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Recibo y Despacho de Documentos, image, REALIZADO POR: RUTH STELLA SALAZAR…
Recibo y Despacho de Documentos
Procedimiento para la recepcion de documentos: Las entidades deben establecer de acuerdo a su estructura estandares uniformes para la gestion del archivo y la recepcion de documentos, para esto se usan los metodos de:
Clasificacion: Se clasifica entre comunicaciones oficiales, personales, o si son documentos contables, folletos, revistas y propaganda
Apertura:Se trata de la apertura del empaque para extraer su contenido
Recepcion: Se determina el destinatario, importancia, estado del producto, asunto, fechado, domicilio, remision o anexos
Revision: Se preciza determinar, destinatario, remitente, departamento de asignacion o si son anonimas se remiten al departamento para decidir como proceder sobre el adjunto
Radicacion: Situar el documento bajo un numero consecutivo dejando constancia del tramite con el fin de oficilizar el mismo sellado con fecha y hora segun los estandares nacionales
Registro: Consiste en anotar los datos mas significativos del comunicado para su control y tramite dentro de la entidad
Distribucion y Reparto: El encargado efectua la distribucion de los anexos a las oficinas que respondan ante las competencias que expresan los mismos, se deben enviar preservando la confidencialidad, ya sea en sobre, carpeta, etc
Documentos no Radicables: son aquellos que no siguen el tramite anterior y segun las disposiciones de la entidad se archivan y reparten bajo metodos especificos, estos archivos son;
Comunicaciones Personales: Por razones de confidencialidad estos no se abren, tan solo se sellan con la observacion presente en el adjunto
Documentos contables: Requieren un tratamiento distinto a la correspondencia ordinaria
Folletos, Revistas y Publicaciones: Este tipo de correspondencia se distribuye entre los destinatarios y si tienen destinatario unico se sellan con fecha y hora y se entregan
Conceptos en el sistema de archivo
Archivo pasivo: Se conservan segun su valor administrativo e historico
Sistema de Archivo Lateral: Los ducumentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; junto al otro y titulo al lomo
Pestaña: Proyeccion sobre los bordes superiores de las carpetas con informacion del tipo de archivo, alfabeto o nombre de asignacion
Archivo Semi-Activo: documentos de consulta frecuente pero guardados hace dos años o mas
Unidad: Informacion que aparece escrita en la pestaña de la carpeta
Pasos en tramites documentarios: Decepcionar, clasificar, registrar, distribuir
Sistema de archivo horizontal: Documentos apilados uno sobre otro
Procedimiento de archivado: Examinar, marcar, clasificar y archivar
Archivo Activo, Documentacion de uso frecuente
Leyenda: Es la linea en cada numero por clasificar
Tecnicas de Archivo
Finalidad: determinar un orden por medio de metodos estandarizados para el correcto funcionamiento del mismo
Importancia: Representado en etiquetas de mayor a menor
Conservacion
Archivo Inactivo: Guardado por mas de dos años
Archivo Central: guardado como archivo muerto que no se puede destruir y debe permanecer en caso de cualquier impace
Archivo Activo: Documentos actuales o en uso
Concepto: responde a el orden clasificacion y conservacion
Tipos de Archivo:
Archivo semi-activo: Documentos consultivos de mas de un año de uso no tan frecuente
Archivo pasivo: Archivos de consulta eventual que se guarda por su valor documental y por su eventual consulta
Archivo Activo: documentos del año en curso, que se encutran pendientes de respuesta o en proceso de solucion o ducumentos de años anteriores que mantengan vigencia
REALIZADO POR: RUTH STELLA SALAZAR QUIÑONES
