Documentación de sistemas de información 
Manuales
Procedimientos administrativos
¿Cómo elaborar un manual de procedimientos?
Contenido
Diseño
¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos?
Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento
Diagrama de procesos
¿Qué beneficios proporcionara el manual de procedimientos?
Importancia de los manuales de procedimientos
Manuales de procedimiento
Estructura
Objetivos
Tipos de los manuales de procedimientos
Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática
Los manuales pueden llegar a ser de gran utilidad en:
Los manuales pueden ser:
Procedimientos
Contenido Múltiple
Organización
Técnicas
Bienvenida
Departamentales
Políticas
Puesto
- Aumentan la eficiencia de los empleados.
- Son una fuente de información
- Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones.
- Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad
- Uniforman y controlan el cumplimiento
Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica.
Que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
Se describen, los diferentes puestos o unidades
Son aquellos instrumentos de información
En los manuales de procedimientos se acostumbra incluir las “formas”
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
Presentar una visión integral de como opera una organización.
Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso
Precisar la secuencia lógica de los pasos de los que se compone cada uno de los procedimientos.
Describe la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones
Actividades concatenadas, señalando quien, como, cuando, donde y para que han de realizarse.
Manuales de procedimientos de fabrica
Tareas
Manuales de procedimientos de oficina
Trabajos individuales
1.- Identificación
2.- Índice o contenido
3.- Prólogo
4.- Objetivos de los procedimientos
5.- Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
6.- Responsables
7.-Políticas o normas de operación
8.- Conceptos
9.- Procedimiento
10.- Formularios o impresos
11.- Diagramas de flujo
Un manual de procedimientos no debe contener más que los elementos estrictamente necesarios
Para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.
Reducir el período de adiestramiento de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
Reducir los errores operativos al máximo posible.
Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas.
Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.
El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos fundamentales
Reducir el período de adiestramiento de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
Reducir los errores operativos al máximo posible.
Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiado rápidas.
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas
Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.
El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos fundamentales
El manual de procedimientos correctamente elaborado puedo servir como un valioso instrumento correctivo.
Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por escrito.
- Logotipo de la organización
- Denominación
- Procedimiento
- Fecha
- Página No X de Y
- Sustituye
- Número de operación
- Responsable
- Descripción
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización
- Clave de la forma
Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones.
Una mejor distribución de la planta.
Una mayor simplificación del trabajo.
- Establecer el procedimiento factible.
- Presentar la proposición.
- Obtener la aprobación.
- Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
- Implantar el nuevo procedimiento.
- Observar el procedimiento implantado.
- Preparar una guía de adelantos logrados.
- Llevar registros adecuados de realización.