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Documentación de sistemas de información documentacion - Coggle Diagram
Documentación de sistemas de información
Manuales
Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática
Los manuales pueden llegar a ser de gran utilidad en:
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de información
Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones.
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad
Uniforman y controlan el cumplimiento
Los manuales pueden ser:
Procedimientos
Contenido Múltiple
Organización
Técnicas
Bienvenida
Departamentales
Políticas
Puesto
Procedimientos administrativos
Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica.
Que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
¿Cómo elaborar un manual de procedimientos?
Reducir el período de adiestramiento de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
Reducir los errores operativos al máximo posible.
Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas.
Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.
El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos fundamentales
Contenido
Un manual de procedimientos no debe contener más que los elementos estrictamente necesarios
Para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.
Diseño
Logotipo de la organización
Denominación
Procedimiento
Fecha
Página No X de Y
Sustituye
Número de operación
Responsable
Descripción
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización
Clave de la forma
¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos?
Reducir el período de adiestramiento de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
Reducir los errores operativos al máximo posible.
Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas
Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.
El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos fundamentales
Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento
Establecer el procedimiento factible.
Presentar la proposición.
Obtener la aprobación.
Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
Implantar el nuevo procedimiento.
Observar el procedimiento implantado.
Preparar una guía de adelantos logrados.
Llevar registros adecuados de realización.
Diagrama de procesos
Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones.
Una mejor distribución de la planta.
Una mayor simplificación del trabajo.
¿Qué beneficios proporcionara el manual de procedimientos?
El manual de procedimientos correctamente elaborado puedo servir como un valioso instrumento correctivo.
Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por escrito.
Importancia de los manuales de procedimientos
Describe la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones
Actividades concatenadas, señalando quien, como, cuando, donde y para que han de realizarse.
Manuales de procedimiento
Se describen, los diferentes puestos o unidades
Son aquellos instrumentos de información
En los manuales de procedimientos se acostumbra incluir las “formas”
Estructura
1.- Identificación
2.- Índice o contenido
3.- Prólogo
4.- Objetivos de los procedimientos
5.- Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
6.- Responsables
7.-Políticas o normas de operación
8.- Conceptos
9.- Procedimiento
10.- Formularios o impresos
11.- Diagramas de flujo
Objetivos
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
Presentar una visión integral de como opera una organización.
Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso
Precisar la secuencia lógica de los pasos de los que se compone cada uno de los procedimientos.
Tipos de los manuales de procedimientos
Manuales de procedimientos de fabrica
Tareas
Manuales de procedimientos de oficina
Trabajos individuales
