứng được nhu cầu của cửa hàng cũng như nhu cầu của khách hàng, mang lại uy tín cho hệ thống Postmart.
- Nhằm rút ngắn được thời gian, tiết kiệm được chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực
- Trước khi kiểm kê cuối tháng, định kỳ, QLCH và nhân viên sắp xếp hàng hóa trên kệ và trong kho gọn gàng, ngăn nắp theo từng chủng loại
Trước ngày kiểm kê 2 ngày
- Kiểm kê theo thứ tự: hàng trên quầy kệ trước, hàng trong kho (nếu có) sau.
- QLCH, PHBC cùng các nhân viên khác (nếu có) tiến hành kiểm kê từng mặt hàng.
- Nhập số liệu kiểm điếm thực tế vào phần mềm POS (chi tiết thao tác xem tài liệu hướng dẫn các
bước kiểm kê trên PM POS đính kèm)
- Sau khi hoàn thành kiểm đếm thực tế, tiến hành so sánh số liệu thực tế với sổ sách. Các mã hàng hóa bị lệch so với sổ sách sẽ được tổ chức kiểm đếm lại.
- Kết thúc kiểm kê nhưng chênh lệch chưa tìm được nguyên nhân thì cửa hàng trưởng phải có trách nhiệm giải trình sau 1 ngày kiểm kê
- Xác nhận tham gia kiểm kê:
- Các thành viên trong ban kiểm kê ký tên xác nhận tham gia trên Biên bản Kiểm kê. Mỗi thành viên lưu trữ 1 bản
- Đối với BBKK có chênh lệch không rõ nguyên nhân, không giải trình được thì ban Kiểm kê phải:
- Gửi Báo cáo KK cho cấp có thẩm quyền của Vnpost.
- Trình phương án cho Cấp có thẩm quyền của VNPost và PHBC xem xét, xử lý số liệu chênh lệch trước khi thực hiện lập điều chỉnh BBKK trên phần mềm POS.
- QUÁ TRÌNH NÀY DIỄN RA 1 NGÀY SAU KHI KIỂM KÊ
- Xử lý số liệu trên phần mềm POS:
- Tất cả hàng thiếu được xác định là đền bù, QLCH tiến hành in bill tại chỗ
- Tất cả hàng thừa không rõ nguyên nhân tiến hành nhập kho
- Gửi BBKK cho SMS
- SMS tiến hành xử lý số liệu trên phần mềm
- Tất cả hàng thừa/ thiếu nếu tìm được nguyên nhân liên quan đến việc xuất/ nhập hàng của SMS thì phối hợp với SMS xử lý số liệu trên PM POS
- CHẬM NHẤT 3 NGÀY SAU KHI KIỂM KÊ
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG HÓA THẤT THOÁT, HƯ HỎNG, HỦY HÀNG
- Hàng hóa hư hỏng: là hàng hóa không thể tiếp tục tham gia vào quá trình bán hàng (bị bể vỡ, hỏng,…)
- Hàng hóa mất phẩm chất: là hàng hóa không còn giữ nguyên trạng thái ban đầu, cần phải có chính sách khuyến mại, giảm giá, ….để có thể bán được hàng (hàng bị cũ, móp,…)
- Hàng hóa hết hạn sử dụng: là hàng hóa không thể tiếp tục tham gia vào quá trình bán hàng do hết hạn sử dụng quy định cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm.
- Quy trình xử lý hàng hóa hư hỏng, mất phẩm chất và hết hạn sử dụng
Đối với nhóm hàng FF (bánh bao, bánh giò, xôi,…): SMS không thu hồi về. SMS sẽ hỗ trợ tối đa 5% tổng giá trị hàng hủy trong tháng.
1.1. Với nhóm hàng FF, thực hiện việc ghi chép, theo dõi riêng số hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất, hết hạn sử dụng.
