-วิเคราะห์ความต้องการจากผู้ใช้ทุกระดับ

-ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานสะดวกขึ้น

-ถ้าไม่ตรงความต้องการก็ไม่มีประโยชน์

-ระมัดระวังการนำเข้าข้อมูล

-ให้ความเชื่อมั่นกับผู้ใช้

-สามารถทำเป็นรายงานได้ไม่ยาก

-มีการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัย

เช่น การลงทะเบียนเรียน

-ใช้ภาพหรือกราฟช่วยอธิบาย

-ใช้เวลาทำความเข้าใจไม่นาน

-ไม่ยืดเยื้อ

การนำเอาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วนำมาประมวลผล ซึ่งการประมวลนั้นก็จะออกมาในรูปแบบรายงานต่างๆ

สิ่งที่เกิดขึ้นแล้วในอดีตและปัจจุบันแล้วก็กำลังจะเกิดขึ้นในอนาคต นำมาใช้ในการพยากรณ์ หรือหาแนวโน้ม หรือกระบวนการ ที่ช่วยผู้บริหารตัดสินใจได้ถูกต้องแม่นยำมากขึ้น

คาดการไปแล้วและเมื่อข้อมูลนั้นเกิดขึ้นมาแล้ว และทราบผลของการคาดการแล้วจะเกิดความรู้ แต่ความรู้นี้จะอยู่ที่ผู้บริหารระดับสูงเพราะเป็นลักษณะที่ท่านได้ตัดสินใจ และคาดการณ์ไว้