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Gestión documental, image, image, image - Coggle Diagram
Gestión documental
que es
está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
se compone de
Digitalización
los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central.
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Localización central
Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central
flujo de trabajo
el control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización
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Compartir documentos
A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa
Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen.
Colaboración documental
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central
los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario
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