THỰC HIỆN: NVBH/QLCH LÀM HÀNG NGÀY
1.2. Khi phát hiện hàng hóa hư hỏng, mất phẩm chất, hết hạn sử dụng, QLCH lập “Báo cáo xử lý hàng hóa hỏng, thất thoát, hủy, hết HSD” (không ghi chung biên bản với các hàng hóa khác)
QLCH THỰC HIỆN NGAY KHI PHÁT SINH
1.3. QLCH gửi báo cáo cho PHBC và SMS qua email
- CH in bill số hàng hủy vào cuối ngày
- Lưu ý: Số tiền của các bill hủy hàng FF, cửa hàng chưa cần phải nộp hàng ngày
1.4. Hết tháng, PHBC gửi cho SMS tổng kết
số hàng FF hủy trong tháng GỬI VÀO NGÀY 1 THÁNG TIẾP THEO
1.5.. SMS thực hiện kiểm tra, đối chiếu và
xác nhận lại cho PHBC. VÀO NGÀY 2 CỦA THÁNG TIẾP THEO
1.6. PHBC thông báo cho cửa hàng số tiền
hàng FF hủy phải nộp trong tháng VÀO NGÀY 3 CỦA THÁNG TIẾP THEO
-
1.8. PHBC Hoàn thiện việc đối soát, ký, đóng dấu
và gửi theo đường công văn đến SMS. VÀO NGÀY 10 CỦA THÁNG TIẾP THEO
Với các nhóm hàng khác
2.1. QLCH VÀ NVBH Thực hiện việc ghi chép, theo dõi hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất, hết hạn sử dụng. THỰC HIỆN HÀNG NGÀY
2.2. Khi phát hiện hàng hóa hư hỏng, mất phẩm chất, hết hạn sử dụng, QLCH lập “Báo cáo xử lý hàng hóa hỏng, thất thoát, hủy, hết HSD. NGAY KHI PHÁT SINH
-
-
2.5. Trường hợp xác định là hàng trả về SMS,
QLCH thông tin lại cho SMS. NGAY KHI PHÁT SINH
-
2.7. Chuyển lại SMS 1 bản “Báo cáo xử lý hàng
hóa hỏng, thất thoát, hủy, hết HSD" VÀO THỨ 6 HÀNG TUẦN
2.8. Trường hợp xác định trách nhiệm thuộc chi phí cửa hảng chịu hoặc NV chịu: in bill tại chỗ cho số hàng trong BC HH HHTT
- QLCH/ NV sẽ nộp tiền mặt cho số hàng đó tùy theo trách nhiệm ghi trong Biên bản
- Thực hiện hủy hàng theo hướng dẫn tại mục 3 phần II
2.9. Trường hợp xác định hàng trả về SMS: SMS tiến hành điều chỉnh số lượng tồn kho trên PM POS TRONG NGÀY PHÁT SINH
-
- Quy trình xử lý hàng hóa thất thoát
2.1. Thường xuyên kiểm kê, theo dõi để kịp
thời phát hiện hàng hóa thất thoát HÀNG NGÀY, ĐỘT XUẤT
2.2. Khi phát hiện hàng hóa thất thoát, căn cứ theo quy định vận hành của cửa hàng, QLCH xác định đưa bào chi phí cửa hàng chịu hay nhân viên chịu trách nhiệm bồi thường. NGAY KHI PHÁT SINH
2.3.
- Nếu xác định nhân viên chiụ trách nhiệm bồi thường, QLCH thực hiện ghi chép báo cáo theo mẫu “BC HH HHTT”
- Nếu xác định không phải NV chịu trách nhiệm bồi thường, lập BB giải trình trình cấp trên phê duyệt NGAY KHI PHÁT SINH
-
2.5.
- Nếu cấp trên không phê duyệt/ xác định nhân viên chịu trách nhiệm: NV nộp tiền cho giá trị bill đền bù
- Nếu Cấp trên phê duyệt: Cửa hàng/ VNPost sẽ chịu trách nhiệm thanh toán giá trị bill đền bù
3.1. Hủy thực phẩm:
Hàng hóa là nguyên liệu thực phẩm như : thức ăn và nguyên phụ liệu chế biến thức ăn, bánh, nguyên
liệu pha chế thức uống như cà phê, sữa , … phải được băm nát, cắt đứt… và bỏ vào sọt rác .
3.2. Hàng hóa khác không phải là nguyên liệu, thực phẩm: tiến hành đập, cắt đứt,… và đem vứt bỏ
- Các thành phần tham gia giám sát quá trình hủy
- Đối với việc hủy hàng thuộc trường hợp NV đền bù , thành phần ít nhất bao gồm :
-
-
- Đối với việc hủy hàng thuộc trường hợp VNPost chịu chi phí, thành phần tham gia nên gồm:
-
-
BÁO CÁO XỬ LÝ HÀNG HỎNG, THẤT THOÁT, HỦY, HẾT HẠN SỬ DỤNG
-
-
-
-
Quá Trình Giám Sát: là tài liệu hướng dẫn Cán bộ giám sát cách kiểm tra mức độ hoàn thành công việc mà NVBH cần làm trong một ngày làm việc tại điểm bán.
-
CÁC BƯỚC GIÁM SÁT
- Kiểm tra các việc tồn đọng trong sổ bàn giao ca
- Nắm rõ DS các sản phẩm hết hạn sử dụng (HSD) của ca trước và phải rút hàng hóa đó khỏi kệ trưng bày
- Bổ sung đầy đủ hàng hóa lên kệ, không để trống hàng
- Bổ sung đầy đủ bảng giá tương ứng với hàng hóa trên quầy kệ
- Tình trạng hàng hóa: những hàng bị hỏng, hoặc công nợ chưa trả...
- Khởi động máy tính và đăng nhập phần mềm bán hàng
- Lý do cần kiểm tra: Để đảm bảo việc phục vụ bán hàng nhanh chóng, kịp thời
- Nếu NV chưa thực hiện: Khách hàng (KH) phải chờ đợi khi thanh toán, gây ấn tượng không tốt về phong cách phục vụ của cửa hàng (CH)
- Nếu NV đã thực hiện: việc thanh toán cho KH được nhanh chóng, kịp thời.
- Giải pháp khi NV chưa thực hiện: nhắc nhở.
- Kiểm tra việc vệ sinh và khởi động các thiết bị trong cửa hàng
- Máy Pos được sắp xếp gọn gàng, xung quanh khu vực thu ngân không có các vật dụng khác không phục vụ cho công tác tính tiền
- Màn hình máy Pos, bàn phím, bàn thu ngân không có bụi bẩn
- Màn hình phụ Pos hoạt động tốt
- Hóa đơn để đúng nơi quy định
- Các thiết bị làm mát, làm lạnh như tủ mát, tủ kem, hoạt động tốt, được duy trì nguồn điện liên tục.
- Các thiết bị chế biến, làm nóng như tủ hấp bánh bao, tủ trưng bày bánh nóng, lò vi sóng, lò nướng...được vệ sinh sạch sẽ. Tủ hấp bánh bao được châm đủ nước, duy trì nhiệt độ mặc định, đảm bảo bánh bao còn nóng, không bị ướt. Tủ trưng bày bánh nóng được cài đặt nhiệt độ phù hợp với từng loại bánh.
- Kiểm tra hạn sử dụng các sản phẩm Fresh Foood (FF)
Kiểm tra các sản phẩm date ngắn như bánh tươi...và tất cả các sản phẩm khác trên quầy kệ: yêu cầu không có sản phẩm nào hết HSD được trưng lên quầy kệ. Kiểm tra trong sổ bàn giao ca, NV phải cập nhật date hàng hóa vào sổ để theo dõi hàng ngày.
- Kiểm tra việc chuẩn bị và chế biến các món phục vụ ăn sáng
Mục này được đánh giá đạt khi: Kiểm tra trong tủ mát có bánh bao được rã đông từ cuối ca hôm trước, bánh không bị cứng. Bánh bao phải được đặt lên khay và để vào tủ mát. Các dụng cụ đi kèm như kẹp gắp bánh bao được vệ sinh sạch sẽ, đĩa giấy, tương ớt...phải chuẩn bị đầy đủ.
- Kiểm tra việc sắp xếp hàng hóa trên quầy kệ và các thiết bị Quan sát, kiểm tra hàng hóa trên kệ: Mục này được đánh giá đạt khi:
Bảng giá được treo đầy đủ và tương ứng với từng hàng hóa trên kệ, không để trống hàng. Nếu hàng đã hết, phải có thông tin cảnh báo hết hàng kèm theo.
-
-
- Kiểm tra vệ sinh cửa hàng: Sàn, bàn, ghế, cửa kính
Kiểm tra sàn, tường, trần: yêu cầu không có mạng nhện, rác thải
Kiểm tra xung quanh quầy kệ và cửa hàng xem có dấu vết động vật gây hại không: ví dụ có phân động vật, sản phẩm bị cắn phá, có lối dẫn vào của động vật gây hại...
Kiểm tra vệ sinh các trang thiết bị dụng cụ: yêu cầu đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cả trong và ngoài thiết bị, không được dính/chứa dầu mỡ, vụn thực phẩm...hay những vết bẩn khác
Các trang thiết bị dụng cụ phải được đặt ngăn nắp, gọn gàng, đúng nơi quy định
Kiểm tra các thiết bị máy móc: yêu cầu bảo toàn nguyên vẹn (không móp méo, vỡ...)
Kiểm tra thùng rác: yêu cầu có túi đựng rác bên trong, được đậy kín và dọn đổ thường xuyên
- Kiểm tra việc nhận hàng FF nhà cung cấp giao đến cửa hàng (nếu có) và xác nhận nhận hàng trên phần mềm Postmart. Mục này được đánh giá là đạt khi:
Hàng FF được trưng bày trong tủ nóng hay tủ hấp bánh bao và NVBH đã xác nhận đơn hàng trên phần mềm. Giám sát viên vào hệ thống, kiểm tra trong mục Chuyển kho/Nhập xuất kho nội bộ. Đơn hàng đã được xác nhận sẽ nằm trong mục Trạng thái/Đã xác nhận. Khi đó, hàng đã lưu trong kho, sẵn sàng bán cho khách và in hóa đơn (bill).
- Phục vụ và tư vấn bán hàng trong suốt ca làm việc Quan sát cách NVBH tiếp xúc và tư vấn bán hàng cho khách, đánh giá đạt khi NVBH thực hiện tốt các nội dung sau:
- Mời chào "Postmart xin chào"
- Giới thiệu và cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin sản phẩm cho khách hàng
- Luôn tươi cười và chu đáo khi phục vụ khách hàng
- Thao tác nhanh, và chính xác các bước thanh toán cho khách tại máy POS, nhớ in hóa đơn cho khách hàng
- Nói cảm ơn KH: "Postmart cảm ơn!"
- Kiểm tra việc quản lý HSD của sản phẩm, ghi vào sổ bàn giao ca và báo cáo sản phẩm cận date cho CHT và SMS
- Kiểm tra sổ bàn giao ca xem NVBH đã rà soát và ghi DS các sản phẩm hết HSD chưa
- Kiểm tra việc đảo date sản phẩm: sản phẩm có HSD ngắn được bày ra phía trước sản phẩm có HSD dài
- Kiểm tra NVBH đã đưa sản phẩm cận HSD ra quầy thanh toán để chạy chương trình khuyến mãi giảm giá chưa.
- Kiểm tra việc kiểm soát nhiệt độ của tủ mát
Đề nghị NVBH cung cấp bảng theo dõi nhiệt độ thiết bị tại cửa hàng, kiểm tra NV đã đo nhiệt độ các tủ và cập nhật vào bảng chưa. Đo lại nhiệt độ các tủ để kiểm tra, so sánh lại.Khung nhiệt độ chuẩn là:
- Tủ mát: từ 0 → 10 độ
- Tủ đông: từ (-18) → (-22) độ
- Kiểm tra việc bổ sung, sắp xếp hàng hóa lên quầy kệ và in tem giá (nếu có)
- Quan sát, kiểm tra các quầy kệ phải được trưng đầy đủ hàng hóa, không để trống hàng.
- Tem giá phải được sắp xếp đủ, tương ứng với từng mặt hàng.
- Chụp ảnh quầy kệ, hàng hóa để báo cáo Lãnh đạo
- Rà soát hàng hóa và lên danh sách đặt hàng cho CHT và SMS (nếu có). Quan sát quầy kệ, nếu thấy trên kệ trống hàng:
- Kiểm tra trong sổ bàn giao ca xem NVBH có ghi chép danh sách các mặt hàng gần hết, cần đặt không.
- Kiểm tra Sổ kho để biết được mặt hàng nào đang có số lượng tồn kho ít hoặc bằng 0, đề nghị NVBH lên danh sách đặt hàng phù hợp với nhu cầu khách hàng tại điểm bán.
- Nhận hàng và xác nhận nhận hàng trên phần mềm bán hàng Postmart (nếu có)
- Kiểm tra việc nhận hàng qua camera
- Kiểm tra trên hệ thống: NVBH đã xác nhận đơn hàng chưa.
- Giải quyết các vấn đề thừa thiếu hàng (nếu có)
- Điều chuyển trả hàng và điều chuyển hàng giữa các điểm bán (nếu có).
Nắm được sự luân chuyển, lưu thông hàng hóa tại mỗi điểm. Kiểm tra trong sổ bàn giao ca họ đã ghi lại các sản phẩm cận hạn sử dụng chưa. Hàng cận date sẽ phải cập nhật thường xuyên trong sổ bàn giao ca. Định kỳ 1 tuần/lần, CH sẽ thông báo cho SMS danh sách các sản phẩm cận date để đưa ra phương án xử lý như:
Kiểm tra trên hệ thống: NVBH cần thực hiện thao tác Chuyển kho để lập Phiếu chuyển kho, sau đó đóng gói hàng cần điều chuyển/hàng hết date để chuyển về kho SMS theo hướng dẫn.
- Điều chuyển hàng giữa các điểm bán, lên chương trình khuyến mại, thu hồi các sản phẩm hết date.
- Vệ sinh trang thiết bị cuối ngày (máy hấp bánh bao, máy pha cà phê, lò vi sóng, tủ nóng, lò nướng)
Kiểm tra vệ sinh các máy móc trang thiết bị: phải sạch sẽ và được tắt nguồn, rút ổ điện
trước khi ra về (theo đúng tài liệu HDSD Trang thiết bị)
- Vệ sinh cửa hàng (sàn, bàn ghế, quầy thu ngân, cửa kính)
- Lau dọn sạch Sàn, bàn ghế, quầy kệ và khu vực thu ngân và cửa kính
- Thùng rác: đã được đổ rác và thay túi nilon mới
- Thực hiện hủy,chuyển hàng cuối ngày Kiểm tra, cập nhật thông tin này qua zalo, email để nắm được:
- Biên bản hủy hàng thể hiện Danh sách và số lượng sản phẩm hết HSD
- Kiểm tra qua camera để biết: Với những sản phẩm hết hạn, NVBH đóng gói hàng vào thùng để chuyển về cho SMS
- Kiểm tra trên hệ thống: CH cần làm Phiếu chuyển kho để điều chuyển hàng hủy về kho SMS
- Chốt ca và báo cáo tiền hàng
- Chạy các báo cáo doanh thu, kiểm tra lịch sử doanh thu và so sánh với chỉ tiêu
- Cuối ngày, NVBH làm Báo cáo doanh thu (BCDT) và chụp ảnh, gửi vào nhóm zalo để SMS cập nhật hàng ngày. Giám sát viên đề nghị NVBH cung cấp BCDT để kiểm tra. Đánh giá đạt khi Bảng BCDT được ghi chép đầy đủ hàng ngày.
- Trong trường hợp đã có giao ca thì cần kiểm tra việc giao ca có được thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình hay không, có ghi đầy đủ các vấn đề phát sinh/cần lưu ý trong sổ bàn giao ca hay không.
SỔ TAY VẬN HÀNH
Là tài liệu hướng dẫn NVBH thực hiện được các công việc cần làm trong một ngày, từ đầu ca đến cuối ca khi bán hàng tại cửa hàng Postmart, NVBH in sổ tay trước thời điểm khai trương cửa hàng và in thêm vào ngày cuối cùng của tháng để sử dụng cho tháng tiếp theo
CHECKLIST NHÂN VIÊN:
- NVBH đọc và nắm rõ các công việc cần làm trong một ngày tại điểm bán.
- In Nhật ký công việc một lần/ngày. NVBH thực hiện lần lượt từng đầu mục công việc và tích vào ô Ghi nhận (Thực hiện/ Không) khi hoàn thành xong.
- Tổng hợp và lưu lại các bản Nhật ký công việc để cung cấp cho cán bộ Giám sát khi có yêu cầu.
-
-
Trong ca làm việc
- Phục vụ và tư vấn bán hàng trong suốt ca làm việc
- Kiểm tra HSD sản phẩm, ghi vào sổ bàn giao ca và Báo cáo sản phẩm cận HSD cho Cửa hàng trưởng (CHT) và SMS
- Kiểm tra nhiệt độ tủ (tủ mát, tủ kem) Bảng theo dõi nhiệt độ thiết bị tại cửa hàng
- Kiểm tra, bổ sung, sắp xếp hàng hóa lên quầy kệ và in tem giá (nếu có)
- Rà soát hàng hóa và lên danh sách đặt hàng cho CHT và SMS (nếu có) Quy trình đặt hàng và Tài liệu HDSD máy POS
- Nhận hàng và xác nhận nhận hàng trên phần mềm bán hàng Postmart (nếu có) Quy trình nhận hàng, Tài liệu HDSD máy POS
- Điều chuyển trả hàng và điều chuyển hàng giữa các điểm bán (nếu có)
- Chụp hình ảnh trưng bày tất cả các quầy kệ báo cáo quản lý
-